Kustannuspetokset julkisella sektorilla

Ajoittain uutiset julkisten varojen väärinkäytöstä päätyvät tanskalaisen lehdistön etusivuille. Nämä uutiset heikentävät kiistatta julkisten instituutioiden uskottavuutta ja aiheuttavat huonoa julkisuutta. On vaikeaa saada näille uutisille loppua. Niitä on aina ollut ja niitä tulee olemaan myös tulevaisuudessa – toivottavasti kuitenkin vähemmässä määrin.

TL;DRKulujen väärinkäyttö julkisissa laitoksissa on toistuva ongelma, jolla on konkreettisia maineeseen ja talouteen kohdistuvia seurauksia, mutta Tanskan julkisen talouden ja hallinnon virasto on käynnistänyt monivuotisen hankkeen sisäisen valvonnan vahvistamiseksi. Kulujen käsittelyprosessien digitalisointi, mukaan lukien hyväksymisprosessit ja sääntöjen automaattinen noudattamisen valvonta, on yksi käytännöllisimmistä suojakeinoista, joita organisaatiot voivat ottaa käyttöön.

Onneksi prosesseja on mahdollista hallita ja tehostaa petosten ja vilpin torjuntaa. En ole vielä päässyt lopulliseen johtopäätökseen, mutta yritän tässä blogikirjoituksessa tuoda esiin haasteen ja esittää joitakin omia näkemyksiäni siitä, miten petoksille ja vilpille alttiita kuluprosesseja voitaisiin hallita paremmin.

Myös yksityisyritysten työntekijöiden keskuudessa esiintyy – muuten – kulupetoksia. Tässä blogikirjoituksessa olen päättänyt käyttää esimerkkeinä julkisia laitoksia, mutta suojamekanismit ovat suurin piirtein samat.

Viranomaisten lisääntynyt huomio

Tanskan julkisen talouden ja hallinnon virasto on äskettäin, kesäkuun alussa, käynnistänyt monivuotisen hankkeen sisäisen valvonnan, ohjauksen ja riskienhallinnan tehostamiseksi, mikä johtuu julkisten laitosten piirissä ilmenneistä julkisten varojen väärinkäyttö- ja petostapauksista.

Useita toimia ja hankkeita on jo käynnistetty – muun muassa pakollisia ja erikoistuneita kursseja, monialaisia verkostoja ja verkkoseminaareja. Mielestäni on rohkaisevaa, että johdon kiinnostus ja osaaminen asetetaan etusijalle ja että niiden vahvistamiseksi tehdään työtä.

Tanskan kuntien johtajilla on taloushallinnon valvontatehtävä. Tämä on tehtävä, joka kuuluu kuntien johtajien vastuualueeseen ja johon sisältyy menojen valvonta. Taloushallinnon valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että talouskehystä käytetään oikein, ja estää merkittävät virheet (virheelliset kirjanpito, jne.), suojautua työntekijöitä kohtaan kohdistuvilta perusteettomilta epäilyiltä sekä suojautua petoksilta. Monet kunnat ovat alkaneet digitalisoida taloushallinnon valvontaa. Voin vain antaa sille suosiota – sillä kuten myöhemmin mainitsen – digitaaliset ratkaisut helpottavat huomattavasti valvonnan ja sisäisen tarkastuksen toteuttamista.

On hienoa, että kulupetoksiin kiinnitetään nyt entistä enemmän huomiota. Toivottavasti tämä auttaa vähentämään niiden laajuutta ajan mittaan. Katsotaanpa, miten petokset tapahtuvat, ja selvitetään, millaisia suojamekanismeja organisaatiot voivat käyttää.

Miten kulupetoksia tapahtuu?

Vain harvat työntekijät väärentävät kulukorvauslaskujaan. Tehdään tämä heti selväksi. Useimmilla organisaatioilla ei ole tässä suhteessa mitään ongelmia.

Viime vuosina on kuitenkin tullut julkisuuteen useita tapauksia. Ehkä parhaiten muistetaan Tanskan puolustusministeriön kiinteistöviraston ja Greven kunnan tapaukset. Tarkastuskertomuksen mukaan Tanskan puolustusministeriön kiinteistöviraston työntekijöillä oli käytännössä vapaat kädet harjoittaa petoksia, jos he niin halusivat. Työntekijät pystyivät ostamaan tavaroita ja palveluita sekä allekirjoittamaan kuitti ja hyväksyä maksun. Greven kunnassa kunnanjohtaja lähetettiin kotiin ja myöhemmin irtisanottiin, koska hän oli ostanut jääkiekkolippuja, elintarvikkeita ja muita yksityisiä tavaroita kunnan luottokortilla.

Viime vuosina on ilmennyt useita tapauksia, joissa kunnan luottokortteja on käytetty yksityiseen kulutukseen. Monissa tapauksissa kuitteja tai laskuja ei ole liitetty mukaan. Toisissa tapauksissa hyväksymismenettelyt ovat puutteellisia, ja tietyt työntekijät ovat pystyneet hyväksymään hankintoja omaan etuunsa.

Acubizilla olemme hoitaneet kaikenlaisia työntekijöiden tekemiä kuluja vuodesta 1997 lähtien, ja tunnemme erilaiset kulupetokset. Edellä mainittujen petostyyppien lisäksi voimme mainita myös seuraavat:

• Kun työntekijä kirjaa saman kulun useita kertoja
• Kun palautuspyyntö on tehty ja sen peruste on oikea, mutta summa on liian suuri
• Kun työntekijä ilmoittaa ajaneensa enemmän kilometrejä kuin todellisuudessa on ajettu
• Kun työntekijä hakee hyvitystä tekaistuista ostoksista – usein väärän kuitin kopion kera

Ota kulujen kirjaaminen hallintaasi

Ei ole epäilystäkään siitä, että petoksia on helpompi saada läpi, jos organisaatio käsittelee kulut manuaalisesti. Valvontamekanismit ovat usein heikompia manuaalisessa prosessissa, mikä – muiden tekijöiden ollessa samat – houkuttelee niitä työntekijöitä, joiden moraali ja eettiset periaatteet ovat kyseenalaiset.

