Hvad er udgiftsstyring?

Virksomheder erhverver aktiviteter dagligt. Betalingen for disse aktiviteter, eller varer og tjenesteydelser, kaldes udgifter. Udgifter har en kort levetid, så at sige, hvilket er hvor de adskiller sig fra omkostninger. Der er mange forskellige typer udgifter. Det kan være alt fra kontorstoler, IT-udstyr, abonnementer på marketingværktøjer, at køre til en kunde til et møde i din egen bil, en kop kaffe osv.

Dette omfatter håndtering af medarbejderudgifter – udgifter, der naturligt opstår, når en medarbejder udfører deres daglige arbejde. Dette kan omfatte udgifter eller rejseomkostninger.

Udgiftshåndtering omfatter alle procedurer og processer, der iværksættes, når udgiften registreres. Processen skal sikre overholdelse af virksomhedens politikker og standarder og ikke mindst overholdelse af gældende lovgivning.

Udgiftshåndtering kan bredt opdeles i to kategorier: traditionel og automatiseret.

Traditionel udgifts- og refusionshåndtering

Den traditionelle proces for håndtering af forretningsrelaterede udgifter og refusioner er den "gamle", papirbaserede og manuelle metode. Her udfylder medarbejderen et Excel-ark eller andet papirformular og vedhæfter kvitteringen – enten fysisk eller scannet.

Kvitteringen og vedhæftningen overleveres eller sendes derefter til regnskabsafdelingen, som typisk skal sikre, at oplysningerne fra kvitteringen bliver indtastet, godkendt og bogført i virksomhedens regnskabssystem .Ovenstående proces er sjældent effektiv – hvad hvis den fysiske kvittering forsvinder? Eller hvis billedet er for uskarpt til, at bogholdéren kan læse det?
Heldigvis findes der automatiseret udgiftshåndtering, som du kan læse mere om nedenfor.

Automatiseret udgifts- og refusionshåndtering

Den automatiserede proces involverer et system, der kan automatisere og styre registreringen af udgiftskvitteringer og refusion af medarbejderudgifter. Disse systemer er tilgængelige i dag i mange former – både som licenseret software og som cloud-baserede løsninger

(SaaS – Software as a Service). Rationaliseret håndtering af medarbejderudgifter

I modsætning til den traditionelle proces skal medarbejderen primært forberede deres udgiftskvittering til

bogføring selv med automatiseret udgiftshåndtering. Dette er muligt hos de fleste leverandører. Revisoren behøver ikke at indtaste oplysninger, da medarbejderen ofte via en app fotograferer kvitteringen, udfylder de påkrævede oplysninger og sender den til godkendelse. Når udgiften er godkendt, kan den sendes direkte til regnskabssystemet, hvis leverandøren kan integreres med det.

Dette gør håndtering af alle medarbejderudgifter lettere for alle parter i virksomheden, og det er derfor mere rationaliseret end traditionel håndtering.

Sådan kommer du i gang med en automatiseret proces

Hvis du er på markedet for en udgiftsløsning, er her nogle få pointer:

Husk altid at undersøge integrationsindstillinger

• Stil spørgsmål vedrørende leverandørens forståelse af processen, funktionaliteter og tilgang til datasikkerhed.
• Find mere inspiration om digital udgiftshåndtering i vores bibliotek, hvor du kan finde e-bøger og artikler om emnet

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject