Siden 2005 har det været obligatorisk for alle offentlige institutioner i Danmark at bruge e-fakturaer. Hvis det ikke sendes elektronisk, bliver det afvist.

Når du sender en faktura til en offentlig institution, er det et krav, at du sender fakturaen med et EAN-nummer. EAN-nummeret er den offentlige institutions elektroniske identitet og kan findes i Nemhandelsregisteret.

Imidlertid har mere end blot den offentlige sektor omfattet e-fakturaer. Du kan også sende elektroniske fakturaer til private virksomheder, hvis de er registreret i Nemhandelsregisteret.

De fleste virksomheder bruger e-fakturaer i dag i nogen form. Mange virksomheder er helt skiftet til e-fakturaer; andre har blandet dem med traditionelle papierfakturaer.

Hvis din virksomhed endnu ikke har prøvet elektroniske fakturaer, skal du ikke være bange.

Heldigvis er det nemt at oprette en e-faktura, da det ligner meget at oprette en papierfaktura.

Den digitale faktura skal indeholde de samme oplysninger som den fysiske. Den indeholder typisk oplysninger såsom afsender, modtager, udstedelsesdato, fakturanummer og momsbeløb. Husk at tilføje CVR-nummeret, hvis det er en virksomhed.

Du kan vælge at sende den via e-mail eller ved hjælp af et finanssystem.

Mange mennesker har brug for præcisering på en e-faktura med en onlinefaktura. Men de er ikke det samme og adskiller sig i deres formål og brug.

En onlinefaktura er en elektronisk faktura, der kan betales online, mens en e-faktura er en elektronisk version af en faktura, der kan sendes og modtages digitalt.

Læs mere om forskellen nedenfor.

En onlinefaktura er en faktura, du sender online i PDF-format og er således blot en PDF-version af en almindelig fysisk faktura. Dens funktion er at erstatte den gammeldags faktura, du kender fra dens fysiske form. Kunder kan nemt betale en faktura online ved hjælp af et kreditkort eller bankoverførsel.

En e-faktura er et dokument, der oprettes, underskrives og sendes elektronisk. Fakturaen kan sendes på andre måder end PDF-format, f.eks. gennem elektroniske regnskabssystemer og elektroniske kommunikationsværktøjer.

En elektronisk faktura sendes digitalt via et EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. Nummeret er unikt, hvilket gør fakturering mere sikker.

Desuden, hvis du sender din faktura digitalt i formater som OIOUBL eller OIOXML, sendes din faktura som krypteret data, hvilket gør den mere sikker mod fakturabedrageri.

Det er også muligt at sende fakturaer i PDF-format som en onlinefaktura. Men hvis fakturaen sendes som en PDF-fil i en e-mail, er den ikke krypteret, og der er derfor større chance for bedrageri.

Når du modtager en e-faktura, lander den direkte i dit finanssystem, som kan behandle fakturaen og læse de krypterede data. Finanssystemet kan derfor behandle dine e-fakturaer med et minimalt antal tastetryk. Ud over at spare tid betyder fjernelsen af manuel håndtering normalt færre fejl og forbedrede data.