Expense Management – Best-of-Breed or Best-of-Suite?

Wenn Sie in neue Software und Anwendungen für Ihr Unternehmen investieren und diese einführen, stehen Sie wahrscheinlich auch vor der klassischen Abwägung zwischen zwei verschiedenen Strategien:

TL;DRBei der Auswahl einer Software für das Spesenmanagement stehen Finanzverantwortliche vor der klassischen Entscheidung zwischen „Best-of-Breed“ (Auswahl des besten Spezialtools für jeden einzelnen Bereich) und „Best-of-Suite“ (Bündelung bei einem einzigen Anbieter). Acubiz argumentiert, dass „Best-of-Breed“ für spezialisierte Prozesse wie das Spesenmanagement überlegene Funktionalität und eine bessere Benutzererfahrung bietet, während moderne Integrationen den traditionellen Komplexitätsaufwand bei der Verwaltung mehrerer Anbieter reduzieren.

1. Best-of-Breed, womit eine Strategie gemeint ist, bei der Software und Anwendungen unter dem Gesichtspunkt erworben werden, dass man zur Lösung bestimmter Aufgaben die besten verfügbaren Werkzeuge nutzen möchte.
2. Das Beste aus der Suite, womit eine Strategie beim Einkauf von Software und Anwendungen gemeint ist, die auf dem Ansatz basiert, den Großteil der Zusammenarbeit mit einem einzigen Anbieter zu bündeln.

Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile, doch insgesamt herrscht weitgehend Einigkeit darüber, dass „Best-of-Breed“ im Vergleich zu „Best-of-Suite“ eine bessere Funktionalität in verschiedenen Nischenbereichen sowie eine höhere Flexibilität gewährleistet.

Best-of-Breed – Vor- und Nachteile

Wenn Sie eine „Best-of-Breed“-Strategie verfolgen, schließen Sie sich der Vorstellung an, dass es Tools gibt, die in einem bestimmten Funktions- oder Nischenbereich die ausgefeilteste Funktionalität in Verbindung mit einer unvergleichlichen Benutzererfahrung bieten. Mit anderen Worten: Der Begriff „Best-of-Breed-System“ bezieht sich auf „die beste Lösung innerhalb einer bestimmten Kategorie oder eines bestimmten Nischenbereichs“.

Wenn Sie sich für den „Best-of-Breed“-Ansatz entscheiden, richten Sie Ihren Technologie-Stack wahrscheinlich auf ein Finanzsystem als zentrale Drehscheibe aus und verbinden von dort aus andere Systeme und Tools, um den geschäftlichen Anforderungen und Bedürfnissen in verschiedenen Nischen und Prozesskategorien gerecht zu werden.

Auf diese Weise können Sie sich die Werkzeuge zulegen, die in ihren jeweiligen Bereichen herausragende Leistungen erbringen. Unterschätzen Sie den Wert davon nicht.

Die wichtigsten Vorteile des „Best-of-Breed“-Ansatzes sind:

1. Ein hohes Maß an Flexibilität bei der Auswahl der besten Lösung.
2. Unabhängigkeit der Werkzeuge voneinander.
3. Sollte eine Komponente ausfallen, funktionieren die übrigen weiterhin.

Zu den Nachteilen (bzw. Bereichen, die besonderer Beachtung bedürfen) des „Best-of-Breed“-Ansatzes gehören:

1. Ihr Technologie-Stack kann sehr umfangreich werden, weshalb Sie bei der Entscheidung, wie Sie alle Komponenten miteinander verknüpfen, umsichtig vorgehen sollten.
2. Wenn es Ihnen nicht gelingt, einen effizienten Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten, werden Berichterstellung, Konsolidierung und Anreicherung der Daten schnell zu einer großen Herausforderung.
3. Sie werden mehrere Lieferanten und Verträge verwalten müssen.

Daher ist Integration ein Schlüsselbegriff, wenn Sie sich für eine „Best-of-Breed“-Strategie entscheiden. Und die Integration kann kompliziert werden, wenn Sie über eine Infrastruktur verfügen, die aus vielen verschiedenen Tools für ebenso viele unterschiedliche Prozesse besteht.

Best-of-Suite – Vor- und Nachteile

Wenn Sie den Weg der „Best-of-Suite“-Lösung einschlagen, setzen Sie darauf, dass eine einzige Zusammenarbeit mit einem großen Anbieter die meisten Vorteile bringt. Viele ERP-Lösungen bieten über Zusatzmodule erweiterte Funktionen, die auch andere Geschäftsprozesse abdecken. In der Realität kann jedoch fast kein Suite-basiertes System alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.

