Expense Management – Best-of-Breed or Best-of-Suite?

När du investerar i och inför ny programvara och nya applikationer i din verksamhet står du förmodligen också inför det klassiska valet mellan två olika strategier:

I korthetNär man väljer programvara för utgiftshantering står ekonomichefer inför det klassiska valet mellan ”Best-of-Breed” (att välja det bästa specialverktyget för varje funktion) och ”Best-of-Suite” (att samla allt hos en enda leverantör). Acubiz hävdar att ”Best-of-Breed” erbjuder överlägsen funktionalitet och användarupplevelse för specialiserade processer som utgiftshantering, samtidigt som moderna integrationer minskar den traditionella komplexiteten som uppstår vid hantering av flera leverantörer.

1. Branschledande, vilket avser en strategi att köpa in programvara och applikationer utifrån tanken att man vill ha de bästa verktygen till sitt förfogande för att lösa vissa uppgifter.
2. Det bästa ur sviten, vilket avser en strategi för inköp av programvara och applikationer som bygger på tanken att man vill koncentrera större delen av sitt samarbete till en enda leverantör.

Det finns för- och nackdelar med båda tillvägagångssätten, men överlag är det allmänt accepterat att ”Best-of-Breed” garanterar bättre funktionalitet inom olika nischområden samt ökad flexibilitet jämfört med ”Best-of-Suite”.

Bäst i sin klass – för- och nackdelar

Om du tillämpar en ”Best-of-Breed”-strategi utgår du från tanken att det finns verktyg som, inom ett specifikt funktions- eller nischområde, erbjuder den mest avancerade funktionaliteten i kombination med en oöverträffad användarupplevelse. Med andra ord avser begreppet ”Best-of-Breed-system” ”den bästa lösningen inom en viss kategori eller ett visst nischområde”.

När du väljer en ”Best-of-Breed”-strategi bygger du troligen upp din teknikplattform kring ett ekonomisystem som fungerar som en central knutpunkt, och därifrån kopplar du samman andra system och verktyg som uppfyller verksamhetens behov och krav inom olika nischer och processkategorier.

På det här sättet kan du få tillgång till verktyg som utmärker sig inom sina respektive områden. Underskatta inte värdet av detta.

De främsta fördelarna med ”Best-of-Breed” är:

1. Stor flexibilitet att välja den bästa lösningen.
2. Oberoende mellan verktygen.
3. Om en komponent slutar fungera kommer de övriga fortfarande att fungera.

Några av nackdelarna (eller områden som kräver särskild uppmärksamhet) med ”Best-of-Breed”-strategin är:

1. Er teknikplattform kan bli omfattande, vilket innebär att ni bör vara uppmärksamma på hur ni väljer att koppla ihop alla delar
2. Om du inte lyckas få data att flöda smidigt mellan systemen kommer rapportering, konsolidering och berikning snabbt att bli svåra att hantera.
3. Ni kommer att ha flera leverantörer och avtal att hantera.

Därför är integration ett nyckelord om man väljer en ”best-of-breed”-strategi. Och integrationsdelen kan bli komplicerad om man har en teknikstack som består av många olika verktyg för lika många olika processer.

Best-of-Suite – för- och nackdelar

Om du väljer att satsa på en helhetslösning går du med på tanken att ett enda samarbete med en stor leverantör ger flest fördelar. Många ERP-lösningar erbjuder, genom tilläggsmoduler, utökad funktionalitet som täcker andra affärsprocesser. Verkligheten är dock att nästan inga helhetsbaserade system kan uppfylla alla krav i din organisation.

Fördelarna med att satsa på en ”Best-of-Suite”-strategi är följande:

1. Du behöver bara ha kontakt med en leverantör, vilket gör det enklare att hantera relationen och avtalen.
2. Ur teknisk synvinkel kan det vara enklare att felsöka om något inte fungerar.
3. Du och dina användare kommer troligen att arbeta med ett gemensamt användargränssnitt istället för att växla mellan flera olika gränssnitt. (Du bör dock vara medveten om att detta inte nödvändigtvis ger den bästa användarupplevelsen.)

Nackdelarna med Best-of-Suite är:

1. I de flesta fall kommer du att behöva göra avkall på vissa funktioner och egenskaper som ingår i tilläggsmodulerna till ERP-systemet.
2. Det finns vissa risker förknippade med att koncentrera samarbetet till en enda leverantör. Om något går sönder kan det drabba många användare.
3. Du kommer att behöva avstå från flexibilitet, eftersom ”Best-of-Suite”-lösningar ofta är mycket stela.

Saker att tänka på innan du väljer en metod

Inom vårt expertområde (eller nischområde), resor och kostnadshantering, ser vi ofta att leverantörer av ERP-system eller lönesystem erbjuder tilläggsmoduler med funktioner för att hantera medarbetarnas utgifter. Ibland erbjuds detta till och med kostnadsfritt. 

Uttrycket ”gratis” kan ofta verka lockande, särskilt om du redan betalar för ett förstklassigt verktyg inom det aktuella området. Det är dock viktigt att du kommer ihåg att ta hänsyn till de dolda kostnaderna som lätt kan undgå din uppmärksamhet om du väljer ett gratis (eller nästan gratis) verktyg med begränsad funktionalitet. 

Priset är vanligtvis en av de faktorer som ERP- eller löneleverantören utnyttjar, och en smidig och enkel integration är ofta den andra faktorn. När man utvärderar den verkliga totalkostnaden (TCO), inklusive dolda kostnader och långsiktiga fördelar, blir det ofta något oklart vilka fördelar en ”Best-of-Suite”-strategi inom utgiftshanteringen medför. 

