What are the practical benefits of using an approved digital accounting program?

The main benefits are compliance assurance with no need to verify requirements yourself, significant time savings on administrative tasks, guaranteed data backups held by the provider for authorities, and much stronger IT security for your financial records. The approved status means the Danish Business Authority has already vetted the system.

How do I know if an accounting system is approved under the new Danish Bookkeeping Act?

The Danish Business Authority maintains a public register of bookkeeping systems that meet all current requirements. If your system appears on this register, it has been formally vetted. If it is not on the list, you are personally responsible for verifying and demonstrating compliance.

What does an approved digital accounting system need to do with data backups?

Providers of approved digital bookkeeping systems are required to be able to supply a secure backup of your accounting records to relevant authorities on request. This removes the risk of data loss and ensures your financial history is preserved and accessible even if you change systems.

What steps should a company take to transition to a compliant digital bookkeeping system?

Start by selecting an approved program from the Danish Business Authority's register that fits your company's size and needs. Plan the implementation with a realistic timeline, migrate existing records, train your team, and document your bookkeeping procedures. Set your go-live date to meet your specific compliance deadline.

Hyväksyttyjen digitaalisten kirjanpito-ohjelmistojen edut

Uusi kirjanpitolaki edellyttää digitaalista kirjanpitoa, mikä asettaa tiettyjä vaatimuksia käyttämällesi ohjelmistolle. Hyväksytyn digitaalisen kirjanpito-ohjelman valitseminen varmistaa säännösten noudattamisen, säästää aikaa ja rahaa, takaa kirjanpitotietojen varmuuskopioinnin ja parantaa taloudellisten tietojen tietoturvaa.

TL;DRTanskan uuden kirjanpitolain mukaan yritysten on käytettävä hyväksyttyä digitaalista kirjanpito-ohjelmaa, ja siitä koituvat edut ulottuvat selvästi lakisääteisten vaatimusten täyttämisen ulkopuolelle: ajansäästö, automaattiset tietojen varmuuskopioinnit, parannettu tietoturva ja hallinnollisten kustannusten väheneminen ovat kaikki konkreettisia etuja. Acubiz esittelee käytännönläheisen siirtymäsuunnitelman yrityksille, jotka ovat siirtymässä uuteen järjestelmään.

Hyväksytyn digitaalisen kirjanpito-ohjelman käytön edut

Tanskan elinkeinoviraston hyväksymän ja rekisteröimän digitaalisen kirjanpito-ohjelman valinnalla on useita ilmeisiä etuja:

Vaatimustenmukaisuuden varmistaminen: Voit olla varma, että järjestelmä täyttää nykyiset vaatimukset, mikä keventää huomattavasti työtaakkaasi. On kuitenkin edelleen sinun vastuullasi varmistaa, että kaikki asiakirjat ja tiedot tallennetaan järjestelmään.
Ajan säästö: Säästät lukemattomia tunteja asiakirjojen kirjaamiseen liittyvissä hallinnollisissa tehtävissä, laskut, kuitit, sekä muut kirjanpitomateriaalit. Tämä ei ainoastaan säästä aikaa, vaan tuo myös huomattavia taloudellisia säästöjä.
Tietojen varmuuskopiointi: Voit olla varma, että sinulla on kopio tilitiedoistasi. Digitaalisten palvelujen tarjoajat kirjanpito järjestelmien on kyettävä toimittamaan turvallinen varmuuskopio asianomaisille viranomaisille.
Parannettu tietoturva: Sinun ei tarvitse huolehtia tietoteknisestä rikollisuudesta. Kirjanpitomateriaalien säilytyksen tietoturva on huomattavasti parempi ja vakaampi.