Die Vorteile einer „Best-of-Suite“-Strategie sind:

1. Sie müssen nur mit einem Lieferanten zusammenarbeiten, was die Pflege der Geschäftsbeziehung und die Verwaltung der Verträge vereinfacht.
2. Aus technischer Sicht lässt sich die Fehlerbehebung möglicherweise leichter durchführen, wenn etwas nicht funktioniert.
3. Sie und Ihre Nutzer werden höchstwahrscheinlich mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche arbeiten, anstatt zwischen mehreren Oberflächen hin- und herzuwechseln. (Sie sollten sich jedoch bewusst sein, dass dies nicht unbedingt die beste Benutzererfahrung bietet.)

Die Nachteile von „Best-of-Suite“ sind:

1. In den meisten Fällen müssen Sie Abstriche bei den Funktionen und der Funktionalität machen, die die Zusatzmodule des ERP-Systems bieten.
2. Die Konzentration Ihrer Zusammenarbeit auf einen einzigen Anbieter birgt gewisse Risiken. Sollte es zu einem Ausfall kommen, kann dies Auswirkungen auf eine große Anzahl von Nutzern haben.
3. Sie müssen Abstriche bei der Flexibilität machen, da „Best-of-Suite“-Lösungen oft sehr unflexibel sind.

Überlegungen, die Sie vor der Wahl eines Ansatzes anstellen sollten

In unserem Fachgebiet (bzw. Nischenbereich) sind Reisen und Kostenmanagement, stellen wir oft fest, dass Anbieter von ERP-Systeme oder Gehaltssysteme bieten Zusatzmodule mit Funktionen zur Abwicklung von Mitarbeiterausgaben an. Manchmal wird dies sogar kostenlos angeboten. 

Der Ausdruck „kostenlos“ kann oft verlockend wirken, insbesondere wenn Sie bereits für ein erstklassiges Tool in diesem Bereich bezahlen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie daran denken, die versteckten Kosten zu berücksichtigen, die Ihnen sonst entgehen würden, wenn Sie sich für ein kostenloses (oder fast kostenloses) Tool mit eingeschränkter Funktionalität entscheiden. 

Der Preis ist in der Regel ein Faktor, mit dem der ERP- oder Lohnabrechnungsanbieter punktet, und eine nahtlose und einfache Integration ist oft der andere Faktor. Bei der Bewertung der tatsächlichen Gesamtbetriebskosten (TCO) – einschließlich versteckter Kosten und langfristiger Vorteile – wird oft etwas unklar, welche Vorteile ein „Best-of-Suite“-Ansatz im Bereich des Spesenmanagements mit sich bringt. 

ERP und Gehaltssystem Anbieter konzentrieren sich in erster Linie auf ihr Kernprodukt, und was das Modul für Reise- und Spesenabrechnung angeht, werden Sie keine Innovationsfähigkeit auf dem gleichen Niveau vorfinden wie bei einem „Best-of-Breed“-Entwickler. Vielmehr werden Sie feststellen, dass Funktionen wie ausländische Mehrwertsteuer Rückforderungen, die Einhaltung von Richtlinien, Funktionen im Bereich Robotik und künstliche Intelligenz, Genehmigungsabläufe für „ advanced “, komplexe Zuteilungsoptionen, Aufteilungen nach Dimensionen usw. werden von keinem ERP- oder Gehaltsabrechnungsmodul unterstützt. 

Abgesehen davon erfolgt die Bereitstellung neuer Funktionen häufig im Rahmen von 6- oder 12-monatigen Release-Zyklen, während „Best-of-Breed“-Anbieter mit weitaus häufigeren Releases arbeiten. Dadurch erhalten die Kunden wesentlich schneller Zugang zu neuen Funktionen.

Die direkten Kosten für die Anschaffung eines Zusatzmoduls für Ihr ERP- oder Lohnabrechnungssystem mögen, wie bereits erwähnt, gering erscheinen. Wir haben jedoch darauf hingewiesen, dass ein solches Modul in den meisten Fällen nicht denselben Grad an Automatisierung und Funktionalität bietet wie eine spezialisierte Software. 

Dies bedeutet, dass die Kosten (im Zusammenhang mit der Bearbeitungszeit) nicht in dem Maße gesenkt werden können, wie dies mit einer Best-of-Breed-Lösung möglich wäre. Zudem werden Funktionen im Bereich Analytik und Controlling – sofern sie überhaupt vorhanden sind – höchstwahrscheinlich keine ausreichenden Einblicke in die Ausgabengewohnheiten eines Unternehmens liefern können. Dies schränkt die Möglichkeiten ein, diesen Bereich zu optimieren und betrügerisches Verhalten aufzudecken.

Welche Strategie sollten Sie im Bereich des Ausgabenmanagements verfolgen?

Auch in unserer Region stellen wir fest, dass Kreditkarte Anbieter, die Zusatzfunktionen in Form von Anwendungen zur Verwaltung und Genehmigung von Mitarbeiterausgaben anbieten. Dies ist vergleichbar mit dem oben beschriebenen „Best-of-Suite“-Ansatz, und wahrscheinlich wird der Kreditkartenanbieter am meisten davon profitieren, da er Sie dadurch stärker an sich bindet.

Wenn Sie irgendwann einmal die Zahlungskarte wechseln möchten, haben Sie plötzlich auch den Aufwand, das Spesenabrechnungssystem umzustellen. Fragen Sie sich, ob das wirklich wünschenswert ist. Tun Sie sich stattdessen einen Gefallen und suchen Sie nach Kreditkartenanbietern, die eng mit unabhängigen Best-of-Breed-Anbietern zusammenarbeiten.

Letztendlich kommt es natürlich ganz auf die Anforderungen Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit dem Prozess des Managements an Reisekosten. So haben wir beispielsweise Kunden, die Ausgaben über ihre Kunden, Fälle und Projekte hinweg auf mehr als 30.000 Dimensionen zuordnen müssen. Es gibt kein ERP- oder Lohnbuchhaltungs-Add-on, das dies leisten kann. Auch keine App eines Kreditkartenanbieters ist dazu in der Lage. 

Natürlich gibt es Unternehmen, deren Anforderungen an das Spesenmanagement sehr grundlegend sind. Für diese reicht wahrscheinlich ein Zusatzmodul für ihr ERP- oder Lohnabrechnungssystem aus. Bei der Bewertung sollten Sie jedoch stets bedenken, dass sich die Anforderungen in Ihrem Unternehmen ständig weiterentwickeln und ändern. Deshalb lohnt es sich, bei der Abwägung zwischen „Best-of-Breed“ und „Best-of-Suite“ alle Aspekte im Blick zu behalten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen den Softwarestrategien „Best-of-Breed“ und „Best-of-Suite“?

„Best-of-Breed“ bedeutet, für jeden funktionalen Bedarf das marktführende Spezialtool auszuwählen und dabei in Kauf zu nehmen, dass Sie Beziehungen zu mehreren Anbietern pflegen müssen. „Best-of-Suite“ bedeutet, Ihren Software-Stack bei einem einzigen Anbieter zu konsolidieren, der in mehreren Bereichen angemessene Funktionalität bereitstellt. „Best-of-Breed“ bietet in der Regel eine stärkere Funktionalität und eine bessere Benutzererfahrung in jeder Nische; „Best-of-Suite“ reduziert die Komplexität der Integration und den Aufwand für das Anbietermangement.

Ist es besser, eine Spesenmanagement-Lösung als Teil eines ERP-Systems oder als eigenständige Lösung zu erwerben?

Der Beitrag spricht sich für den „Best-of-Breed“-Ansatz aus: Eine spezielle Lösung für das Spesenmanagement wie Acubiz bietet ausgefeiltere Funktionen und eine bessere Benutzererfahrung als das Spesenmodul eines allgemeinen ERP-Systems. Entscheidend ist, dass sich das eigenständige Tool nahtlos in Ihr ERP-System als zentrale Drehscheibe integrieren lässt – was dank moderner API-basierter Lösungen immer einfacher wird.

Was sind die größten Risiken eines „Best-of-Breed“-Ansatzes?

Die Hauptrisiken sind ein umfangreicher Technologie-Stack und die Notwendigkeit, den Datenfluss zwischen mehreren Systemen zu verwalten. Bei einer mangelhaften Integration leidet die Datenqualität, und die Vorteile spezialisierter Tools werden untergraben. Der Beitrag empfiehlt, bei der Anbindung der Tools diszipliniert vorzugehen und sicherzustellen, dass die Daten sauber vom Finanzsystem zu den Spezialtools und zurück fließen.

Was sind konkret die Vorteile eines „Best-of-Breed“-Ansatzes für das Spesenmanagement?

Ein spezielles Spesenmanagementsystem ist vollständig auf die Arbeitsabläufe, Compliance-Anforderungen und die Bedürfnisse der Nutzer bei der Spesenabrechnung ausgerichtet. Dies bedeutet eine bessere mobile Belegerfassung, eine detailliertere Durchsetzung von Richtlinien, speziell entwickelte Genehmigungswege und eine engere Integration in die Buchhaltung, als es ein Allzwecktool als eines von vielen Modulen bieten kann.