Make digital tools available to home-based employees

Hjemmearbejde er kommet for at blive. I mindre eller større grad for den enkelte virksomhed, men overordnet set vinder hjemmearbejde indpas. En tendens der naturligvis sætter mange krav til virksomheden. De skal sørge for at holde medarbejderen glad og motiveret, sørge for en ordentlig hjemmearbejdsplads, sørge for ordentlige (og digitale) værktøjer der sikrer en effektiv arbejdsdag.

TL;DREn undersøgelse foretaget af Dansk Industri blandt 230 virksomheder viste, at 80 % er åbne over for at udvide fjernarbejdet, og 73 % angiver, at produktiviteten er uændret eller forbedret. Visma Acubiz fremhæver, at det er virksomhedens ansvar at stille de rette digitale værktøjer til rådighed for medarbejdere, der arbejder hjemmefra, og at udgiftsstyring, tidsregistrering og dokumentworkflows skal fungere problemfrit uanset hvor man befinder sig for at » support « en hybrid arbejdsstyrke.

Det er netop sidste punkt omhandlende digitale værktøjer, som jeg sætter fokus på i dette blogindlæg. For skal samarbejdet og effektiviteten opretholdes mens en stor del af virksomhedens medarbejdere arbejder hjemme, kræver det digitale værktøjer der både kan binde de hjemmearbejdende sammen, men også sikre effektive arbejdsgange for både medarbejder og virksomhed. Og i sidste ende er det jo altså virksomhedens ansvar!

Hjemmearbejde er populært som aldrig før

Dansk Industri har gennemført en undersøgelse blandt 230 virksomheder, hvilket viser, at otte ud af ti virksomheder er åbne over for tanken om at øge omfanget af hjemmearbejde for medarbejderne. Det er kun tre procent, der ønsker at reducere den tid, medarbejderne kan arbejde hjemmefra. Det forekommer derfor rimeligt at konkludere, at hjemmearbejde, som nævnt, er kommet for at blive. Vi kan også kalde det hybridarbejde, fleksibelt arbejde osv. Det fælles træk er, at medarbejderne ikke er fysisk til stede på kontoret.

Vi bemærker også den stigende popularitet af fjernarbejde. I Visma Acubiz har medarbejderne aldrig arbejdet så meget hjemmefra som nu. Bortset fra under nedlukningerne, selvfølgelig. Er det en fordel eller en ulempe, at vi bruger mere tid på at arbejde hjemmefra? Tja, vi formår jo at levere de bedste økonomiske resultater nogensinde. Så så slemt kan det vel ikke være.

Vi kan ikke tillade os at kalde det et direkte resultat af hjemmearbejde, men det har i hvert fald ikke sænket produktiviteten. Det spiller meget godt overens med Dansk Industris rapport, som netop viser at samlet 73 % af virksomheder har oplevet en øget eller uændret produktivitet. Kun tre procent har oplevet en nedgang i produktiviteten.

Vi er begunstiget af, at alle vores medarbejdere i princippet kan arbejde hjemme. Alt vores data er placeret sikkert i skyen, og medarbejderen skal egentlig kun huske at tage computeren med under armen for at være kørende hjemmefra. Der er altid en plads på kontoret for de kollegaer, som ikke ønsker at arbejde hjemme. Dem har vi også mange af.

Èn ting er sikker. Det nytter ikke at stille sig bagbenene og lege Rasmus Modsat. Udviklingen er her. Den ser ikke ud til at kunne stoppes. Derfor handler det om at skabe de bedste rammebetingelser for, at medarbejdernes hjemmearbejde kan lykkes og udføres bedst muligt.

Digitale værktøjer kan lette arbejdsgange og mindske frustrationen

Vi skal ikke sætte lighedstegn mellem hjemmearbejde og øget produktivitet samt glade medarbejdere. Der skal arbejdes for at skabe en sund balance.

På det sociale plan kan negative konsekvenser af hjemmearbejde hurtigt blive en følelse af et svækket fællesskab og tab af sociale relationer. Hele det sociale aspekt er et emne for sig selv. Det vil jeg benævne i et blogindlæg for sig. I Visma Acubiz er vi meget bevidste om, at holde den sociale muskel kørende, hvilket er derfor at vi har skruet op for mængden og hyppigheden af diverse medarbejderarrangementer.

Fagligt kan det også være frustrerende ikke at kunne stille et hurtigt spørgsmål til en kollega ansigt til ansigt. Det kan også være frustrerende at udføre visse arbejdsgange, hvis de er besværlige og kræver hjælp fra kollegaer. Visse processer i nogle virksomheder er endda stadig håndbårne, hvilket blot yderligere besværliggører samarbejdet.

