Hvad er en rejsefaktura?

En rejsefaktura ligner meget en almindelig faktura. Forskellen mellem dem er, at rejsefakturaer kun udstedes af rejsebureauer. Derfor gælder de samme juridiske krav for udformningen af rejsefakturaen som for en almindelig faktura. En korrekt udformet rejsefaktura indeholder:

• Fakturanummer
• Udstedelsesdato
• Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
• Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
• Specifikation af produktet eller servicetype, inklusive pris og mængde
• moms og samlet beløb (momsbeløb skal være på fakturaen for at være berettiget til fradragsberettiget moms).
• Eventuelle andre afgifter eller gebyrer
• Eventuel samlet beløb for fakturaen

Da rejsefakturaer handler om (ja, du gættede det rigtigt) rejser, kan du derfor også finde oplysninger om flyvninger, indkvartering, måltider og andre tjenester bestilt som en del af forretningsrejsen via fakturaen. En rejsefaktura tjener derfor også som bevis for de udgifter, der er forbundet med rejsen. Dette er fordelagtigt, når/hvis du skal oplyse præcist, hvad du har brugt virksomhedens penge på.

Automatiserede rejseregninger

Processen med at håndtere rejseregninger kræver desværre meget skriveri – medmindre du vælger at automatisere processen. Ved hjælp af en integration mellem en virksomheds udgiftsstyringssystem og rejsebureau er det muligt at sikre automatisk matching mellem rejseregninger og kreditkorttransaktioner. Praktisk, ikke?

Dette betyder, at dit virksomheds udgiftsstyringssystem og rejsebureauet kan "kommunikere" og afstemme værdierne på fakturaen. Du behøver ikke manuelt at indtaste værdierne, og du behøver ikke at bekymre dig om stavefejl.

Hvorfor bør virksomheder automatisere rejseregninger?

Automatisering af processen omkring håndtering af rejseregninger betyder en reduktion i manuelle arbejdsgange, som let kan gøres overflødige via den førnævnte integration. Dette betyder, at medarbejdere frigøres til mere værdieskabende opgaver. Derved øges effektiviteten i administrationen af forretningsrejser, processen accelereres, og risikoen for fejl i forhold til håndtering reduceres, som nævnt tidligere. Derudover bliver det lettere at have overblik over rejseudgifter i virksomheden. Dette kan give stof til eftertanke i forhold til rejsepolitikker inden for virksomheden.

Automatiser håndtering af rejseregninger med Acubiz

Når navnet er givet, udarbejder vi en aftale med dem. Når aftalen er indgået, sendes fakturaer og bookingbekræftelser automatisk til din Acubiz-konto og rejsemands e-mail. Dette foregår automatisk, og derfor er der intet behov for manuel dataindtastning.

Alt dette bidrager til en let og bekvem proces for både rejsende og finansafdelingen.