Toisaalta digitaalinen kulujen hallinta Palvelun avulla kulujen käsittelyprosessin seuranta helpottuu huomattavasti. Useimmat kulujenhallintapalvelut pystyvät tarkistamaan, ovatko tietyn tapahtuman kaikki edellytykset kunnossa. Ainakin Acubizissa tämä on mahdollista. Tämä koskee sekä lakisääteistä dokumentointia että sitä, noudattaako tapahtuma organisaation omia sääntöjä ja käytäntöjä, jotka koskevat esimerkiksi yrityskortit.

Acubiz ei voi estää petoksia tai väärinkäytöksiä, mutta kun niitä tapahtuu, se tarjoaa mahdollisuuden saada nopeasti käsityksen tapahtuman kirjausketjusta sekä siihen liittyvistä asiakirjoista. Näin voidaan selvittää, onko sääntöjä ja käytäntöjä rikottu. Acubiz voidaan määrittää siten, että se antaa ennakoivasti hälytyksiä mahdollisesta epätavallisesta käytöstä – käyttäjätasolla.

Me Acubizissa pidämme sisäistä valvontaa yhtä tärkeänä kuin Tanskan julkisen talouden ja hallinnon virasto. Siksi ratkaisumme kautta kulkeviin kuluihin voidaan soveltaa robottiteknologiaa valvonnan, tilintarkastuksen ja pistokokeiden suorittamiseen. Tämä on erittäin tehokas suojakeino petoksia ja väärinkäytöksiä vastaan.

Toisinaan työntekijät joutuvat ”petos” -syytösten kohteeksi, koska he eivät ymmärrä tai tiedä tarkalleen, mikä katsotaan sääntörikkomukseksi. Siksi on tärkeää, että autat työntekijöitäsi viestittämällä heille organisaatiosi säännöt ja toimintaperiaatteet.

Yhteenveto

Acubiz ei ole palomuuri kulupetoksia vastaan. Emme voi estää petoksia kokonaan, mutta advanced , asiakirjojen täydellinen läpinäkyvyys, sähköiset hyväksymisprosessit, päällekkäisyyksien valvonta ja robottiteknologia vaikeuttavat huomattavasti sitä, että petolliset kulut pääsisivät huomaamatta läpi.

Ota ohjat käsiisi ja digitalisoi yrityksesi kulujen hallintaprosessit. Se minimoi petosriskin ja siten myös negatiivisen julkisuuden. Samalla se on hyödyllistä molemmille työntekijä, hyväksyjä ja talousosasto.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka yleistä kulupetoksia esiintyy julkisella sektorilla?

Tämä on tanskalaisissa julkisissa laitoksissa jatkuva ongelma, joka nousee säännöllisesti esiin uutisissa ja aiheuttaa todellista mainehaittaa. Tanskan julkisen talouden ja hallinnon virasto on käynnistänyt monivuotisen ohjelman sisäisen valvonnan vahvistamiseksi julkisissa laitoksissa. Ohjelmaan kuuluu pakollista koulutusta, monialaisia verkostoja ja verkkoseminaareja.

Mitä valvontavaltuuksia Tanskan kunnilla on työntekijöiden kulujen suhteen?

Tanskan kuntien johtajien on huolehdittava taloushallinnon valvonnasta, johon kuuluu myös kulujen seuranta. Tarkoituksena on varmistaa, että talouskehystä käytetään asianmukaisesti, estää merkittäviä virheitä ja virheellistä kirjanpitoa, suojella työntekijöitä perusteettomilta epäilyiltä sekä ehkäistä petoksia.

Miten kulujen hallinnan digitalisointi vähentää petosriskiä?

Digitaaliset järjestelmät valvovat sääntöjen noudattamista automaattisesti, luovat kirjausketjun jokaisesta tapahtumasta, merkitsevät epätavalliset mallit ja vaativat dokumentointia kulun syntyhetkellä. Tämä poistaa tarpeen manuaalisiin pistokokeisiin ja vaikeuttaa huomattavasti petollisten tai sääntöjenvastaisten korvaushakemusten jättämistä ilman, että ne havaitaan.

Ovatko petosten torjuntamekanismit erilaiset julkisissa ja yksityisissä organisaatioissa?

Perusperiaatteet ovat suurelta osin samat. Molemmat sektorit hyötyvät digitaalisista hyväksymisprosesseista, kuittivaatimuksista, sääntöjen noudattamisen valvonnasta ja tapahtumien seurannasta. Julkisella sektorilla maineeseen liittyvät riskit ovat suuremmat, koska kyseessä ovat julkiset varat, mutta tekniset ratkaisut ovat olennaisesti samat.

Mitä ensimmäisiä toimenpiteitä julkisen laitoksen tulisi toteuttaa kustannuspetosten riskin vähentämiseksi?

Aloita kartoittamalla nykyinen kulujen käsittelyprosessi, jotta voit tunnistaa, missä manuaaliset vaiheet ja puutteelliset valvontamenettelyt luovat mahdollisuuksia petoksille. Ota sitten käyttöön digitaalisia työkaluja, jotka varmistavat dokumentointivaatimusten ja hyväksymisketjujen noudattamisen automaattisesti. Yhdistä tähän selkeät toimintaperiaatteet sekä esimiehille suunnattu koulutus siitä, mitä taloudellinen valvonta edellyttää.