Lad os bruge os selv som eksempel:

I gamle dage foregik håndteringen af medarbejdernes udgifter manuelt og på papir, og det bestod i, at der blev udvekslet brune konvolutter mellem medarbejderne og økonomiafdelingen. Denne type proces anvendes stadig i dag i nogle virksomheder.

Scanning kvitteringer, at udfylde og udskrive Excel-ark og bringe det hele over til lederen og økonomiafdelingen er en besværlig og tidskrævende proces. Især hvis man arbejder hjemmefra – for så må det udskydes til næste gang, man er på kontoret.

Visma Acubiz digitaliserer og automatiserer hele processen omkring udgifter – fra transaktioner til bogføring. Medarbejderne skal blot bruge deres mobiltelefoner til at registrere en udgift. Vores kunder fortæller os, at Acubiz gør udgiftshåndteringen nemmere for deres brugere. Samtidig sparer både de og økonomiafdelingen tid.

Eksempler illustrerer hvordan vi stiller et digitalt værktøj til rådighed, som er ligeglad med, om du arbejder hjemmefra eller på kontoret. Arbejdet bliver håndteret lige effektivt uanset. Det er præcis de digitale værktøjer, som virksomheden skal implementere. Det skylder de deres medarbejdere.

Vi er langt fra den eneste virksomhed, der gør hverdagen lettere for medarbejdere, der arbejder hjemmefra. Heldigvis findes der mange fantastiske apps, der sikrer en mere effektiv arbejdsdag på hjemmekontoret. Vi hører til kategorien »værktøjer, der sikrer effektive arbejdsgange for medarbejderne«, mens kategorien »værktøjer, der skaber sammenhold blandt medarbejdere, der arbejder hjemmefra« blandt andet består af Slack og Zoom.

Effektivt arbejde på både hjemme- og virksomhedskontor

For at sikre de bedst mulige rammeforhold, så medarbejderen kan arbejde effektivt hjemmefra, er det en god idé at måle medarbejdertilfredsheden regelmæssigt. Hos Visma bruger vi Peakon fra Workday, som er et fantastisk redskab til at give os en fornemmelse af, hvad vi kan gøre endnu bedre. Ikke kun når det gælder om at skabe de bedste rammer for, at medarbejderne kan yde deres bedste, men også når det gælder om at holde øje med medarbejdernes trivsel, engagement osv. Dette er især vigtigt, når ikke alle vores medarbejdere er fysisk til stede på kontoret, som vi har været vant til tidligere.

For at svare på overskriftens spørgsmål; du skal stille de rette digitale værktøjer til rådighed for dine medarbejdere, fordi hjemmearbejde vinder indpas i danske virksomheder. Det stiller krav til, at medarbejderen skal kunne håndtere alle dele af sit arbejde lige effektivt – uanset om det er hjemmekontoret eller virksomhedens kontor.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor stor en procentdel af virksomhederne har oplevet, at produktiviteten er steget eller er forblevet uændret i forbindelse med fjernarbejde?

Ifølge en undersøgelse fra Dansk Industri blandt 230 danske virksomheder, som nævnes i indlægget, oplevede 73 % enten en stigning eller uændret produktivitet ved fjernarbejde. Kun 3 % rapporterede om et fald. Otte ud af ti virksomheder oplyste, at de var åbne over for at øge den tid, medarbejderne arbejder hjemmefra.

Hvilke digitale værktøjer har medarbejdere, der arbejder hjemmefra, brug for til at administrere deres udgifter?

Medarbejdere, der arbejder på afstand, har brug for et cloudbaseret udgiftsværktøj med en mobilapp, der håndterer indskanning af kvitteringer, godkendelse af transaktioner med firmakort, registrering af kørte kilometer og tidsregistrering uden at kræve adgang til kontorets netværk. Hele arbejdsgangen fra køb til bogføring skal kunne gennemføres fra en personlig enhed.

Hvem har ansvaret for at stille digitale værktøjer til rådighed for medarbejdere, der arbejder hjemmefra?

I indlægget fremgår det tydeligt, at det er virksomhedens ansvar – og ikke medarbejderens – at udstyre medarbejdere, der arbejder hjemmefra, med de rette digitale værktøjer. Dette omfatter ikke blot kommunikations- og samarbejdsværktøjer, men også de økonomiske og administrative arbejdsgange, såsom udgiftshåndtering, som medarbejderne har brug for for at kunne udføre deres arbejde og få deres udgifter korrekt refunderet.

Hvordan support Visma Acubiz support eller fjernarbejde?

Alle Acubiz-data gemmes i skyen, så medarbejderne kun behøver en computer eller en smartphone for at få adgang til hele platformen, uanset hvor de befinder sig. Det betyder, at indsendelse af udgiftsanmeldelser, godkendelse af fakturaer, tidsregistrering og registrering af kørte kilometer fungerer på nøjagtig samme måde, uanset om medarbejderen er på kontoret eller derhjemme.