Automated Expense Management: More Time for Financial Control

Manuelle udlæg, stakke af kvitteringer og godkendelser, der rammer samtidig med månedsafslutningen, er ikke bare irriterende. Det er timer, der forsvinder fra budgetopfølgning, likviditetsstyring og de analyser, ledelsen faktisk forventer.

Derfor handler automatisering af udgiftshåndtering og fakturaflow ikke om at indføre endnu et system. Det handler om at flytte registrering, dokumentation og bogføring tættere på det tidspunkt, hvor udgiften opstår. Økonomiafdelingen modtager dermed straks data, der er klar til bogføring, samt et fuldstændigt revisionsspor – i stedet for at skulle samle det hele til sidst.

TL;DRVed at automatisere udgiftsstyringen med Acubiz flyttes registrering og godkendelse til det øjeblik, hvor udgiften opstår. Økonomiafdelingerne modtager data, der er klar til bogføring, med et fuldstændigt revisionsspor, i stedet for at skulle skynde sig i sidste øjeblik ved månedens afslutning. Uafhængige analyser viser, at behandlingen går 50–82 % hurtigere, hvilket frigør ressourcer i økonomiafdelingen til strategisk analyse i stedet for dataindtastning.

Her er de tre principper, der typisk gør den største forskel:

• Registrer udgiften, så snart den opstår – ved at tage et billede af kvitteringen med din mobiltelefon og automatisk sammenkæde den med transaktioner på firmakortet
  
• Sørg for, at godkendelser foregår ensartet og gennemsigtigt – så beslutninger ikke længere går tabt i e-mail-tråde, fravær og manuelle påmindelser
  
• Sørg for, at regnskabet er klar til bogføring ved hjælp af integration mellem ERP-systemet og lønsystemet – så en hurtigere månedsafslutning bliver et naturligt resultat og ikke et separat projekt

1) Tid er den dyreste udgiftspost i en manuel proces

Udgiftsstyring og leverandørfakturaer kan let blive en tidskrævende opgave, da processen er præget af gentagne opgaver: dataindtastning, opfølgning på kvitteringer, kontrol, rettelser og efterfølgende bogføring. Uafhængige analyser viser, at automatisering kan gøre behandlingen 50–82 % hurtigere, og i et konkret eksempel faldt behandlingstiden fra 17,4 dage til 3,1 dage – samtidig med at omkostningerne pr. faktura faldt markant.

Pointen er enkel: Når data automatisk kan overføres fra kvitteringer og transaktioner til hovedbogen, reduceres både behandlingstiden og antallet af fejl. Som Martin Eriksen fra Acubiz ofte påpeger, frigør dette økonomiafdelingen fra dataindtastningsarbejde, hvilket giver mere tid til prioritering og rådgivning baseret på aktuelle indsigter.

2) For at sikre gennemsigtighed skal udgifterne registreres løbende

Mange økonomiafdelinger kæmper med langsomme og besværlige godkendelsesprocesser. En intuitiv løsning gør det nemt at godkende korrekt – selv når lederen er på farten.

Dette er et tilbagevendende tema i vores kundecases. Morsø Jernstøberi gik fra en lang række registreringsskridt til en samlet afregning, der kan godkendes med et enkelt tryk på en mobiltelefon. Hos KAB blev en manuel proces, hvor sagerne hobede sig op, erstattet af digital registrering på få sekunder – hvilket direkte resulterede i en forbedret budgetovervågning.

Acubiz’ egen Proof of Concept-undersøgelse fremhæver også, at den vigtigste prioritet ved valg af løsning var en brugervenlig app. Dette stemmer godt overens med en velkendt virkelighed: papir, mistede kvitteringer, forsinket registrering og for mange manuelle trin hænger ofte tæt sammen.

3. Dataene videreføres uden yderligere rensning

For økonomidirektøren og controlleren handler det ikke blot om nem registrering. Målet er data, der kan bruges – klar til bogføring, sammenhængende og med et fuldstændigt revisionsspor.

