Expense fraud in the public sector is unfortunately a reality – but the risk can be minimized significantly

Fra tid til anden rammer historier omkring svindel med offentlige midler, eller svindel med udgiftsbilag, forsiden hos de danske nyhedsmedier. Historier der uomtvisteligt er skidt for offentlige institutioners legitimitet og skaber dårlig omtale. Vi må nok erkende, at det er svært at komme problemet helt til livs. Det har altid eksisteret og vil også gøre det fremover – forhåbentlig i mindre omfang.

TL;DRUdgiftssvindel i offentlige institutioner er et tilbagevendende problem med reelle konsekvenser for omdømmet og økonomien, men Statens Kontor for Offentlig Økonomi og Forvaltning har iværksat en flerårig indsats for at styrke de interne kontroller. Digitalisering af udgiftsprocesserne, herunder godkendelsesforløb og automatiseret håndhævelse af retningslinjer, er et af de mest effektive værn, som organisationer kan iværksætte.

Heldigvis er det muligt at få bedre styr på processerne og intensivere forsvaret mod svindel og misbrug. Jeg kan ikke sætte to streger under facit, men jeg vil forsøge at afdække udfordringen og jeg præsenterer nogle af mine perspektiver på, hvordan det er muligt at få bedre styr på de processer, relateret til udgifter, som kan være udsatte for svindel og misbrug.

Der foregår i øvrigt også svindel blandt medarbejdere for private virksomheders penge. I dette blogindlæg har jeg valgt at eksemplificere ud fra offentlige instanser, men forsvarsmekanismerne er langt hen ad vejen de samme.

Øget fokus fra offentlig side

Økonomistyrelsen har for nylig, i starten af juni, igangsat en flerårig indsats om styrket intern kontrol, tilsyn og risikostyring som en konsekvens af sagerne om svindel og misbrug af offentlige midler i statslige institutioner.

Flere aktiviteter og indsatser er allerede igangsat, herunder obligatoriske og specialiserede kursuspakker, tværstatslige netværk og webinarer. Det er tydeligt, og glædeligt, at den ledelsesmæssige opmærksomhed og viden prioriteres og forsøges styrket.

Ledere i danske kommuner har ansvaret for den økonomiske styring. En opgave, som kommunale ledere skal varetage, og som omfatter kontrol med udgifterne. Formålet med den økonomiske styring er at sikre, at de økonomiske rammer anvendes korrekt, og at der ikke forekommer væsentlige fejl (f.eks. ukorrekte bogføring, osv.), beskytte mod uberettiget mistanke mod medarbejderne og sikre mod svindel. Mange kommuner er begyndt at digitalisere tilsynet med den økonomiske forvaltning. Det kan jeg kun bifalde – for som jeg vil komme ind på senere – gør digitale løsninger det meget nemmere at udføre tilsyn og intern kontrol.

Jeg er vild med det øgede fokus, som problemstillingen får. Det kan forhåbentlig hjælpe med at nedbringe omfanget med tiden. Lad os se på hvordan svindel og misbrug opstår og finde ud af hvilke forsvarsmekanismer, som organisationer kan tage i brug.

Hvordan opstår svindel og misbrug?

Lad os starte med at slå fast, at det heldigvis er et fåtal der snyder med udgiftsbilag. De fleste organisationer har ingen udfordringer på den front.

Ikke desto mindre er der i de seneste år blevet kendt flere sager. Sagerne i Forsvarsministeriets Ejendomsagentur og Greve Kommune er måske dem, man husker bedst. Ifølge en revisionsrapport havde medarbejderne i Forsvarsministeriets Ejendomsagentur nærmest frie hænder til at begå svindel, hvis de ønskede det. Medarbejderne kunne købe varer og tjenesteydelser, underskrive for kvittering og godkende betalingen. I Greve kommune blev kommunaldirektøren sendt hjem og senere afskediget, fordi han havde købt billetter til ishockey, dagligvarer og andre private varer med kommunens kreditkort.

Der har været mange sager de sidste par år, hvor kommunernes kreditkort anvendes til privatforbrug. I mange tilfælde bliver dokumentationen i form af en kvittering eller faktura ikke vedlagt. I andre tilfælde er godkendelsesprocedurene ikke på plads og dermed har visse medarbejdere kunne godkende indkøb til egen fordel.

I Acubiz har vi arbejdet med alle former for medarbejder-initierede udgifter siden 1997, og vi kender til diverse former for svindel med udgiftsbilag. Udover de ovenstående former for svindel, kan andre typer også nævnes:

• Medarbejdere kan forsøge at indsende den samme udgift flere gange
• Medarbejdere indsender bilaget med korrekte informationer, men hvor beløbet er højere end hvad kvitteringen viser
• Medarbejdere rapporterer flere kilometer end der reelt er kørt for at opnå en højere skattefri kørselsgodtgørelse
• Medarbejdere søger refusion for fiktive køb hvor der er vedhæftet en falsk kvittering

Få styr på dokumentationen af udgifterne

Der er ingen tvivl om, at svindel og bedrageri er nemmere at komme afsted med, hvis virksomheden eller organisationen arbejder manuelt og håndbåret med udgiftsbilag. Her vil kontrolmekanismerne ofte være svagere, hvilket alt andet lige vil friste medarbejdere, som måske er tynget af en lidt tvivlsom moral og etik.

