Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Työajan seuranta on ehdottomasti noussut tärkeäksi aiheeksi useimpien yritysjohtajien asialistalla. Jo ennen uuden työajan seurantaa koskevan lain voimaantuloa vuonna 2024 työajan seuranta ja sen liiketoiminnalliset edut olivat kuitenkin jo keskiössä.
TL;DRTyöajan seuranta tuo mitattavia liiketoiminnallisia etuja kannattavuuden, laskutuksen tarkkuuden, tuottavuuden, suunnittelun ja säännösten noudattamisen osalta, ja nämä edut olivat vakuuttavia jo ennen kuin Tanskan vuoden 2024 työajan seurantalaki teki järjestelmällisestä kirjaamisesta lakisääteisen vaatimuksen. Acubiz esittelee kymmenen konkreettista etua ja ottaa samalla huomioon useimpien yritysjohtajien esittämät käyttöönottoon liittyvät huolenaiheet, jotka ulottuvat työntekijöiden vastustuksesta yhtenäisen prosessin luomiseen liittyviin käytännön haasteisiin.
Tämä on ymmärrettävää, sillä siihen liittyy lukuisia etuja, joista lähes kaikki yritystyypit voivat hyötyä. Toisaalta useimmilla yritysjohtajilla on myös useita huolenaiheita, jotka liittyvät työajan seurantaprosessin käyttöönottoon ja toimintaan.
Tässä blogikirjoituksessa tarkastelen tärkeimpiä etuja ja samalla käsittelen muutamia huomioitavia seikkoja.
Työajan seuranta tarjoaa mahdollisuuden saada käsityksen siitä, miten organisaation henkilöstöresursseja hyödynnetään. Toisin sanoen on helpompi saada yleiskuva siitä, mihin palkkakustannukset käytetään. Lisäksi on mahdollista seurata projektien taloutta ja priorisoida resursseja joustavasti, jos jotkin toiminnot vievät niistä liikaa.
Ulkoisiin projekteihin, tehtäviin, toimeksiantoihin sekä asiakas- ja asiakastapauksiin liittyvän ajankäytön kirjaaminen luo vankan perustan tarkalle laskutukselle. Useimmissa tapauksissa laskutusastetta voidaan nostaa. Jos prosessi on digitaalinen ja automatisoitu, se tarkoittaa myös, että laskutusprosessi voidaan hoitaa nopeasti ja tehokkaasti. Tämä edistää kassavirran kasvua ja parantaa maksuvalmiutta.
Aikaseurannan avulla työntekijöiden on helpompi hallita projektien etenemistä. Lisäksi esimerkiksi projektitiimillä on helpompi saada kattava yleiskuva projektin etenemisestä ja samalla myös yksittäisten työntekijöiden edistymisestä tietyissä osatehtävissä.
Kun aikaseurannalle on jo jonkin aikaa ollut käytössä selkeästi määritelty prosessi ja support tarvittavat oikeat työkalut, kertyy tietoa ajan käytöstä. Näiden tietojen avulla voidaan saada käsitys tiettyjen tehtävien laajuudesta sekä siitä, kuinka paljon aikaa eri tehtäviin ja projekteihin tosiasiallisesti kuluu. Tällaista tietoa voidaan hyödyntää tulevaisuuden suunnittelussa ja vertailuanalyyseissä.
Yksityiskohtainen työajan kirjaaminen esimerkiksi projekteihin tai tehtäviin, olivatpa ne sitten sisäisiä tai ulkoisia, helpottaa tarkkaan kohdennetun viestinnän laatimista eri sidosryhmille edistymisestä, välitavoitteista, odotetusta valmistumisajankohdasta ja mahdollisista viivästyksistä.
Työajan seuranta tarjoaa yleiskuvan työntekijöiden todellisista työtunneista. Tapauksissa, joissa työaikasäännöksiä ja työehtosopimuksia on noudatettava, on ratkaisevan tärkeää, että organisaatiossa on hallinta todellisesta työajasta. Tämä on tullut esiin sen jälkeen, kun EU:n uusi työajan seurantaa koskeva laki vuodesta 2024 lähtien on tullut ehdottoman välttämättömäksi kaikille yrityksille.
Saatat nyt ajatella: ”Tässä oli vain kuusi ajanseurannan etua, mutta otsikossa luvattiin kymmenen etua!” No, se on totta, mutta älä huoli – jos jatkat lukemista, viimeiset neljä etua ovat jo aivan nurkan takana. Ennen sitä käymme kuitenkin nopeasti läpi mahdollisia esteitä (tai haasteita, kuten jotkut saattaisivat sanoa), joita näen ajanseurannan käyttöönoton yhteydessä.
Yksi monien yritysjohtajien suurimmista huolenaiheista liittyy siihen, miten työntekijät suhtautuvat ajanseurannan velvoitteeseen. On totta, että on olemassa riski, että osa työntekijöistä kokee sen valvonnan ja kontrollin lisääntymisenä. Toisaalta on myös totta, että toiset työntekijät eivät välitä asiasta lainkaan.
