How does Acubiz automate the foreign VAT refund process?

When employees register expenses through the Acubiz app, all receipt data and documentation required for VAT reclaim is captured automatically. The system processes this documentation to meet country-specific reporting requirements, triggering recovery without needing separate manual applications or individual receipt reviews by the finance team.

What types of purchases are covered by the automated VAT recovery in Acubiz?

The automated recovery covers cash expenses, purchases made on company credit cards, and supplier purchases. Any expense type processed through the Acubiz Expense Management Service is automatically included in the VAT recovery routine, providing comprehensive coverage across expense categories.

Why do businesses miss out on foreign VAT refunds without automation?

The manual process requires reviewing receipts individually, understanding each country's specific documentation requirements, completing country-specific application forms, and meeting different deadlines. This is genuinely complex when expenses span multiple countries, and most finance teams deprioritize it simply because of the administrative burden.

Does using Acubiz for VAT recovery require any extra steps from employees?

No. Employees follow the same registration process they use for any expense: photograph the receipt and enter the necessary information in the app. No additional steps are required. The VAT recovery happens automatically in the background using the documentation already collected.

When is foreign VAT recovery not possible?

Recovery is not possible for VAT incurred in countries where the company has no legal basis for reclaim, or where the specific type of expense is excluded under local rules. The eligibility rules vary by country, but the automated system applies these criteria based on the transaction data.

Automatisk moms via appen

Hvert år går virksomheder glip af store beløb på grund af manglende refusion af udenlandsk moms – ganske enkelt fordi processen er besværlig og tidskrævende. Acubiz Expense Management er en 100 % digital og app-baseret løsning, der automatiserer processen for alle typer bilag, der hører til enhver udgift eller ethvert køb på firmakreditkorts OG indkøb hos leverandører!

TL;DRAcubiz automatiserer refusionen af udgifter i udlandet (foreign moms ) som en del af sin arbejdsgang for udgiftsstyring, hvilket betyder, at virksomhederne ikke længere behøver at gennemgå de enkelte kvitteringer manuelt eller indsende separate ansøgninger for hvert land. Da Acubiz allerede har al den nødvendige dokumentation fra udgiftsprocessen, udløses refusionen af udgifter i udlandet ( moms ) automatisk uden yderligere arbejde for økonomiafdelingerne.

Med Acubiz Expense Management Service (EMS) automatiseres refusionsprocesserne i henhold til » moms «, og refusionerne behandles automatisk ved hjælp af Acubiz-appen til udgiftsrapportAcubiz gør det nemt og problemfrit for en virksomhed at få refunderet udgifter til udenlandske moms. Nu er det slut med tidskrævende og komplicerede gennemgange af de enkelte kvitteringer eller en ansøgning på særlige blanketter, som skal indsendes til myndighederne i det land, hvor du ansøger om refusion i henhold til » moms «.

Én digital løsning til to administrative processer

En digital og app-baseret Expense Management løsning gør op med papirbårne og tidskrævende rejseafregninger - og giver dig i stedet en effektiv on-the-go løsning til håndtering af kontantudlæg, køb på firmakreditkort og leverandørkøb. Hurtigt og nemt registrerer du dit køb - uanset type - ved at tage et billede af kvitteringen og indtaste relevante oplysninger i app’en - alt imens, du er på farten. Køb og kvittering er således en del af den automatiske tilbagesøgningsrutine, der ligger i Acubiz.

Ved en manuel proces for tilbagesøgning af udenlandsk moms behandles kvitteringerne individuelt ifm. indberetning på det enkelte køb for at imødekomme myndighedernes krav ift. refusion af moms i udlandet – en besværlig proces! MEN med en Acubiz løsning imødekommes disse krav helt automatisk, idet Acubiz allerede har adgang til relevante bilag, som ligger til grund for tilbagesøgning af udenlandsk moms.

Du kan gøre op med to besværlige og administrative processer med én effektiv, digital og app-baseret løsning inden for rejseafregning – og ikke længere gå glip af store beløb ifm. momsrefusioner!

Hvornår er tilbagesøgning af udenlandsk moms relevant for din virksomhed?

Udenlandsk momsrefusion er relevant, når du fx har rejseaktiviteter i udlandet. Beløbssummen på rejseaktiviteter fx i forbindelse med messer og konferencer er ofte stor, og derfor er der en del penge at hente.

Eksempler på køb, du typisk kan få tilbagebetalt momsen af iflg. SKAT:

Persontransport
Brændstof
Hotelophold
Restaurantbesøg
Adgang til messer

Besøg skat.dk for yderligere oplysninger på dansk.

Det er reglerne i det pågældende EU-land, der afgør, om du kan få dækket udgifterne moms. Hvis du vil vide mere om, hvordan Acubiz kan hjælpe dig med at forenkle processerne i forbindelse med tilbagebetaling af moms , kan du læse mere om vores service til tilbagebetaling af udenlandske moms -beløb eller ring til os på +45 70 214 215.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan automatiserer Acubiz moms processen for udenlandske moms ?

Når medarbejderne registrerer udgifter via Acubiz-appen, indsamles alle kvitteringsdata og den dokumentation, der kræves for moms , automatisk. Systemet behandler denne dokumentation, så den opfylder de landespecifikke rapporteringskrav, hvilket udløser refusionen uden behov for separate manuelle ansøgninger eller individuel gennemgang af kvitteringerne fra økonomiafdelingens side.

Hvilke typer køb er omfattet af den automatiske moms i Acubiz?

Den automatiske inddrivelse omfatter kontante udgifter, køb foretaget med firmakreditkort samt indkøb hos leverandører. Alle udgiftstyper, der behandles via Acubiz Expense Management Service, indgår automatisk i moms , hvilket sikrer en omfattende dækning på tværs af udgiftskategorier.

Hvorfor går virksomheder glip af moms til udenlandske moms , hvis de ikke bruger automatisering?

Den manuelle proces kræver, at man gennemgår kvitteringerne én for én, sætter sig ind i de enkelte landes specifikke dokumentationskrav, udfylder landespecifikke ansøgningsskemaer og overholder forskellige frister. Dette er virkelig kompliceret, når udgifterne dækker flere lande, og de fleste økonomiafdelinger nedprioriterer opgaven alene på grund af den administrative byrde.

Kræver brugen af Acubiz til moms , at medarbejderne skal udføre nogle ekstra trin?

Nej. Medarbejderne følger den samme registreringsproces, som de bruger til alle andre udgifter: De tager et billede af kvitteringen og indtaster de nødvendige oplysninger i appen. Der kræves ingen yderligere trin. moms sker automatisk i baggrunden på baggrund af den dokumentation, der allerede er indsamlet.

Hvornår er det ikke muligt for udenlandske moms ?

Det er ikke muligt at få refusion for moms i lande, hvor virksomheden ikke har noget juridisk grundlag for at kræve refusion, eller hvor den pågældende udgiftstype er undtaget i henhold til lokale regler. Reglerne for berettigelse varierer fra land til land, men det automatiserede system anvender disse kriterier på baggrund af transaktionsdataene.