Hvad er et lønsystem?

Et lønsystem er et værktøj, der hjælper dig og dine medarbejdere med bedre at holde styr på månedlige lønudbetaling.

For arbejdsgivere giver det et overblik over den samlede lønsum og individuelle lønspecifikationer for medarbejdere. For medarbejdere giver det mulighed for at have et personligt online lønsystem, hvor de kan se alle tidligere lønsedler og specifikationer.

Hvorfor vælge et lønsystem?

Med tabeller og et makro eller to kunne du selv administrere din løn i et Excel-regneark. Der er dog mange fordele – både for dig og dine medarbejdere – ved at vælge et lønsystem, der kan håndtere alt for dig.

For det første er der større risiko for fejl, hvis du skal administrere lønnen i et Excel-regneark, og der vil være større risiko for, at gældende lovgivning ikke overholdes, hvilket selvfølgelig er vigtig, når det gælder medarbejderlønninger.

Nemmere at håndtere lønafregning

Der er mange beregninger, rapporter og overførsler at holde styr på, når du skal udbetale dine medarbejdere.

En fordel ved et online lønsystem er, at det gør lønafregningen nemmere, fordi mange processer og beregninger kører automatisk. Typisk skal du kun indtaste virksomheds- og medarbejderoplysninger, hvorefter du er klar til at foretage lønafregning.

Hvis dine medarbejdere modtager samme løn hver måned, kan du også vælge systemer med automatisk lønafregning, rapportering og overførsler.

Eksempler på lønsystemer

Flere forskellige lønsystemer er allerede veletablerede på markedet. Nogle eksempler på disse lønsystemer er Dataløn, Lessor og Proløn. Disse lønsystemer har til fælles, at de kan håndtere lønninger og generere digitale lønsedler.

På denne måde skal du ikke længere holde styr på en lang række lønsedler og dokumenter, og i stedet vil du have din løn konsolideret i ét enkelt system.

Der findes lønsystemer med forskellige tilgange og tjenester. Derfor er det en god ide at undersøge de mange systemer på markedet, før du vælger et, så du er sikker på at finde et, der passer godt til dig og din virksomhed.

For eksempel er lønsystemer tilpasset forskellige typer virksomheder, hvor nogle kan bruges gratis af virksomheder med op til ti medarbejdere. Andre administreres via en form for abonnementstjeneste, hvor du som bruger skal betale for lønsystemet.

Krav til dit lønsystem

Når du vælger et lønsystem, er der ofte krav, som systemet skal opfylde. Som minimum skal det have følgende funktioner:

• Beregning og udbetaling af lønninger (for både fast ansatte og timelønnede)
• Lønsedler sendt til medarbejderes e-Boks
• Rapportering til eIndkomst (automatisk)
• Rapportering og overførsel af AM-bidrag, ATP, A-skat, feriegodtgørelse og pensionsbidrag (automatisk)
• Overførsel af bidrag til Moderskabsfonden (automatisk)
• Rapportering af lønnings- og fraværsstatistikker til Danmarks Statistik og Dansk Arbejdsgiverforening
• Dataoverførsel til regnskabssystemet (automatisk)

Desuden kan du overveje, om din virksomhed har brug for andre funktioner. For eksempel kan følgende være nyttige funktioner at have:

• Automatisk nulstilling i månederne, når du ikke skal udbetale løn
• Beskatning af personalegoder såsom sygeforsikring, produktkøb, kantineordning osv.
• Mulighed for at ændre lønnen, hvis der har været en fejl i en tidligere lønudbetaling
• Afdelingsopdeling, så der dannes et overblik over lønudgifter for hver medarbejdergruppe

Integration med lønsystemer

Integration med din virksomheds lønsystem hjælper dig med at indlæse, registrere og eksportere data til lønafregning. Dette kunne være i forbindelse med refusion af udgifter, rejsefradrag, og tidsregistrering

. Dette sparer dig for meget tid, da du ikke selv skal indtaste lønposter i regnskabssystemet. Dette undgår også stavefejl ibogføringen

.