Hvad er et lønsystem?

Et lønsystem er et værktøj, der hjælper dig og dine medarbejdere med at holde bedre styr på månedlige lønudbetaling.

For arbejdsgivere giver det et overblik over det samlede lønbudget og individuelle lønspecifikationer for medarbejdere. For medarbejdere giver det mulighed for at have et personligt online lønsystem, hvor de kan se alle tidligere lønsedler og specifikationer.

Hvorfor vælge et lønsystem?

Med tabeller og et par makroer kunne du selv administrere din løn i et Excel-ark. Der er dog mange fordele – både for dig og dine medarbejdere – ved at vælge et lønsystem, der kan håndtere det hele for dig.

For det første er der større risiko for fejl, hvis du skal administrere lønnen i et Excel-ark, og der vil være større risiko for, at gældende lovgivning ikke overholdes, hvilket selvfølgelig er vigtig når det gælder medarbejderlønner.

Lettere at håndtere lønbehandling

Der er mange beregninger, rapporter og overførsler at holde øje med, når du skal betale dine medarbejdere.

En fordel ved et online lønsystem er, at det gør lønbehandlingen lettere, fordi mange processer og beregninger kører automatisk. Typisk skal du kun indtaste grundlæggende virksomheds- og medarbejderoplysninger, hvorefter du er klar til at foretage løn.

Hvis dine medarbejdere modtager samme løn hver måned, kan du også vælge systemer med automatisk lønbehandling, rapportering og overførsler.

Eksempler på lønsystemer

Flere forskellige lønsystemer er allerede veletablerede på markedet. Nogle eksempler på disse lønsystemer er Dataløn, Lessor og Proløn. Disse lønsystemer har til fælles, at de kan håndtere løn og generere digitale lønsedler.

På denne måde behøver du ikke længere at holde styr på en mangfoldighed af lønsedler og dokumenter, og i stedet vil du have din løn konsolideret i ét system.

Der er lønsystemer med forskellige tilgange og services. Derfor er det en god idé at undersøge de mange systemer på markedet, før du vælger et, så du er sikker på at finde et, der passer godt til dig og din virksomhed.

For eksempel henvender lønsystemer sig til forskellige typer af virksomheder, hvor nogle kan bruges gratis af virksomheder med op til ti medarbejdere. Andre administreres via et slags abonnementstjeneste, hvor du som bruger skal betale for lønsystemet.

Krav til dit lønsystem

Ved valg af lønsystem er der ofte krav, som systemet skal opfylde. Som minimum bør det have følgende funktioner:

• Beregning og betaling af løn (både for funktionærer og timelønnede)
• Løn sendt til medarbejderes e-Boks
• Rapportering til eIndkomst (automatisk)
• Rapportering og overførsel af AM-bidrag, ATP, A-skat, feriegodtgørelse og pension (automatisk)
• Overførsel af bidrag til Moderskabsfonden (automatisk)
• Rapportering af lønnings- og fraværsstatistik til Danmarks Statistik og Dansk Arbejdsgiverforening
• Dataoverførsel til regnskabssystemet (automatisk)

Derudover kan du overveje, om din virksomhed har brug for andre funktioner. For eksempel kan følgende være hensigtsmæssige funktioner at have:

• Automatisk nulstilling i de måneder, hvor du ikke skal betale løn
• Beskatning af personalegoder såsom sygeforsikring, produktkøb, kantinen osv.
• Mulighed for at ændre løn, hvis der har været en fejl i en tidligere lønudbetaling
• Afdelingsfordeling, så der dannes et overblik over lønudgifter for hver medarbejdergruppe

Integration med lønsystemer

Integration med din virksomheds lønsystem hjælper dig med at indlæse, registrere og eksportere data til lønbehandling. Dette kunne være i forbindelse med refusion af udgifter, traktionsudgifterog tidsregistrering

. Dette sparer dig for meget tid, da du ikke selv skal indtaste lønposter i regnskabssystemet. Dette undgår også stavefejl ibogføringen

.