Expense Management – Best-of-Breed or Best-of-Suite?

Når du investerer og implementerer ny software og nye applikationer til din virksomhed, er du sandsynligvis også i gang med den klassiske afvejning mellem to forskellige strategier:

TL;DRNår de skal vælge software til udgiftsstyring, står økonomichefer over for det klassiske valg mellem »Best-of-Breed« (at vælge det bedste specialværktøj til hver enkelt funktion) og »Best-of-Suite« (at samle løsningen hos én enkelt leverandør). Acubiz fremhæver, at »Best-of-Breed« giver overlegen funktionalitet og brugeroplevelse til specialiserede processer som udgiftsstyring, mens moderne integrationer mindsker den traditionelle kompleksitet, der er forbundet med at administrere flere leverandører.

1. Brancheførende, hvilket henviser til en strategi, hvor man anskaffer software og applikationer ud fra den betragtning, at man ønsker at have de bedste værktøjer til rådighed til at løse bestemte opgaver.
2. Det bedste fra pakken, hvilket henviser til en strategi for indkøb af software og applikationer, der bygger på et ønske om at samle størstedelen af samarbejdet med én leverandør.

Der er fordele og ulemper ved begge tilgange, men overordnet set er det bredt accepteret, at Best-of-Breed både sikrer bedre funktionalitet indenfor forskellige nicheområder samt øget fleksibilitet i forhold til Best-of-Suite.

Best-of-Breed – Fordele og ulemper​

Hvis du går efter en Best-of-Breed strategi, så køber du ind på idéen om at der findes værktøjer derude som, indenfor et specifikt funktionsområde eller en niche, leverer den mest raffinerede funktionalitet og den bedste brugeroplevelse. Med andre ord refererer terminologien ”Best-of-Breed system” til ”den bedste løsning indenfor en given kategori eller nicheområde”.

Når du vælger Best-of-Breed-vejen, fokuserer du sandsynligvis din teknologistak omkring et økonomisystem som et centralt knudepunkt, og derfra forbinder du andre systemer og værktøjer, som opfylder forretningsbehov og -krav inden for forskellige nicher og proceskategorier.

På den måde er det muligt at få fat i de værktøjer, der udmærker sig inden for deres respektive områder. Undervurder ikke værdien af dette.

De vigtigste fordele ved Best-of-Breed er:

1. En stor grad af fleksibilitet til at vælge den bedste løsning.
2. Uafhængighed mellem værktøjerne.
3. Hvis en komponent går ned, vil resten stadig fungere.

Nogle af ulemperne (eller opmærksomhedsområderne) ved Best-of-Breed er:

1. Din teknologistak kan blive omfattende, hvilket betyder, at du skal være opmærksom på, hvordan du vælger at binde det hele sammen.
2. Hvis det ikke lykkes at få data til at flyde effektivt mellem systemerne, bliver det hurtigt svært at håndtere rapportering, konsolidering og berigelse.
3. Du vil have flere leverandører og kontrakter at administrere.

Derfor er integration et nøgleord, hvis man går efter en Best-of-Breed-strategi. Og integrationsdelen kan blive kompliceret, hvis du har en stak, der består af mange forskellige værktøjer til lige så mange forskellige processer.

Best-of-Suite – Fordele og ulemper​

Hvis du vælger Best-of-Suite-vejen, køber du ind på ideen om, at en enkelt aftale med en stor leverandør vil give de fleste fordele. Mange ERP-løsninger tilbyder gennem add-on-moduler udvidet funktionalitet, som tilgodeser andre forretningsprocesser. Men virkeligheden er, at næsten ingen suite-baserede systemer kan opfylde alle krav i din organisation.

Fordelene ved at vælge en Best-of-Suite-strategi er:

1. Du behøver kun at forholde dig til én leverandør, hvilket gør det lettere at styre forholdet og kontrakterne.
2. På den tekniske side kan det være lettere at fejlfinde, hvis noget ikke virker.
3. Du og dine brugere vil højst sandsynligt arbejde med en fælles brugergrænseflade i stedet for at skifte mellem flere grænseflader. (Du skal dog være opmærksom på, at det ikke nødvendigvis giver den bedste brugeroplevelse).

Ulemperne ved Best-of-Suite er:

1. I de fleste tilfælde bliver du nødt til at gå på kompromis med de funktioner, der følger med tillægsmoduler til ERP-systemet.
2. Der er nogle risici forbundet med at konsolidere dit engagement med en enkelt leverandør. Hvis noget går i stykker, kan det påvirke mange brugere.
3. Det går ud over fleksibiliteten, da Best-of-Suite-løsninger ofte er meget stive.

Overvejelser, du bør have, før du vælger en tilgang

Inden for vores ekspertiseområde (eller nicheområde), rejser og udgiftsstyring, ser vi ofte, at leverandører af ERP-systemer eller lønsystemer tilbyder udvidelsesmoduler med funktioner til håndtering af medarbejdernes udgifter. Nogle gange tilbydes dette endda gratis. 

Sætningen "gratis" kan ofte virke besnærende, især hvis du allerede betaler for et Best-of-Breed-værktøj inden for det givne område. Det er dog vigtigt, at du husker at vurdere de skjulte omkostninger, der vil flyve under radaren, hvis du vælger et gratis (eller næsten gratis) værktøj med begrænset funktionalitet. 

Prisen er typisk det ene parameter, som ERP- eller lønleverandøren spiller på, og en tæt og enkel integration er ofte det andet parameter. Når man vurderer den reelle TCO, skjulte omkostninger og langsigtede fordele inkluderet, bliver det ofte lidt sløret, hvilke fordele en Best-of-Suite-tilgang på udgiftsstyringsområdet giver. 

ERP og lønordning Leverandørerne har deres primære fokus på deres kerneprodukt, og når det gælder et rejse- og udgiftsmodul, vil man ikke se innovationskapaciteter på samme niveau som hos en »Best-of-Breed«-udvikler. I stedet vil man opleve, at funktioner som udenlandsk moms Tilbagebetaling, overholdelse af retningslinjer, robotteknologi og kunstig intelligens, godkendelsesprocesser i forbindelse med » advanced «, komplekse fordelingsmuligheder, opdeling efter dimensioner osv. understøttes ikke af et ERP- eller lønsystemmodul. 

Derudover vil adgangen til nye funktioner ofte følge 6 eller 12 måneders udgivelsescyklusser, hvorimod Best-of-Breed-leverandører opererer med langt hyppigere udgivelser. Det giver kunderne meget hurtigere adgang til nye funktioner.

De direkte omkostninger forbundet med at anskaffe et tillægsmodul til dit ERP- eller lønsystem kan som nævnt virke lave. Men vi har påpeget, at et sådant modul i de fleste tilfælde ikke vil give det samme niveau af automatisering og funktionalitet sammenlignet med et specialiseret stykke software. 

Det betyder, at omkostninger (relateret til procestid) ikke kan reduceres i samme omfang, som det er muligt med en Best-of-Breed-løsning. Desuden vil funktionalitet relateret til analyse og kontrol, hvis den overhovedet er til stede, sandsynligvis ikke være i stand til at give tilstrækkelig indsigt i en organisations forbrugsmønstre. Det begrænser mulighederne for både at optimere og opdage svigagtig adfærd inden for området.

Hvilken strategi bør du forfølge på Expense Management området?​

I vores område ser vi også, at kreditkort leverandører, der tilbyder tillægsmoduler i form af applikationer med funktioner til at administrere og godkende medarbejdernes udgifter. Dette kan sammenlignes med »Best-of-Suite«, som beskrevet ovenfor, og det er sandsynligvis kreditkortudbyderen, der vil få størst udbytte heraf ved at binde dig tættere til sig.

Hvis du på et tidspunkt vil skifte betalingskort, så får du pludselig også besværet med at skifte udgiftssystem. Spørg dig selv, om det er ønskværdigt? Gør i stedet dig selv en tjeneste og led efter kreditkortleverandører, der arbejder tæt sammen med uafhængige Best-of-Breed-leverandører.

I sidste ende handler det selvfølgelig om din organisations krav i forbindelse med processen med at styre rejseudgifter. Vi har for eksempel kunder, der har brug for at kunne fordele udgifter på mere end 30.000 dimensioner på tværs af deres kunder, sager og projekter. Du vil ikke finde et ERP- eller lønsystem-tilføjelsesprogram, der kan klare dette. Det kan heller ikke en app fra et kreditkortselskab. 

Der er selvfølgelig organisationer med meget grundlæggende krav til udgiftsstyring. De kan sandsynligvis klare sig med et tillægsmodul til deres ERP- eller lønsystem. Når du foretager vurderingen, skal du dog altid huske på, at kravene i din virksomhed er under konstant udvikling og forandring. Derfor kan det godt betale sig, at du kører med fuldt blus på, når du overvejer Best-of-Breed versus Best-of-Suite.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem softwarestrategierne »Best-of-Breed« og »Best-of-Suite«?

»Best-of-Breed« betyder, at man vælger det markedsledende specialværktøj til hvert enkelt funktionelt behov og accepterer, at man skal administrere relationer til flere leverandører. »Best-of-Suite« betyder, at man samler sin softwarestak hos én enkelt leverandør, der leverer tilstrækkelig funktionalitet på tværs af flere områder. »Best-of-Breed« giver typisk bedre funktionalitet og brugeroplevelse inden for hvert enkelt nicheområde, mens »Best-of-Suite« reducerer kompleksiteten ved integration og omkostningerne ved leverandørstyring.

Er det bedre at købe en udgiftsstyringsløsning som en del af et ERP-system eller som en selvstændig løsning?

Indlægget argumenterer for »Best-of-Breed«: En dedikeret udgiftsstyringsløsning som Acubiz tilbyder mere avancerede funktioner og en bedre brugeroplevelse end udgiftsmodulet i et generelt ERP-system. Det afgørende er at sikre, at det selvstændige værktøj integreres problemfrit med jeres ERP-system som det centrale knudepunkt, hvilket moderne API-baserede løsninger gør stadig nemmere.

Hvad er de største risici ved en »best-of-breed«-tilgang?

De største risici er en omfattende teknologistruktur og behovet for at styre datastrømme mellem flere systemer. Hvis integrationen er dårligt gennemført, forringes datakvaliteten, og fordelene ved specialiserede værktøjer undergraves. Indlægget anbefaler, at man er konsekvent i forhold til, hvordan værktøjerne kobles sammen, og sikrer, at data flyder problemfrit fra økonomisystemet ud til specialværktøjerne og tilbage igen.

Hvilke fordele har »Best-of-Breed«-tilgangen specifikt inden for udgiftsstyring?

Et dedikeret udgiftsstyringssystem er udelukkende bygget op omkring de arbejdsgange, compliancekrav og brugeroplevelsesbehov, der kendetegner udgiftsbehandlingen. Det betyder bedre mobil registrering af kvitteringer, mere detaljeret håndhævelse af retningslinjer, specialudviklede godkendelsesforløb og tættere integration med regnskabssystemer, end et generelt værktøj kan tilbyde, når det blot udgør ét modul blandt mange.