New bill means new requirements for digital accounting

Det er efterhånden ved at være flere årtier siden, at den første bølge af digitalisering rullede ind over erhvervslivet. I første omgang for at få sat strøm til analoge medier, så de kunne digitaliseres. Vi står i dag i den fjerde bølge af digitalisering, hvor kunstig intelligens og robotteknologi bliver implementeret for at understøtte den måde, vi i dag træffer beslutninger på.

TL;DREt forslag til ændring af den danske regnskabslov vil pålægge virksomheder med en årlig nettoomsætning på over 300.000 DKK at opbevare alt regnskabsmateriale digitalt og registrere transaktioner senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen. Virksomheder, der ikke overholder kravene, risikerer bøder på op til 1.500.000 DKK, hvilket gør overgangen fra papirbaseret udgiftshåndtering til et digitalt system som Acubiz til en nødvendighed for at overholde lovgivningen – ikke blot en effektivitetsforbedring.

Der er stadig mange organisationer, der endnu ikke har taget digitaliseringen til sig og digitaliseret de fysiske og analoge medier. Det kommer nu til at ændre sig. Der er fremsat et forslag om at ændre Den danske bogføringslov. Forslaget forventes at træde i kraft den 1.^st Juli 2022. En ændring af loven vil få stor betydning for de virksomheder, der i øjeblikket ikke opbevarer deres regnskabsmateriale digitalt.

Krav om digital opbevaring

I det foreslåede lovforslag fastsættes det nemlig, at regnskabsmateriale og fakturahåndtering skal fremover opbevares digitalt. Derudover skal der opretholdes en digital sikkerhedskopi, og vigtigst af alt vil det ikke længere være lovligt at opbevare regnskabsmateriale i fysisk form. De nye opbevaringskrav skal gælde for virksomheder med en årlig nettoomsætning på over 300.000 DKK, for regnskabsårmed virkning fra den 1. januar 2023 eller senere. Der er ikke noget krav om digitalisering af regnskabsmateriale fra tidligere regnskabsår, men det anbefales, at virksomheder, der ikke er i stand til at opfylde de nye krav i regnskabslovgivning kan straffes med bøder på op til 1.500.000 DKK.

Hurtig registrering

Desuden indeholder forslaget også et krav om, at alt regnskabsmateriale skal registreres senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen. Afhængigt af, hvad der præcist menes med »registreret«, vil mange virksomheder være nødt til at gennemgå deres interne processer for registrering og bogføring udgifter:

– Det ser ikke godt ud for de virksomheder, der, når de modtager en faktura eller et kontoudtog fra deres kortudsteder, videresender de relevante posteringer til den enkelte medarbejder eller kortindehaver, som derefter vedhæfter sin kvitteringer »… og sender det hele tilbage til godkendelse igen,« siger Puk Askøe Bak, implementerings consultant hos Acubiz.

- Nu skal vi naturligvis først lige se, hvad der ligger i at registrere inden for 10 dage. Men som jeg tolker det, så skal alle oplysninger, der skal bruges til bogføring være registreret, men ikke nødvendigvis bogført, inden for 10 dage. Så uanset, hvordan den endelige lovgivning kommer til at være, så ændrer det ikke på, at virksomheder der manuelt fordeler og håndterer bilag, fakturaer og andet bogføringsmateriale, de får sandsynligvis problemer med at holde sig inden for de 10 dage, fortsætter Puk.

Forslaget til ændring af den danske regnskabslov, som er fremsat af Dansk Erhvervsstyrelse, skal behandles i Folketinget i februar. Vi vil naturligvis følge op på eventuelle nye oplysninger vedrørende forslaget.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad indebærer det foreslåede ændringsforslag til den danske regnskabslov?

Det foreslåede lovforslag indebærer, at alt regnskabsmateriale og alle fakturaer fremover skal opbevares digitalt, og at der skal opbevares en digital sikkerhedskopi. Fysisk opbevaring af regnskabsmateriale vil ikke længere være tilladt. Loven gælder for virksomheder med en årlig nettoomsætning på over 300.000 DKK for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2023 eller senere.

Hvor stor er bøden for manglende overholdelse af de nye krav til digital bogføring?

Virksomheder, der ikke opfylder de nye krav i regnskabsloven, kan blive pålagt bøder på op til 1.500.000 DKK. Dette gør overholdelse af lovgivningen til en betydelig økonomisk risiko for virksomheder, der fortsat opbevarer regnskabsmateriale i fysisk form efter den fastsatte frist.

Hvor hurtigt skal fakturaer og regnskabsdokumenter registreres i henhold til den nye lov?

Forslaget indeholder et krav om, at alt regnskabsmateriale skal registreres senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen. Dette berører virksomheder, der i øjeblikket sender kontoudtog til de enkelte medarbejdere, så de kan kvittere for modtagelsen, inden de videresendes til økonomiafdelingen – en almindelig arbejdsgang, der ofte medfører forsinkelser på langt over 10 dage.

Hvordan hjælper Acubiz virksomheder med at overholde den nye regnskabslov?

Acubiz digitaliserer hele udgiftsprocessen fra registrering af kvitteringer til eksport til regnskabet og sikrer, at al dokumentation gemmes elektronisk med tidsstempler fra transaktionstidspunktet. Dette opfylder både kravet om digital opbevaring og fristen på 10 dage for registrering, samtidig med at der opretholdes et komplet, søgbart revisionsspor i den krævede opbevaringsperiode på fem år.