Digitaalinen kirjanpito, osa 4: Käyttökokemus

[...]:n digitalisointi ja automatisointi kirjanpito ja kirjanpitoprosessien digitalisointi on trendi, jolla on taatusti pitkä elinkaari. Olen aiemmin kirjoittanut blogissani aiheesta eri näkökulmista, ja tosiasia on, että organisaation hallinnollisten prosessien digitalisoinnista on saatavissa valtava määrä etuja.

TL;DRKäyttäjien sitoutuminen on yleisin yksittäinen syy siihen, että taloushallinnon digitalisointihankkeet eivät tuota odotettuja tuloksia, ja tutkimukset vahvistavat, että laadukas käyttökokemus määrää suoraan sen, toteutuvatko odotetut tuottavuusparannukset. Taloushallinnon johtajien, jotka valitsevat ohjelmistoa support automaatiota varten, tulisi arvioida käyttökokemusta yhtä perusteellisesti kuin toiminnallisuutta ja hintaa.

Digitoinnin ja automaation tiellä eteneminen tarkoittaa uusien ohjelmistotyökalujen ja uusien työskentelytapojen käyttöönottoa. Ja kuka tahansa, joka on yrittänyt ottaa käyttöön uuden ohjelmistoratkaisun organisaatiossa, voi kertoa, että kaikkein jännittävin osa on se, miten työntekijät ottavat ohjelmiston vastaan. Pitävätkö he siitä vai eivät?

Tässä blogikirjoituksessa tarkastelen käyttäjäkeskeisyyden merkitystä sekä laadukkaan käyttökokemuksen – eli lyhyesti sanottuna UX:n – tärkeyttä. Uskokaa minua, se on todella tärkeää!

Miksi kirjanpito ja tilinpäätös tulisi digitalisoida ja automatisoida?

Aloitetaan tilannekuvauksella. Kuten jo mainittiin, digitalisoinnin edut ja hyödyt ovat lukuisat. Yleisellä tasolla hyötyinä ovat tuottavuuden kasvu, virheiden väheneminen, resurssien parempi hyödyntäminen sekä tarkemmat tiedot raportointia ja analysointia varten. Paradoksaalisesti monet kuitenkin epäröivät digitalisointityön aloittamista.

Yksi syy tähän on edellä mainittu epäröinti, joka liittyy uuden ohjelmiston käyttöönottoon ja jo toimivan prosessin uudistamiseen. Päättäjät pelkäävät yksinkertaisesti, että käyttäjät eivät omaksu support tarvittavaa uutta teknologiaa, jolloin odotettuja hyötyjä ei voida hyödyntää. Toisaalta voidaan myös sanoa, että hyötyjä ei voida hyödyntää myöskään silloin, kun vain istutaan ja pelätään prosessin muuttamista. Joka tapauksessa huoli on todellinen, sillä käyttäjien omaksuminen on ratkaisevan tärkeää uuden ohjelmiston onnistuneelle käyttöönotolle.

On osoitettu, että a Erinomainen käyttökokemus voi vaikuttaa merkittävästi odotettujen hyötyjen saavuttamiseksi. Kun valitaan ohjelmistoa support digitalisointihankkeen toteuttamiseen, on erittäin suositeltavaa ottaa käyttökokemus huomioon tärkeänä arviointikriteerinä.

Käyttäjälähtöinen kehitys

Ohjelmistokehitykseen on monia lähestymistapoja, mutta uskon vakaasti, että käyttäjien ja käyttökokemuksen asettaminen etusijalle kaikessa kehitystyössä. Se vaatii enemmän resursseja, koska se edellyttää panostuksia kaikkien niiden käyttäjäryhmien tarpeiden ja vaatimusten ymmärtämiseen, joiden on tarkoitus käyttää ohjelmistoa päivittäin.

Jos puhumme taloushallinnon eri prosesseista, joissakin järjestelmissä käyttäjinä ovat yksinomaan taloushallinnon ammattilaiset, mutta toisissa järjestelmissä käyttäjiä löytyy myös organisaation muista työntekijäryhmistä. Tämä tarkoittaa, että kyseessä voi olla suuri työmäärä, joka liittyy eri käyttäjätyyppien kartoittamiseen ja ymmärtämiseen sekä sellaisen käyttökokemuksen suunnitteluun, joka vastaa asianmukaisesti kaikkien tarpeita. Tässä asiassa ei ole oikoteitä – voin todistaa sen omasta kokemuksestani.

Itse asiassa on monia esimerkkejä siitä, että käyttäjäkeskeisyys puuttuu, kun tarkastellaan erilaisia ohjelmistoratkaisuja support prosessien support . Yksi suosikkiesimerkkini ovat ERP- ja taloushallintojärjestelmät. Ne on kehitetty ensisijaisesti taloushallinnon ammattilaisille, mutta tiettyjen lisämoduulien kohderyhmänä ovat muut käyttäjätyypit. Tällaisia voivat olla esimerkiksi toimittajien laskujen hallintamoduuli, kulujen hallintamoduuli tai projektituntien kirjaamismoduuli. Usein ERP- ja taloushallintojärjestelmien kehittäjät unohtavat tämän, mikä tarkoittaa, että käyttökokemus ei ole kohdallaan. Ei ole myöskään vaikea kuvitella, että asiat menevät pieleen, kun kirjanpitäjälle suunniteltu käyttökokemus joutuu myyntiedustajan käyttöön.