Derfor giver det god mening at indføre en samlet proces for udgifter: fra registrering til godkendelse og videre til bogføring, med integration til ERP-systemet og lønadministrationen, så økonomiafdelingen ikke behøver at indtaste de samme data flere steder.

Hvis du også oplever flaskehalse i forbindelse med leverandørfakturaer, kan løsninger med automatisk fakturafortolkning og digitale godkendelsesforløb mindske behovet for manuel indtastning og reducere fejl. Og når tidsregistrering er et lovkrav, skaber det merværdi at integrere dokumentation og oversigt i den samme mobile løsning som resten af registreringsprocessen.

Som Martin Eriksen, » Marketing Director « hos Acubiz, udtrykker det: En løsning bør ikke føles som »en app«, men som en infrastruktur, der fjerner hindringerne i de finansielle processer.

Når brugergrænsefladen er intuitiv, flyttes arbejdet tættere på kilden – medarbejderen og den godkendende person – og økonomiafdelingen får sin tid tilbage.

Tryghed ved månedsafslutningen starter i den daglige drift

En intuitiv løsning til udgiftsstyring kan i praksis måles på én ting:

Bliver registrering, godkendelse og offentliggørelse nemmere i den daglige drift – uden at det går ud over kontrollen og overholdelsen af reglerne?

Hvis din proces stadig er præget af fysiske kvitteringer, forsinket registrering og manuelle rettelser, skyldes det sjældent manglende vilje. Det er arbejdsgangen, der ikke støtter brugerne nok.

Når design og brugeradfærd går hånd i hånd, er fordelene tydelige: mindre administrativt arbejde, færre fejl og et klart overblik over økonomien, som man kan handle på, mens beslutningerne stadig er relevante.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor meget tid sparer automatisering af udgiftsstyringen egentlig?

Uafhængige analyser viser, at sagsbehandlingen bliver 50–82 % hurtigere, når udgiftsstyringen automatiseres. Konkret reducerede en organisation sagsbehandlingstiden fra 17,4 dage til 3,1 dage pr. udgiftscyklus. Besparelserne skyldes, at man slipper for manuel dataindtastning, opfølgning på kvitteringer og efterfølgende korrektioner – opgaver, som Acubiz varetager automatisk.

Hvad betyder »booking-ready data« inden for udgiftsstyring?

»Booking-ready«-data betyder, at alle udgifter indgår i dit regnskabs- eller ERP-system, allerede kodet, valideret i forhold til retningslinjerne og matchet med en kvittering eller en korttransaktion. Med Acubiz er der ikke behov for manuel genindtastning eller korrektion før bogføring: dit økonomiteam modtager et renset datasæt direkte fra medarbejdernes registreringer.

Hvordan integreres Acubiz med ERP-systemer med henblik på automatiseret udgiftsstyring?

Acubiz kan integreres med de mest udbredte ERP-systemer i Skandinavien og Europa, herunder Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP og flere andre. Integrationen foregår i begge retninger: kontoplanen og omkostningsstederne synkroniseres fra ERP-systemet til Acubiz, og godkendte udgifter overføres automatisk tilbage som bogføringsklare journalposteringer.

Hvad sker der med kvitteringerne, når udgifterne registreres i realtid?

Medarbejderne fotograferer kvitteringer med Acubiz-mobilappen umiddelbart efter et køb. Appen udlæser beløb, dato og leverandør ved hjælp af OCR, udfylder udgiftsformularen på forhånd og knytter varen til den tilhørende korttransaktion, hvor det er relevant. Det originale billede gemmes og vedhæftes den godkendte udgift, hvilket opfylder kravene til regnskabsføring og revision.

Er automatisering af udgiftsstyring velegnet til små og mellemstore virksomheder?

Ja. Acubiz bruges af danske og skandinaviske virksomheder med alt fra omkring 50 medarbejdere til flere tusinde. Platformen kan skaleres i takt med antallet af medarbejdere og transaktionsvolumen, og implementeringen tager typisk 4–8 uger. Afkastet af investeringen kan ofte ses allerede i løbet af det første kvartal – især for virksomheder, der i øjeblikket administrerer udgifter via regneark eller e-mail.