Omvendt er en digital udgiftsstyring Tjenesten vil gøre det meget nemmere at holde styr på udgiftsprocessen. De fleste udgiftsstyringsløsninger vil kunne kontrollere, om alle betingelser i forbindelse med en given transaktion er i orden. Det er i hvert fald muligt i Acubiz. Både hvad angår den lovpligtige dokumentation, men også hvad angår transaktionens overholdelse af organisationens egne regler og retningslinjer for indkøb på f.eks. firmakort.

Acubiz kan ikke forhindre at der opstår snyd, men når det sker, giver løsningen mulighed for at du kan få indsigt i dokumentationen omkring transaktionerne. På den måde bliver det lettere at identificere hvorvidt der er sket et brud på regler og retningslinjer. Samtidig kan løsningen sættes op, så den kan give advarsler om anormalt forbrug – helt ned på brugerniveau.

I Acubiz finder vi, lige som Økonomistyrelsen, intern kontrol vigtigt. Derfor er det muligt at anvende robotteknologi til at foretage kontroller og stikprøver af de bilag der løber igennem vores løsning. Det er altså endnu en god forsvarsmekanisme mod svindel.

Ofte bliver medarbejdere fanget i ”svindel” fordi de ikke forstår præcis hvad der udgør en overtrædelse. Derfor er det vigtigt, at I hjælper og informerer jeres medarbejdere om de gældende regler og policies.

Opsummering

Acubiz fungerer ikke som en firewall. Vi kan ikke forhindre svindel i at ske, men avanceret rapportering, fuld transparens omkring dokumentation, elektroniske godkendelsesprocesser, dubletkontroller og robotteknologi til at foretage kontroller gør det alt andet lige en hel del sværere for svigagtige udgifter at passere uopdaget.

Tag styringen, og digitaliser udgiftsprocesserne i din virksomhed. Det minimerer risikoen for svindel og dermed dårlig omtale. Samtidig er det en fordel for begge parter medarbejder, godkendende person og økonomiafdelingen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor udbredt er udgiftssvindel i den offentlige sektor?

Det er en vedvarende realitet i de danske offentlige institutioner, som jævnligt dukker op i nyhedsdækningen og medfører reelle skader på omdømmet. Det danske agentur for offentlig økonomi og forvaltning har iværksat et flerårigt program med henblik på at styrke den interne kontrol på tværs af de offentlige institutioner, herunder obligatoriske kurser, tværfaglige netværk og webinarer.

Hvilke kontrolmuligheder har danske kommuner med hensyn til medarbejdernes udgifter?

Ledere i danske kommuner er forpligtet til at udøve økonomisk tilsyn, hvilket blandt andet omfatter kontrol af udgifterne. Formålet er at sikre, at de økonomiske rammer anvendes korrekt, forhindre væsentlige fejl og ukorrekt bogføring, beskytte medarbejderne mod uberettiget mistanke og forebygge svig.

Hvordan mindsker digitaliseringen af udgiftsstyringen risikoen for svindel?

Digitale systemer håndhæver retningslinjerne automatisk, opretter revisionsspor for hver enkelt transaktion, markerer usædvanlige mønstre og kræver dokumentation på udgiftsstidspunktet. Dette fjerner behovet for manuelle stikprøvekontroller og gør det betydeligt sværere at indsende falske eller regelstridige refusionskrav uden at blive opdaget.

Er mekanismerne til bekæmpelse af svig forskellige for offentlige og private organisationer?

De underliggende kontrolmekanismer er stort set de samme. Begge sektorer drager fordel af digitale godkendelsesprocesser, krav til kvitteringer, håndhævelse af retningslinjer og overvågning af transaktioner. Den offentlige sektor står over for en yderligere risiko for omdømmeskade, da der er tale om offentlige midler, men de tekniske løsninger er i det væsentlige identiske.

Hvilke første skridt bør en offentlig institution tage for at mindske risikoen for udgiftssvindel?

Start med at kortlægge den nuværende udgiftsproces for at identificere, hvor manuelle trin og svage kontrolmekanismer skaber muligheder for svindel. Indfør derefter digitale værktøjer, der automatisk sikrer overholdelse af dokumentationskrav og godkendelsesforløb. Kombiner dette med klare retningslinjer og uddannelse af ledere i, hvad finansielt tilsyn kræver.