Monissa tapauksissa kyseessä on erikoistunut Luokkansa paras ohjelmistoratkaisut, jotka pystyvät tarjoamaan erottuvan käyttäjäkeskeisyyden, edellyttäen että toimittaja on panostanut siihen.

Käyttöliittymä vaikuttaa käyttökokemukseen

Käyttäjäkokemukseen kuuluu selvästikin useita elementtejä, jotka yleisellä tasolla keskittyvät käyttäjien ongelmien ratkaisemiseen. Käyttöliittymä on kuitenkin erittäin tärkeä osa kokemusta. Kun puhutaan mobiilisovelluksesta, kyse on navigointiin käytettävien näyttöjen visuaalisesta suunnittelusta, asettelusta, painikkeista, värimaailmasta, fontista, animaatioista, valikoista ja niin edelleen.

Jos käyttöliittymä on sekava, vaikeasti navigoitava tai jopa visuaalisesti epätyydyttävä, se aiheuttaa ongelmia käyttäjien omaksumisessa. Toisaalta, jos käyttöliittymä on intuitiivinen, itsestään selvä, helppo navigoida ja visuaalisesti houkutteleva, käyttäjien omaksuminen sujuu paljon sujuvammin.

The Acubiz Way

The Acubiz Way on termi, joka kattaa koko parhaiden käytäntöjen lähestymistapamme Kulujen hallinta. Tärkeä osa The Acubiz Way -palvelua on käyttäjien toimintaympäristön ymmärtäminen. Kulujenhallintaprosessi on ankkuroitu taloushallintoon, mutta se on samalla prosessi, joka ulottuu organisaation muihin osiin ja siten myös muihin käyttäjiin. Tämä johtuu siitä, että juuri siellä kulut syntyvät. Siksi ohjelmistotyökalut on kehitettävä juuri näiden käyttäjien lähtökohdista käsin. Tämä painopiste on ollut kehitystyömme johtotähtenä jo monien vuosien ajan, ja olemme panostaneet huomattavasti resursseja siihen, että saamme tämän toimimaan oikein.

Ei ole epäilystäkään siitä, että hyvin suunniteltu ja harkittu käyttökokemus lisää merkittävästi käyttöönoton onnistumisastetta. Ja kuten aiemmin mainitsin, laadukas käyttökokemuksen ja käyttöliittymän suunnittelu vaatii paljon resursseja – riippumatta siitä, miten asiaan lähestytään. Toisin sanoen, tällä on hintansa. Ja aivan kuten monilla muillakin aloilla, myös tässä hinta ja laatu kulkevat käsi kädessä.

Muuten, tiimini on kirjoittanut ohjelmistojen käyttöönottoa käsittelevä e-kirja. Se käsittelee prosessin kaikkia näkökohtia, mukaan lukien käyttäjäkeskeisyyden merkityksen. E-kirjan voi ladata ilmaiseksi.

Onnea kirjanpidon digitalisointiin.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi rahoitusalan digitalisointihankkeet eivät useinkaan tuota odotettuja hyötyjä?

Yleisin syy on käyttäjien heikko sitoutuminen. Jos työntekijät eivät ota uutta ohjelmistoa omakseen, prosessi ei todellisuudessa muutu investoinnista huolimatta. Päätöksentekijät ovat usein tietoisia tästä riskistä, mikä paradoksaalisesti saa heidät lykkäämään digitalisointia kokonaan, vaikka toimimattomuus tarkoittaa myös sitä, ettei tuottavuus parane.

Kuinka paljon käyttökokemus todellisuudessa vaikuttaa ohjelmiston käyttöönoton onnistumiseen?

Tutkimukset vahvistavat, että erinomainen käyttökokemus edistää merkittävästi uuden järjestelmän odotettujen hyötyjen toteutumista. Huono käyttökokemus johtaa järjestelmän vähäiseen käyttöönottoon, kiertotapojen käyttöön ja lopulta järjestelmän hylkäämiseen. Taloushallinnon ohjelmistoja arvioitaessa käyttökokemusta tulisi pitää liiketoiminnan kannalta kriittisenä vaatimuksena, ei valinnaisena ominaisuutena.

Mihin talousjohdon edustajien tulisi kiinnittää huomiota arvioidessaan kulujenhallinta- tai kirjanpito-ohjelmistojen käyttökokemusta?

Etsi ohjelmistoa, joka on helppokäyttöinen myös muille kuin taloushallinnon käyttäjille, toimii hyvin mobiililaitteilla, minimoi tehtävän suorittamiseen tarvittavien vaiheiden määrän ja antaa selkeää palautetta. Ihannetapauksessa kannattaa järjestää pilottikokeilu todellisten työntekijöiden kanssa ennen lopullista päätöstä. Taloushallinnon näkemys siitä, mikä on ”helppoa”, eroaa usein merkittävästi organisaation muiden osastojen näkemyksistä.

Mitkä ovat kirjanpito- ja tilinpäätösprosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin tärkeimmät edut?

Tärkeimpiä etuja ovat työntekijöiden tuottavuuden kasvu, virheiden väheneminen, resurssien parempi kohdentaminen sekä tarkemmat tiedot raportointia ja analysointia varten. Nämä edut toteutuvat kuitenkin vain, jos ohjelmisto otetaan käyttöön asianmukaisesti. Käyttäjäkokemus (UX) ratkaisee, toteutuuko käyttöönotto vai ei.