Yksi asia on kuitenkin varma: se edellyttää organisaatioiden toimintatapojen muuttamista, sillä työntekijöiden on sopeuduttava uuteen tehtävään päivittäisessä työssään. Siksi huomiota kiinnitetään myös siihen, kuinka paljon aikaa työnseurannan tekeminen tosiasiassa vie. Tässä yhteydessä on tietenkin tärkeää löytää työkalu, jota on helppo ja intuitiivista käyttää.
Erityisesti huoli siitä, miten työntekijät suhtautuvat työajan seurantaan, johdattaa minut seuraaviin etuihin – sillä ne keskittyvät juuri työntekijöille koituviin hyötyihin.
Työajan seuranta tarjoaa kullekin työntekijälle mahdollisuuden kehittää omaa tehokkuuttaan hyödyntämällä kertynyttä tietoa omasta resurssien käytöstä.
Ajanseurantatyökalu on myös työkalu, jonka avulla voi seurata käynnissä olevia tehtäviä, projekteja ja määräaikoja sekä suunnitella työmäärää.
Työajan seuranta tarjoaa työntekijälle myös mahdollisuuden tunnistaa omassa työssään toistuvia malleja. Tämän avulla voidaan tuoda esiin erilaisia ajanhukkaa aiheuttavia tekijöitä, joihin kaikki joutuvat usein jossain vaiheessa ja jotka haluavat poistaa.
Myös työntekijöille on hyötyä siitä, että he voivat tarkastella todellista työaikaansa, ylityöt mukaan lukien. Tämä luo pohjan tosiasioihin perustuvalle vuoropuhelulle esimiesten ja työtovereiden kanssa.
Nämä työntekijöille koituvat edut ovat erittäin tärkeitä, kun puhutaan työajanseurantajärjestelmän käyttöönotosta. Sillä riippumatta siitä, miten asiaa kääntelee ja miten kaikki yritykselle koituvat edut tuodaan esiin, on ratkaisevan tärkeää, että sinä yritysjohtajana pystyt selittämään myös työntekijöille koituvat edut järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Tämä ei juurikaan eroa tilanteesta, jossa kyseessä olisi minkä tahansa muun työkalun käyttöönotto, joka edellyttää päivittäisten rutiinien muuttamista. Tiedämme tämän yli 20 vuoden kokemuksestamme kulujenhallintaratkaisujen käyttöönotto.
Muista siis, että jos haluat, että ajankäytön seuranta on tehokas työkalu yrityksellesi, se vaatii erinomaista johtajuutta.
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitkä ovat ajanseurannan käyttöönoton tärkeimmät liiketoiminnalliset edut?
Artikkelissa mainitaan kymmenen etua: kannattavuuden kasvu resurssien paremman hyödyntämisen ansiosta, tarkka asiakaslaskutus, joka johtaa korkeampiin laskutusmääriin, tuottavuuden parantuminen, parempi projektisuunnittelu historiatietojen avulla, työntekijöiden tyytyväisyyden kasvu selkeän työmäärän näkyvyyden ansiosta, työaikakirjanpitoon käytetyn hallinnollisen ajan väheneminen, työvoimalainsäädännön parempi noudattaminen, tietopohjaisen päätöksenteon parantuminen, support sekä perusta tarkalle palkka- ja palkanlaskennalle.
Miten työajan seuranta parantaa laskutuksen tarkkuutta?
Ajan kirjaaminen tiettyjen asiakkaiden, projektien ja tehtävien kohdalle luo tarkan, tarkastettavissa olevan kirjanpidon, joka tukee juuri suoritetun työn laskutusta. Tämä johtaa yleensä korkeampaan laskutusasteeseen, koska aiemmin kirjaamatta jäänyt aika otetaan huomioon. Jos prosessi on digitaalinen ja automatisoitu, laskutusprosessi sujuu nopeammin, mikä parantaa kassavirtaa ja lyhentää saatavien kiertonopeutta.
Onko työajan seuranta lakisääteistä Tanskassa?
Kyllä. Tanskassa otettiin vuonna 2024 käyttöön työajan seurantaa koskeva laki, joka edellyttää työajan järjestelmällistä kirjaamista. Työajan seurannan liiketoiminnalliset perusteet olivat kuitenkin vakuuttavia jo ennen lakisääteisen vaatimuksen voimaantuloa, ja yrityksille, jotka olivat jo ottaneet käyttöön digitaalisen prosessin, vaatimusten noudattaminen sujui vaivattomasti. Yritysten, jotka käyttävät edelleen manuaalista tai epävirallista seurantaa, on ryhdyttävä toimenpiteisiin nyt.
Mitkä ovat johtajien suurimmat huolenaiheet ajanseurannan käyttöönotossa?
Yleisimpiä huolenaiheita ovat työntekijöiden vastustus seurantaa kohtaan, johdonmukaisen kirjaustavan ylläpitämisestä aiheutuva hallinnollinen taakka sekä uuden järjestelmän käyttöönoton kustannukset ja vaiva. Artikkelissa käsitellään näitä huolenaiheita korostamalla, että hyvin suunnitellut digitaaliset työajan seurantatyökalut minimoivat päivittäiset hankaluudet ja että tiedoista saatavat hyödyt ylittävät nopeasti käyttöönoton vaivannäön.
TL;DRVuonna 2026...
Työajan kirjaaminen on yhä tärkeämpää kaikenlaisille työnantajille. Ei pelkästään niiden...
