Hvad er en rejsefaktura?

En rejsefaktura ligner meget en almindelig faktura. Forskellen mellem dem er, at rejsefakturaer kun udstedes af rejsebureauer. Derfor gælder de samme juridiske krav til udformningen af rejsefakturaen som for en almindelig faktura. En korrekt udarbejdet rejsefaktura indeholder:

• Fakturanummer
• Udstedelsesdato
• Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
• Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
• Specifikation af produktet eller servicetype, herunder pris og mængde
• Moms og samlet beløb (momsbeløbet skal være på fakturaen for at være berettiget til fradragsberettiget moms).
• Eventuelle andre skatter eller gebyrer
• Eventuelt det samlede beløb for fakturaen

Da rejsefakturaer handler om (ja, du gættede rigtigt) rejser, kan du derfor også finde oplysninger om flyvninger, indkvartering, måltider og andre tjenester, der er bestilt som led i forretningsrejsen, via fakturaen. En rejsefaktura tjener derfor også som bevis for udgifterne knyttet til rejsen. Dette er fordelagtigt, når/hvis du skal oplyse præcist, hvad du har brugt virksomhedens penge på.

Automatiserede rejseregninger

Processen med at håndtere rejseregninger kræver desværre meget skrivearbejde – medmindre du vælger at automatisere processen. Ved hjælp af en integration mellem en virksomheds Expense Management-system og rejsebureau er det muligt at sikre automatisk matching mellem rejseregninger og kreditkorttransaktioner. Praktisk, ikke?

Dette betyder, at dit firmas Expense Management-system og rejsebureauet kan "kommunikere" og afstemme værdierne på fakturaen. Du behøver ikke manuelt at indtaste værdierne, og du behøver ikke at bekymre dig om stavefejl.

Hvorfor bør virksomheder automatisere rejseregninger?

Automatisering af processen omkring håndtering af rejseregninger betyder en reduktion i manuelle arbejdsopgaver, som nemt kan gøres overflødige via den nævnte integration. Dette betyder, at medarbejdere frigøres til mere værdiskabende opgaver. Derved øges effektiviteten i administrationen af forretningsrejser, processen bliver hurtigere, og risikoen for fejl i forbindelse med håndtering reduceres, som nævnt tidligere. Desuden bliver det nemmere at beholde overblikket over rejseudgifter i virksomheden. Dette kan give stof til eftertanke i forhold til rejsepolitikker inden for virksomheden.

Automatiser håndteringen af rejseregninger med Acubiz

Når navnet er givet, indgår vi en aftale med dem. Når aftalen er indgået, sendes fakturaer og bookingbekræftelser til din Acubiz-konto og rejsendets e-mail. Dette sker automatisk, og derfor er der ingen grund til manuel dataindtastning.

Alt dette bidrager til en nem og bekvem proces for både rejsende og finansafdelingen.