Why does a professional cycling team need expense management software?

A UCI WorldTour cycling team incurs a wide range of expenses on a global race calendar: Sport Directors' representation costs, spare parts purchased at local bike shops, coach mileage, and rider incidentals. Without a structured digital process, tracking, approving, and bookkeeping these costs across dozens of countries creates significant administrative overhead that pulls staff away from performance support.

What types of expenses does a cycling team typically process through Acubiz?

Team Qhubeka ASSOS processes expenses including Sport Director representation costs from sponsor meetings, mechanic purchases of spare parts, coach mileage for further education, and rider incidentals such as food and transport expenses. The common thread is that all of these are employee-initiated costs that need documentation, approval, and bookkeeping regardless of the sport.

How does Acubiz help organizations in competitive, time-critical environments?

By automating expense registration, approval routing, and bookkeeping, Acubiz eliminates the manual back-and-forth that typically occupies administrative staff. In a professional sports environment where every staff member's time has an impact on performance preparation, reducing routine administrative burden directly frees capacity for the work that matters most.

What makes Team Qhubeka ASSOS notable beyond cycling performance?

Team Qhubeka ASSOS was the first African cycling team to earn a UCI WorldTour license, allowing them to compete in the world's most prestigious races. The Qhubeka element of the team's identity is linked to the Qhubeka charity, which distributes bicycles to communities in Africa to improve access to education and work.

Team Qhubeka ASSOS: Sportslige triumfer

Team Qhubeka ASSOS har truffet en vigtig administrativ beslutning. De har valgt at strømline deres udgiftsstyring processer med Acubiz. Det har i nogen tid været en prioritet for Team Qhubeka ASSOS at minimere den administrative byrde i forbindelse med udgifter, som naturligvis opstår i kølvandet på cykelløb over hele verden.

TL;DRTeam Qhubeka ASSOS, det første afrikanske cykelhold, der har opnået en UCI WorldTour-licens, har valgt Acubiz til at strømline udgiftsstyringen på tværs af deres globale løbskalender. Ved at automatisere registrering, godkendelse og bogføring af holdets mange forskellige udgifter undervejs frigør Acubiz administrativ tid, som i stedet kan bruges på det arbejde med »marginal gains«, der er afgørende for resultaterne i eliteden.

Team Qhubeka ASSOS var det første afrikanske cykelhold nogensinde til at opnå en UCI WorldTour-licens. Med licensen er de kvalificerede til at cykle de største og mest prestigefyldte cykelløb rundt om i verden. Qhubeka og ASSOS meldte sin ankomst før sæsonen, og derfor cykler holdet under et nyt navn og med nye farver i de kommende år.

Digital udgiftshåndtering der giver mere tid til cykling

I enhver organisation afholder medarbejderne løbende udgifter i forbindelse med udførelsen af deres arbejde. Dette gælder også for et professionelt cykelhold. Det kan være sportsdirektørens repræsentationsudgifter i forbindelse med sponsormøder, mekanikeren, der køber en manglende reservedel i en lokal cykelforretning, træneren, der kilometertal udgifter til sin videreuddannelse eller den rytter, der køber en kop kaffe på vej til et velgørenhedsarrangement.

Der er masser af udgifter. Derfor valgte forvaltningen at undersøge, om det var muligt at reducere den tid, der bruges på registrering, godkendelse, kontrol og bogføring af udgifter. Når man sparer tid på ét område, får man mere tid til andre områder. Tid, der kan bruges til at optimere processer, hvilket er helt afgørende i konkurrenceprægede miljøer som elitecykling, hvor rytterne skal have de bedste forudsætninger for at opnå succes og vinde løb.

I cykling tales der ofte om at finde hundrededele af sekunder på cyklens aerodynamik eller i rytternes kost. Det kan Acubiz ikke hjælpe med. Til gengæld kan vores digitale og automatiserede service til udgiftshåndtering frigive tid og gøre hverdagen en anelse nemmere for alle medarbejdere.

Det handler om mere end sejre

Team Qhubeka ASSOS cykler for et højere formål end sejre. Med Qhubeka i ryggen, cykler de for at hjælpe folk på det afrikanske kontinent med at bevæge sig fremad med cykler. Qhubeka er en velgørenhedsorganisation, som hjælper med at stille cykler til rådighed for børn og voksne i Afrika, hvormed de får nemmere adgang til skoler, hospitaler, arbejde mv. I forhold til fattigdom, kan cykler hjælpe med at ændre liv ved at tackle socialøkonomiske udfordringer på det mest basale niveau - hjælpe folk med at komme derhen, hvor de skal.

Holdet har dansk islæt i form af Lasse Norman Hansen, Andreas Stokbro og Emil Vinjebo, mens den tidligere professionelle cykelrytter, Lars Michaelsen, er Sportsdirektør. Hos Acubiz har vi allerede taget godt imod Team Qhubeka ASSOS ved det sydfranske etapeløb Tour Des Alpes Maritimes som blev kørt i februar måned. Her var administrerende direktør, Lars de Nully, med i teambilen sammen med Team Manager, Lars Michaelsen, da 2. etape blev kørt i Fayence. Vi glæder os til at følge holdet i denne sæson og hepper med på sidelinjen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor har et professionelt cykelhold brug for et udgiftsstyringsprogram?

Et UCI WorldTour-cykelhold har en lang række udgifter i forbindelse med den globale løbskalender: repræsentationsudgifter for sportsdirektørerne, reservedele købt hos lokale cykelforretninger, træneres kørselsudgifter og rytternes diverse udgifter. Uden en struktureret digital proces medfører registrering, godkendelse og bogføring af disse udgifter på tværs af snesevis af lande en betydelig administrativ byrde, der tager personalet væk fra support rytternes præstationer.

Hvilke typer udgifter behandler et cykelhold typisk via Acubiz?

Team Qhubeka ASSOS behandler udgifter, herunder udgifter til sportsdirektørens deltagelse i sponsormøder, mekanikernes indkøb af reservedele, træneres kørselsudgifter i forbindelse med videreuddannelse samt rytternes diverse udgifter såsom mad og transport. Det fælles træk er, at alle disse udgifter er medarbejderinitierede og kræver dokumentation, godkendelse og bogføring, uanset hvilken sportsgren der er tale om.

Hvordan hjælper Acubiz virksomheder i konkurrenceprægede miljøer, hvor tiden er afgørende?

Ved at automatisere registrering af udgifter, godkendelsesforløb og bogføring fjerner Acubiz den manuelle frem-og-tilbage-kommunikation, der typisk optager det administrative personale. I et professionelt sportsmiljø, hvor hver enkelt medarbejders tid har betydning for forberedelsen til præstationerne, frigør en reduktion af den rutinemæssige administrative byrde direkte kapacitet til det arbejde, der betyder mest.

Hvad gør Team Qhubeka ASSOS bemærkelsesværdigt ud over holdets præstationer i cykelsporten?

Team Qhubeka ASSOS var det første afrikanske cykelhold, der opnåede en UCI WorldTour-licens, hvilket giver dem mulighed for at deltage i verdens mest prestigefyldte løb. »Qhubeka«-delen af holdets identitet er knyttet til velgørenhedsorganisationen Qhubeka, som uddeler cykler til lokalsamfund i Afrika for at forbedre adgangen til uddannelse og arbejde.