Hvad er tidsregistrering?

Tidsregistrering bruges hyppigt i virksomheder til at registrere fravær og arbejdstimer brugt på et givet projekt eller opgave. For de fleste virksomheder er dette en væsentlig del af personaleadministrationen.

Med andre ord handler tidsregistrering om at holde styr på, hvad medarbejdere bruger deres tid på, og hvor meget tid der bliver brugt. Formålet med at gøre dette varierer fra virksomhed til virksomhed. Der findes forskellige systemer og applikationer, der kan hjælpe med tidsregistreringen. Det klassiske timeark bruges stadig i mange virksomheder, men digitale og cloud-baserede tidsregistreringsløsninger bliver stadig mere populære.

Forskellige typer af tidsregistreringer

En tidsregistreringsløsning vil typisk give adgang til ferie- og fraværregistreringer – såsom:

• Ferie
• Ekstra dage og afspadsering
• Orlov
• Sygdom

Mange virksomheder investerer i tidsregistreringsløsninger, så deres medarbejdere har mulighed for at registrere præcise arbejdstimer – det kan være på specifikke opgaver, sager, projekter, kunder osv. For virksomheder, der arbejder case- eller projektbaseret, er det nødvendigt, at de kan dokumentere de faktiske arbejdstimer, da fakturering ofte vil være baseret på dette.

Fordelene ved tidsregistrering

Tidsregistrering har mange fordele.

Det fremhæver realtidsforbrug, arbejdsmønstre og omfanget af opgaver/projekter. Disse data er værdifulde for virksomheder, da de giver et overblik over og indsigt i, om arbejdsgange kan strømlines.

Hvis der f.eks. bliver brugt 9 timer på et projekt, der er sat til 8 timer, vil det være relevant at kigge nærmere på detaljerne og undersøge, hvad medarbejderne har brugt deres tid på, for at afgøre, om det er muligt at reducere tiden brugt og undgå spildt tid.

En tidsregistreringsløsning gør det muligt for virksomheder at fakturere kunder præcist – forudsat at der ikke er aftalt en anden pris på forhånd. Hvis virksomheden har timelønnede medarbejdere (såsom studentermedhjælpere), gør tidsadministration det let for dem at registrere deres arbejdstimer.

I mange tilfælde kan tidsregistreringsløsningen integreres med lønsystemet, hvilket gør lønadministration mere håndterbar og automatiseret. Derudover sparer det regnskabsafdelingen for manuelle processer.

Husk at sætte klare retningslinjer for tidsregistrering

Digital tidsregistrering med din smartphone

Med Acubiz er det muligt at registrere tid – timebasis eller projektbasis – på en effektiv og hurtig måde på din smartphone via vores app.

Tidsregistrering via en app hjælper med at skabe fuldstændig kontrol over økonomien omkring interne og eksterne projekter, kunder og sager. Derudover eliminerer registrering af timer med mobiltelefongen behovet for komplicerede regneark og formularer for at undgå mere besvær.

Sig farvel til knøllede timesedler

Ved at integrere tidsregistrering i et af systemerne i din virksomhed (såsom lønsystemet), kan du nemt og hurtigt strømline hverdagen, hvor du og dine medarbejdere ikke skal have at gøre med knøllede timesedler.

I stedet kan du få information direkte fra systemet, når det bliver tid til at udbetale lønninger, eller hvis du vil undersøge tiden brugt på en opgave. Det er også meget lettere at overvåge mængden af overarbejde.

EU-medlemsstater skal registrere arbejdstimer

I 2019 afsagde Den Europæiske Domstol en vidtrækkende afgørelse, der siger, at medlemsstater skal kræve, at arbejdsgivere etablerer processer, der sikrer, at medarbejderes faktiske daglige arbejdstimer registreres.

Den 23. januar 2024 blev loven om registrering af arbejdstimer vedtaget i Folketinget, og fra den 1. juli 2024 bliver det obligatorisk for alle danske arbejdsgivere at stille et system til rådighed, der gør det muligt for medarbejdere at registrere deres arbejdstimer.

Dette gøres for at beskytte medarbejdernes rettigheder, specifikt for at sikre, at arbejdsgivere overholder gældende lovgivning vedrørende arbejdstider, som foreskriver:

De førnævnte regler er allerede obligatoriske, og den nye lov sigter blot mod at gøre det lettere at dokumentere, om reglerne bliver overholdt eller ikke. Systemet til registrering af en medarbejders arbejdstimer vil således sikre, at det altid er muligt at verificere overholdelse af reglerne for maksimale arbejdstimer.

Alle oplysninger vedrørende en medarbejders registrerede arbejdstimer skal opbevares i fem år.