Hvad er udgiftsstyring?

Virksomheder anskaffer aktiver dagligt. Betalingen for disse aktiver eller varer og tjenester kaldes en udgift. Udgifter har kort levetid, så at sige, hvilket adskiller dem fra omkostninger. Der er mange forskellige typer udgifter. Det kan være alt fra kontorstoler, it-udstyr, abonnementer på marketingtools, kørsel til en kunde til møde i din egen bil, en kop kaffe osv.

Dette drejer sig om at håndtere medarbejderudgifter – udgifter, der naturligt opstår, når en medarbejder udfører deres daglige arbejde. Dette kan omfatte udlæg eller omkostninger til rejser.

Udgiftshåndtering omfatter alle procedurer og processer, der påbegyndes, når udgiften registreres. Processen skal sikre overholdelse af virksomhedens politikker og standarder og især overholdelse af gældende lovgivning.

Udgiftshåndtering kan bredt inddeles i to kategorier: traditionel og automatiseret.

Traditionel udgift- og refusionshåndtering

Den traditionelle proces for håndtering af forretningsrelaterede udgifter og refusioner er den "gammeldags", papirbaseret og manuel metode. Her udfylder medarbejderen et Excel-ark eller anden papirformular og vedhæfter kvitteringen – enten fysisk eller scannet.

Kvitteringen og vedhæftede filer bliver derefter afleveret eller sendt til regnskabsafdelingen, som typisk skal sikre, at informationen fra kvitteringen indtastes, godkendes og bogføres i virksomhedens regnskabssystem .Ovenstående proces er sjældent effektiv – hvad sker der, hvis den fysiske kvittering forsvinder? Eller hvis billedet er for uskarpt til, at bogholder kan læse det?
Heldigvis findes der automatiseret udgiftshåndtering, som du kan læse mere om nedenfor.

Automatiseret udgift- og refusionshåndtering

Den automatiserede proces omfatter et system, der kan automatisere og håndtere registrering af udgiftskvitteringer og refusion af medarbejderudgifter. Disse systemer er tilgængelige i dag i mange former – både som licenseret software og som cloud-baserede løsninger

(SaaS – Software as a Service). Strømlinet håndtering af medarbejderudgifter

I modsætning til den traditionelle proces vil medarbejderen primært forberede deres udgiftskvittering til

bogføring selv med automatisk udgiftshåndtering. Dette er muligt hos de fleste leverandører. Revisor behøver ikke at indtaste information, da medarbejderen ofte gennem en app tager et billede af kvitteringen, udfylder de påkrævede oplysninger og sender det til godkendelse. Når udgiften er godkendt, kan den sendes direkte til regnskabssystemet, hvis leverandøren kan integreres med det.

Dette gør håndtering af alle medarbejderudgifter lettere for alle parter i virksomheden, hvilket er grunden til, at det er mere strømlinet end traditionel håndtering.

Sådan kommer du i gang med en automatiseret proces

Hvis du er på markedet for en udgiftsløsning, her er nogle få pointer:

Husk altid at undersøge integrationsmulighederne

• Stil spørgsmål vedrørende leverandørens forståelse af processen, funktionaliteter og tilgang til datasikkerhed.
• Find mere inspiration om digital udgiftshåndtering i vores bibliotek, hvor du kan finde e-bøger og papirer om emnet

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject