Från en tung administrativ börda med manuella arbetsmetoder…
En trög och oflexibel process för kostnadshantering som tog både tid och resurser i anspråk var den utmaning som Alm. Brand stod inför år 2014.
Eftersom arbetet sköttes manuellt – vilket innebar att de anställda var tvungna att fylla i blanketter, bifoga kvitton och vänta på ersättning vid kassan på Alm. Brands kontor – fanns det ett behov av förändring.
Denna föråldrade metod för hantering av utgifter innebar en stor administrativ börda för ekonomiavdelningen och tvingade de anställda att samla ihop sina kvitton i en hög.
Detta ledde till en ännu större arbetsbörda i form av manuell datainmatning, där utgifterna endast kunde kontrolleras när de anställda fick ersättning – vilket orsakade förseningar i godkännandeprocessen.
Men lanseringen av Acubiz innebar en vändpunkt för Alm. Brand.
”Acubiz är ett av de system som har varit enklast att införa – och det är också det system som har varit till störst nytta för hela organisationen. Det beror på att alla använder Acubiz. Det är ett av våra få system där alla medarbetare är användare. Det har varit en enorm framgång. Mina kollegor är nöjda med Acubiz.”
Avdelningschef för administration och service, Alm. Brand
… till digital effektivitet och tidsbesparingar på upp till tre dagar
Införandet av Acubiz har revolutionerat hanteringen av utgifter hos Alm. Brand. Nu kan medarbetarna hantera sina utgifter digitalt och när de är på språng, vilket gör att de slipper besväret med att stå i kö vid kassan.
De upplever att de knappt spenderar några pengar för företagets räkning, eftersom processen med att redovisa, godkänna och få ersättning för utgifter har blivit så smidig.
Den digitala omställningen har inte bara underlättat arbetet för de anställda – den har också frigjort värdefull tid och resurser för ekonomiavdelningen.
De uppskattar faktiskt att ekonomiavdelningen sparar mellan två och tre dagar i månaden.
Ledningen på Alm. Brand är också mycket nöjd med Acubiz, eftersom de nu kan godkänna sina medarbetares utgifter digitalt och när som helst och var som helst. Tidigare var det en tidskrävande process att fysiskt underteckna varje utgiftsrapport, vilket ofta fick stå tillbaka på grund av tidsbrist.
Allt det har förändrats tack vare Acubiz.
Godkännandeprocessen är nu snabb, enkel och digital. Detta innebär betydande tidsbesparingar för cheferna. Samtidigt har det gett bättre kontroll över godkännandeprocessen och underlättat kostnadsersättningen för de anställda.
Läs mer om Alm. Brand på deras webbplats.