ERP och lönesystem Leverantörerna lägger huvudfokus på sin kärnprodukt, och när det gäller en res- och utgiftsmodul kommer du inte att se samma innovationsförmåga som hos en utvecklare som specialiserar sig på ”best-of-breed”-lösningar. Istället kommer du att upptäcka att funktioner som utländsk moms Återkrav, efterlevnad av policyer, funktioner för robotik och artificiell intelligens, godkännandeprocesser för advanced , komplexa fördelningsalternativ, dimensionsuppdelningar m.m. stöds inte av någon modul i ERP- eller lönesystemet. 

Utöver detta sker lanseringen av nya funktioner ofta enligt 6- eller 12-månaderscykler, medan leverantörer av specialiserade lösningar (”best-of-breed”) arbetar med betydligt tätare lanseringar. Detta innebär att kunderna får tillgång till nya funktioner mycket snabbare.

De direkta kostnaderna för att skaffa en tilläggsmodul till ert ERP- eller lönesystem kan, som nämnts, verka låga. Vi har dock påpekat att en sådan modul i de flesta fall inte erbjuder samma grad av automatisering och funktionalitet som en specialiserad programvara. 

Detta innebär att kostnaderna (kopplade till handläggningstiden) inte kan minskas i samma utsträckning som är möjligt med en ”best-of-breed”-lösning. Dessutom kommer funktioner för analys och uppföljning, om de överhuvudtaget finns, sannolikt inte att kunna ge tillräcklig insikt i organisationens utgiftsmönster. Detta begränsar möjligheterna att både optimera och upptäcka bedrägligt beteende inom området.

Vilken strategi bör man följa när det gäller kostnadshantering?

Inom vårt område ser vi också att kreditkort leverantörer som erbjuder tilläggstjänster i form av applikationer med funktioner för att hantera och godkänna anställdas utgifter. Detta kan jämföras med ”Best-of-Suite”, som beskrivits ovan, och det är troligen kreditkortsleverantören som kommer att dra störst nytta av detta genom att binda dig ännu hårdare till sig.

Om du någon gång vill byta betalkort kommer du plötsligt också att behöva ta itu med besväret att byta utgiftssystem. Fråga dig själv om det verkligen är önskvärt? Gör dig istället en tjänst och leta efter kreditkortsleverantörer som har ett nära samarbete med oberoende leverantörer av de bästa lösningarna inom respektive område.

I slutändan handlar det förstås helt och hållet om vilka krav din organisation ställer på hanteringen av resekostnader. Som exempel har vi kunder som behöver kunna fördela kostnader på mer än 30 000 dimensioner fördelade på sina kunder, ärenden och projekt. Det finns inget tillägg till ett ERP- eller lönesystem som klarar detta. Det finns inte heller någon app från en kreditkortsleverantör som klarar det. 

Det finns naturligtvis organisationer med mycket grundläggande krav när det gäller utgiftshantering. För dem räcker det förmodligen med ett tilläggsmodul till deras ERP- eller lönesystem. När du gör din utvärdering måste du dock alltid ha i åtanke att kraven inom din verksamhet ständigt utvecklas och förändras. Därför lönar det sig att sätta på helljuset när du väger ”Best-of-Breed” mot ”Best-of-Suite”.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan programvarustrategierna ”Best-of-Breed” och ”Best-of-Suite”?

”Best-of-Breed” innebär att man väljer det marknadsledande specialverktyget för varje specifikt behov och accepterar att man måste hantera relationer med flera leverantörer. ”Best-of-Suite” innebär att man konsoliderar sin programvarustack hos en enda leverantör som tillhandahåller tillräcklig funktionalitet inom flera områden. ”Best-of-Breed” ger vanligtvis bättre funktionalitet och användarupplevelse inom varje nisch, medan ”Best-of-Suite” minskar komplexiteten i integrationen och arbetsbördan i samband med leverantörshanteringen.

Är det bättre att köpa en lösning för utgiftshantering som en del av ett ERP-system eller som en fristående lösning?

I inlägget argumenteras för ”Best-of-Breed”: en specialiserad lösning för utgiftshantering som Acubiz erbjuder mer avancerad funktionalitet och en bättre användarupplevelse än utgiftsmodulen i ett allmänt ERP-system. Det viktigaste är att se till att det fristående verktyget integreras smidigt med ert ERP-system som central knutpunkt, vilket blir allt enklare tack vare moderna API-baserade lösningar.

Vilka är de största riskerna med en ”best-of-breed”-strategi?

De främsta riskerna är en omfattande teknikstack och behovet av att hantera dataflöden mellan flera system. Om integrationen genomförs på ett bristfälligt sätt försämras datakvaliteten och fördelarna med specialiserade verktyg undergrävs. I inlägget rekommenderas att man är noggrann med hur verktygen kopplas samman och ser till att dataflödena fungerar smidigt från ekonomisystemet till specialverktygen och tillbaka.

Vilka är fördelarna med ”Best-of-Breed”-lösningar just när det gäller kostnadshantering?

Ett specialiserat system för utgiftshantering är helt utformat utifrån arbetsflödena, efterlevnadskraven och användarupplevelsen vid utgiftshantering. Detta innebär bättre mobil inläsning av kvitton, mer detaljerad tillämpning av riktlinjer, specialanpassade godkännandeprocesser och tätare integration med bokföringssystemet än vad ett allmänt verktyg kan erbjuda när det ingår som en av många moduler.