Time registration – all the stuff that your Excel-sheets doesn’t do!

Työajan kirjaaminen on yhä tärkeämpää kaikenlaisille työnantajille. Ei pelkästään niiden liiketoiminnallisten etujen vuoksi, joita saadaan, kun yrityksen resurssien käytöstä saadaan tarkka yleiskuva, vaan myös siksi, että Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen tapaus, jonka ennakkoratkaisu annettiin vuonna 2019. Tarkemmin sanottuna tässä tuomiossa todetaan, että jäsenvaltioiden on huolehdittava siitä, että työnantajat ottavat käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että työntekijät kirjaavat päivittäisen todellisen työaikansa. Näin varmistetaan, että työntekijän oikeuksia, jotka liittyvät viikoittaisen enimmäistyöajan sekä päivittäisten ja viikoittaisten lepoaikojen noudattamiseen, kunnioitetaan. Tuomio herättää useita kysymyksiä siitä, miten tämä kirjaamisvelvollisuus voidaan toteuttaa käytännössä. Meillä Acubizilla on varsin hyvä käsitys siitä, miten tämä hoidetaan, mutta palaan siihen myöhemmin.

TL;DREuroopan unionin tuomioistuimen vuonna 2019 antaman tuomion mukaan EU:n työnantajien on otettava käyttöön järjestelmät, joilla kirjataan työntekijöiden todelliset päivittäiset työtunnit, jolloin työajan kirjaamisesta tulee lakisääteinen velvollisuus eikä pelkästään johdon suositus. Acubiz täyttää tämän vaatimuksen digitaalisten työajan kirjaustoimintojensa avulla, jotka tuottavat myös liiketoiminnallista lisäarvoa parantamalla resurssisuunnittelua ja tarkentamalla asiakaskirjanpitoa.

”Aika on rahaa”

Jos jätämme hetkeksi sivuun oikeudelliset seuraukset, on aina sanottu, että ”aika on rahaa”. Jotkut saattavat pitää tätä sanontaa kliseisenä tai triviaalisena, mutta tiedämme kuitenkin, että siinä on perää. Siksi on selvää, että jokaisen yrityksen on hallittava hyvin työajan kirjaaminen, jotta voidaan luoda kattava yleiskuva työntekijöistä, heidän tehtävistään ja niihin käytetystä ajasta. Tämä on tärkeää sekä työntekijäresurssien kohdentamisen optimoimiseksi että esimerkiksi tarkkojen perustietojen luomiseksi asiakkaille tai tilaajille lähetettäviä laskuja varten.

Tehokas työajan seurantajärjestelmä on tärkeä osa liiketoimintaa, jos tavoitteena on hallita yritystä ja saada kattava käsitys projekteihin, asiakkaisiin ja tapauksiin liittyvästä taloudellisesta tuloksesta. Jotta tämä työ sujuisi mahdollisimman helposti ja vaivattomasti, digitalisaatio astuu kuvaan. Alan johtavat yritykset ovat jo digitalisoineet ja automatisoineet tämän osa-alueen, ja mielestäni nämä yritykset saavat pian merkittävän kilpailuedun.

Vanha kunnon Excel-taulukko

Jotkut teistä saattavat jo ajatella, että Excel-taulukko valmiilla pivot-taulukoilla, kaavioilla ja ehkä muutamalla makrolla tehtävä hoituu helposti. Vastauksena tähän voin vain sanoa, että Excel-taulukoita voidaan käyttää moniin tarkoituksiin, mutta ne eivät suinkaan ole optimaalisia kaikkeen. Excel-taulukkoa voi käyttää ajan kirjaamiseen ja yksinkertaisten yhteenvetojen luomiseen asiakkaille tai projekteille käytetystä ajasta, edellyttäen että tiedot syötetään ja päivitetään manuaalisesti. Tämä voi toimia, mutta se ei ole lainkaan käyttäjäystävällistä eikä joustavaa esimerkiksi liikkuville työntekijöille. Ja jos tiedot on synkronoitava Excel-taulukosta muihin järjestelmiin, kyseessä on aivan eri asia.

Tosiasia on, että Excel-taulukot eivät oikeastaan sovellu tehokkaaseen työajan kirjaamiseen, ja monet organisaatiot, jotka käyttävät niitä tähän tarkoitukseen, kuluttavat yksinkertaisesti liikaa aikaa tehtävän suorittamiseen. Tämä johtuu siitä, että prosessi ei ole täysin automatisoitu ja digitalisoitu.

Kaksi haastetta – yksi ratkaisu

Yhteenvetona edellä mainitusta voidaan todeta, että jos yrityksesi ei ole vielä automatisoinut ja digitalisoinut ajankäytön kirjaamistaan, sinulla on edessäsi vähintään kaksi haastetta: sekä EU-lainsäädännön noudattamisen että todellisen resurssienkulutuksen asianmukaisen hallinnan osalta. Siksi olemme kehittäneet Acubiz Time -ratkaisun, joka on kattava ratkaisu automatisoituun ajankäytön kirjaamiseen. Ratkaisu on digitaalinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan ajankäyttöä yrityksessä – ja siten optimoimaan resurssien käyttöä – samalla kun se varmistaa lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisen.

Siksi olemme kehittäneet Acubiz Time -sovelluksen, joka on kattava ratkaisu automaattinen työajan kirjaaminen organisaatioissa. Ratkaisuna on digitaalinen työkalu, joka auttaa hallitsemaan liiketoiminnan ajankäyttöä – ja siten optimoimaan resurssien käyttöä – sekä varmistamaan samalla lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisen.

Acubiz One -sovelluksemme kautta Acubiz Time -käyttäjät voivat nopeasti kirjata lomat, sairauspoissaolot, vapaapäivät, korvauspäivät tai muut poissaolot. Sovelluksella on myös mahdollista hoitaa työtuntien tarkempaa kirjaamista, joka voidaan esimerkiksi liittää tiettyihin projekteihin, tapauksiin, asiakkaisiin, toimistoihin jne. Ratkaisu konfiguroidaan kunkin organisaation erityisvaatimusten mukaisesti, ja järjestelmänvalvojana saat käyttöösi nopeat yleiskatsaukset ajankäytöstä kaikkien rekisteröityjen parametrien osalta. Muun muassa tätä voidaan käyttää laskutuksen perustana tai tarkkojen tietojen tuottamiseen valvonta laskutetut työtunnit ja tuottavuusanalyysia varten tarvittavat tiedot.

Ratkaisua voidaan yhdistää muihin hallintatoimintoihimme kulut, ajokilometrien seuranta ja laskut. Siitä alkaa vasta oikea hauskuus! Tällä tavalla on mahdollista luoda kattava yleiskatsaus tiettyihin projekteihin, tapauksiin, asiakkaisiin jne. liittyvistä kokonaiskustannuksista, jotka voidaan sitten viedä taloushallintoon – tai palkkajärjestelmä.

Kutsumme sitä vaivattomaksi työajan kirjaamiseksi. Kutsumme sitä Acubiz Timeksi.

Katso video, jossa kerrotaan, miten toimiko ajanseuranta oikeasti ja lue lisää meidän digitaalinen ratkaisu työajan kirjaamiseen, Acubiz Time.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä Euroopan unionin tuomioistuimen vuonna 2019 antamassa tuomiossa todettiin työntekijöiden työajan kirjaamisesta?

Tuomioistuin katsoi, että EU:n jäsenvaltioiden on velvoitettava työnantajat ottamaan käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että työntekijät kirjaavat todelliset päivittäiset työtuntinsa. Tarkoituksena on suojata työntekijöiden oikeuksia viikoittaisen enimmäistyöajan ja pakollisten lepoaikojen osalta. Tämän seurauksena työajan kirjaamisesta tuli lakisääteinen vaatimus, ei pelkästään johtamisen väline.

Miksi Excel ei riitä aikakirjauksen vaatimusten noudattamiseen?

Excelistä puuttuvat sääntöjenmukaiseen työajan seurantaan tarvittavat automaatio-, kirjausketju- ja reaaliaikaiset ominaisuudet. Se ei voi pakottaa työntekijöitä kirjaamaan työaikaa työn alkaessa, se ei integroidu palkanlaskenta- tai laskutusjärjestelmiin, ja siinä on suuri riski manuaalisista virheistä. Digitaaliset työajan kirjaamisjärjestelmät tarjoavat lain edellyttämän luotettavuuden ja saatavuuden.

Mitä liiketoiminnallisia etuja digitaalinen työajan kirjaaminen tarjoaa lakisääteisten vaatimusten noudattamisen lisäksi?

Tarkka työajan kirjaaminen mahdollistaa henkilöstöresurssien paremman kohdentamisen, asiakkaille ja tilaajille osoitettavan laskutuksen tarkentamisen sekä selkeämmän taloudellisen kokonaiskuvan eri projekteista ja toimeksiannoista. Organisaatioille, jotka laskuttavat tuntiperusteisesti tai hallinnoivat projektipohjaista työtä, se parantaa suoraan tulojen tarkkuutta ja kannattavuutta.

Mitkä yritykset ovat velvollisia noudattamaan pakollisia työajan kirjaamisvaatimuksia?

EU:n kaikkia työnantajia koskee tämä vaatimus Euroopan yhteisöjen tuomioistuimen tuomion mukaisesti. Direktiivin täytäntöönpanosta annettu Tanskan laki tuli voimaan 1. heinäkuuta 2024, minkä myötä kaikilla tanskalaisilla yrityksillä on lakisääteinen velvollisuus ottaa käyttöön objektiivinen, luotettava ja helppokäyttöinen työajan seurantajärjestelmä.