Hvad er en rejsefaktura?
En rejsefaktura er meget lig en almindelig faktura. Forskellen mellem dem er, at rejsefakturaer kun udstedes af rejsebureauer. Derfor gælder de samme juridiske krav for udformningen af en rejsefaktura som for en almindelig faktura. En korrekt udfærdiget rejsefaktura indeholder:
- Fakturanummer
- Udstedelsesdato
- Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
- Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
- Specifikation af varen eller ydelsens art, herunder pris og mængde
- Moms- og samlet beløb (momsbeløb skal være på fakturaen for at være berettiget til at fratrække moms).
- Eventuelle andre skatter eller afgifter
- Eventuelt totalsummen for fakturaen
Da rejsefakturaen omhandler (ja, du gættede det) rejser, kan du derfor også via fakturaen finde information om fly, indkvartering, måltider og andre tjenester, der er bestilt som en del af rejsen. En rejsefaktura fungerer altså også som et bevis for de udgifter, der er bundet op på forrentningsrejsen. Dette er fordelagtigt, når/hvis du skal fortælle chefen præcis, hvad du har brugt virksomhedens penge på.
Du kan automatisere håndteringen af rejsefakturaer med Acubiz
Du kan integrere dit rejsebureau med Acubiz. Det eneste, du skal oplyse, er navnet på rejsebureauet. Undgå manuelt arbejde med dine rejsefakturaer.
Hvordan fungerer automatiserede rejsefakturaer?
Processen omkring håndtering af rejsefakturaer er desværre lig med en del tastearbejde - medmindre man vælger at automatisere processen. Ved hjælp af en integration mellem en virksomheds Expense Management system og rejsebureau er det muligt at sørge for automatisk matching mellem rejsefaktura og kreditkorttransaktioner. Smart ik’?
Dette betyder, at din virksomheds Expense Management system og rejsebureauet kan “tale” sammen og afstemme værdierne i fakturaen. Du slipper for manuelt at indtaste værdierne, og du behøver ikke bekymre dig om slåfejl.
Hvorfor bør virksomheder automatiserer rejsefakturaer?
At automatisere processen omkring håndtering af rejsefakturaer betyder en formindskelse af manuelt arbejde, der let kan gøres overflødigt via førnævnte integration. Dette betyder, at medarbejdere får frigivet mere tid til mere værdiskabende opgaver. Derved bliver effektiviteten i administrationen af forretningsrejser øget, processen fremskyndes og risikoen for fejl begået ifm. hånderingen mindskes, som nævnt tidligere. Derudover bliver det nemmere at holde overblik over rejseudgifterne i virksomheden. Dette kan give stof til eftertanke ift. rejsepolitikker i virksomheden.
Sådan automatiser I håndteringen af rejsefakturaer med Acubiz
Når navnet er blevet givet, laver vi en aftale med dem. Når aftalen er indgået, sendes fakturaer og bookingbekræftelser til din Acubiz-konto og den rejsendes e-mail. Dette sker automatisk, og der er derfor ikke behov for manuel indtastning af data.
Alt dette bidrager til en nem og bekvem proces for både de rejsende og bogholderiet.
Vil du vide mere?
Uanset om du bruger et rejsebureau til forretningsrejser eller ej, kan Acubiz hjælpe dig med at forenkle processen med at håndtere rejsefakturaer.
Kontakt os, hvis du vil vide mere om vores solutions , eller hvis du har spørgsmål.