New bill means new requirements for digital accounting

Useita vuosikymmeniä sitten näimme, kuinka digitalisoinnin ensimmäinen aalto pyyhkäisi liike-elämän yli. Alun perin tarkoituksena oli mahdollistaa analogisten tallenteiden digitointi. Nykyään olemme digitalisoinnin neljännessä aallossa, jossa tekoälyä ja robotiikkaa hyödynnetään support .

TL;DRTanskan kirjanpitolakiin ehdotetun muutoksen mukaan yritysten, joiden vuotuinen nettoliikevaihto ylittää 300 000 DKK, on säilytettävä kaikki kirjanpitomateriaali digitaalisesti ja kirjattava liiketoimet 10 työpäivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Säännöksiä rikkoville yrityksille voidaan määrätä jopa 1 500 000 DKK:n sakkoja, minkä vuoksi siirtyminen paperipohjaisesta kulujen käsittelystä Acubizin kaltaiseen digitaaliseen järjestelmään on paitsi tehokkuuden parantamista myös lakisääteinen velvoite.

On edelleen monia organisaatioita, jotka eivät ole vielä ottaneet digitalisointia käyttöön eivätkä ole digitalisoineet fyysisiä ja analogisia tallennusvälineitä. Tilanne on nyt muuttumassa. On esitetty ehdotus, jonka mukaan Tanskan kirjanpitolaki. Ehdotuksen on tarkoitus tulla voimaan 1.^st Heinäkuu 2022. Lainmuutos on erittäin merkittävä niille yrityksille, jotka eivät tällä hetkellä säilytä kirjanpitomateriaaliaan digitaalisesti.

Digitaalisen tallennustilan vaatimukset

Ehdotetussa lainsäädännössä todellakin määrätään, että kirjanpitomateriaalit ja laskujen hallinta on jatkossa säilytettävä digitaalisessa muodossa. Lisäksi on huolehdittava digitaalisesta varmuuskopiosta, ja mikä tärkeintä, kirjanpitomateriaalin säilyttäminen paperimuodossa ei enää ole lainmukaista. Uusien säilytysvaatimusten on tarkoitus koskea yrityksiä, joiden vuotuinen nettoliikevaihto on yli 300 000 DKK, sillä tilikausi1. tammikuuta 2023 alkaen tai myöhemmin. Aikaisempien tilikausien kirjanpitomateriaalien digitalisointia ei vaadita, mutta suositellaan, että yritykset, jotka eivät pysty täyttämään uuden kirjanpitolaki voidaan määrätä sakkoja, joiden määrä on enintään 1 500 000 DKK.

Pikarekisteröinti

Lisäksi ehdotuksessa vaaditaan, että kaikki kirjanpitomateriaali on rekisteröitävä viimeistään 10 työpäivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Riippuen siitä, mitä ”rekisteröinti” tarkalleen ottaen tarkoittaa, monien yritysten on tarkasteltava sisäisiä prosessejaan rekisteröinnin ja kirjanpito kulut:

– Tilanne ei näytä hyvältä niille yrityksille, jotka saadessaan laskun tai tiliotteen kortin myöntäjältä lähettävät kyseiset kirjanpitotiedot yksittäiselle työntekijälle tai kortinhaltijalle, joka sitten liittää niihin omansa kuitit ja lähettää kaiken uudelleen hyväksyttäväksi, kertoo Acubizin käyttöönotto consultant i Puk Askøe Bak.

– Nyt meidän on tietysti odotettava ja katsottava, mitä ”10 päivän rekisteröintiaika” tarkoittaa. Minun tulkintani mukaan kaikki kirjanpitoon käytettävät tiedot on kuitenkin rekisteröitävä 10 päivän kuluessa, mutta niitä ei välttämättä tarvitse kirjata kirjanpitoon. Joten riippumatta siitä, millainen lopullinen lainsäädäntö tulee olemaan, se ei muuta sitä tosiasiaa, että yrityksillä, jotka jakavat ja käsittelevät kuluja, laskuja ja muuta kirjanpitomateriaalia manuaalisesti, on todennäköisesti vaikeuksia pysyä 10 päivän aikarajassa, Puk jatkaa.

Ehdotus Tanskan kirjanpitolain muuttamiseksi, jonka on jättänyt Tanskan elinkeinovirasto, on määrä käsitellä Tanskan parlamentissa helmikuussa. Tietenkin seuraamme tarkasti kaikkia ehdotukseen liittyviä uusia kehityskulkuja.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä Tanskan kirjanpitolain ehdotetussa muutoksessa vaaditaan?

Ehdotetun lakimuutoksen mukaan kaikki kirjanpitomateriaalit ja laskut on jatkossa säilytettävä digitaalisesti, ja niistä on pidettävä digitaalinen varmuuskopio. Kirjanpitomateriaalien fyysinen säilyttäminen ei enää ole sallittua. Laki koskee yrityksiä, joiden vuotuinen nettoliikevaihto on yli 300 000 DKK, ja se tulee voimaan 1. tammikuuta 2023 tai sen jälkeen alkavilla tilikausilla.

Mikä on sakko, jos uusia digitaalisen kirjanpidon vaatimuksia ei noudateta?

Yrityksille, jotka eivät täytä kirjanpitolain uusia vaatimuksia, voidaan määrätä jopa 1 500 000 DKK:n sakkoja. Tämän vuoksi vaatimusten noudattamatta jättäminen on merkittävä taloudellinen riski yrityksille, jotka jatkavat kirjanpitomateriaalien hallinnointia paperimuodossa määräajan umpeuduttua.

Kuinka nopeasti laskut ja kirjanpitodokumentit on kirjattava uuden lain mukaisesti?

Ehdotuksessa vaaditaan, että kaikki kirjanpitomateriaali on rekisteröitävä viimeistään 10 työpäivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Tämä koskee yrityksiä, jotka tällä hetkellä lähettävät tiliotteet yksittäisille työntekijöille allekirjoitettavaksi ennen niiden välittämistä talousosastolle – tämä yleinen työnkulku aiheuttaa usein viivästyksiä, jotka ylittävät reilusti 10 päivää.

Miten Acubiz auttaa yrityksiä noudattamaan uutta kirjanpitolakia?

Acubiz digitalisoi koko kulujen käsittelyprosessin kuitien tallennuksesta kirjanpitoon vientiin saakka ja varmistaa, että kaikki asiakirjat tallennetaan sähköisesti varustettuna tapahtumahetken aikaleimoilla. Tämä täyttää sekä digitaalisen tallennusvaatimuksen että 10 päivän kirjaamisajan, samalla kun järjestelmä säilyttää täydellisen ja hakukelpoisen kirjausketjun vaaditun viiden vuoden säilytysajan ajan.