Yrityksesi siirtyminen digitaaliseen kirjanpitoon

Kun yrityksesi joutuu noudattamaan uusia digitaalisen kirjanpidon vaatimuksia, on olennaisen tärkeää, että sinulla on selkeä suunnitelma digitaalisen kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoa varten.
Seuraavassa on muutamia konkreettisia vinkkejä siitä, miten siirtyminen digitaaliseen kirjanpitoon sujuu mahdollisimman sujuvasti ja saumattomasti.

1. Valitse sopiva kirjanpito-ohjelma

Aloita valitsemalla kirjanpito-ohjelma, jonka uskot täyttävän kirjanpitovaatimukset. Jos järjestelmä on luettelossa Tanskan elinkeinoviraston julkinen rekisteri, se takaa, että viranomainen on tarkastanut järjestelmän.
Varmista, että kirjanpito-ohjelma sopii yrityksesi kokoon ja erityistarpeisiin.

2. Suunnittele toteutus

Laadi yksityiskohtainen suunnitelma kirjanpito-ohjelman käyttöönotosta. Valitse vastuuhenkilöt, jotka valvovat siirtymistä uuteen järjestelmään.

3. Kouluta työntekijöitäsi uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöön

Varmistakaa, että kaikki uuteen kirjanpitojärjestelmään osallistuvat työntekijät saavat asianmukaisen koulutuksen uuden ohjelman käytöstä.
Monet kirjanpito-ohjelmat tarjoavat kursseja ja työpajoja, joiden avulla varmistetaan, että käyttäjät osaavat käyttää järjestelmää oikein.
Acubiz digital kulujen hallinta voidaan helposti integroida hyväksyttyihin ja rekisteröityihin kirjanpitojärjestelmiin.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat hyväksytyn digitaalisen kirjanpito-ohjelman käytön käytännön edut?

Tärkeimpiä etuja ovat vaatimustenmukaisuuden varmistaminen ilman tarvetta tarkistaa vaatimuksia itse, huomattava ajansäästö hallinnollisissa tehtävissä, palveluntarjoajan viranomaisten puolesta säilyttämät taatut tietovarmuuskopiot sekä huomattavasti vahvempi tietoturva kirjanpitotiedoillesi. Hyväksytty-status tarkoittaa, että Tanskan elinkeinovirasto on jo tarkastanut järjestelmän.

Mistä tiedän, onko kirjanpitojärjestelmä hyväksytty uuden tanskalaisen kirjanpitolain mukaisesti?

Tanskan elinkeinovirasto ylläpitää julkista rekisteriä kirjanpitojärjestelmistä, jotka täyttävät kaikki voimassa olevat vaatimukset. Jos järjestelmäsi löytyy tästä rekisteristä, se on virallisesti tarkastettu. Jos se ei ole luettelossa, olet itse vastuussa vaatimustenmukaisuuden tarkistamisesta ja osoittamisesta.

Miten hyväksytyn digitaalisen kirjanpitojärjestelmän tulisi toimia tietojen varmuuskopioinnin suhteen?

Hyväksyttyjen digitaalisten kirjanpitojärjestelmien tarjoajien on pystyttävä toimittamaan pyynnöstä viranomaisille turvallinen varmuuskopio kirjanpitotiedoistasi. Tämä poistaa tietojen menettämisen riskin ja varmistaa, että kirjanpitohistoriasi säilyy ja on käytettävissä, vaikka vaihtaisitkin järjestelmää.

Mitä toimenpiteitä yrityksen tulisi toteuttaa siirtyäkseen säännösten mukaisiin digitaalisiin kirjanpitojärjestelmiin?

Aloita valitsemalla Tanskan elinkeinoviraston rekisteristä hyväksytty ohjelma, joka sopii yrityksesi kokoon ja tarpeisiin. Suunnittele käyttöönotto realistisen aikataulun mukaisesti, siirrä olemassa olevat tiedot uuteen järjestelmään, kouluta henkilöstöäsi ja dokumentoi kirjanpitomenettelyt. Määritä käyttöönottopäivä siten, että se vastaa yrityksesi lakisääteistä määräaikaa.