Get started with Robotic Process Automation

Hvorfor den udgiftsstyring Denne proces er det perfekte sted at starte!

Robotteknologi i forskellige former er et af tidens brandvarme emner. Dvs. alt hvad der vedrører kontorrobotter, AI, Robotic Process Automation, softwarerobotter osv. Emnet er også på agendaen for ledere af økonomi- og finansfunktioner ift. teknologiens anvendelse indenfor dette fagområde. Ligesom det gælder for andre fagområder, så kigger økonomi- og finansfunktionen også ind i en periode med digital transformation over de næste år.

TL;DREn undersøgelse fra McKinsey viser, at næsten 60 % af opgaverne i finansafdelingen kan automatiseres fuldstændigt eller næsten fuldstændigt, og Robotic Process Automation (RPA) er den teknologi, der er bedst egnet til at udnytte disse besparelser. Acubiz anbefaler at starte med udgiftsstyring som indgang til RPA i finansafdelingen, da de gentagne, regelbaserede arbejdsgange her er ideelle kandidater til automatisering.

En undersøgelse fra McKinsey viser, at næsten 60 % af opgaverne og processerne i en økonomiafdelingen kan enten være fuldt eller næsten fuldt automatiseret. Dette kan medføre store fordele for din virksomhed, og hvis du har en ledende stilling inden for økonomifunktionen, har du ikke råd til at vente med at komme i gang med dette.

Software- og kontorrobotter – hvad kan de og hvor skal du starte?​

Begreber som ”digital transformation” og ”robotteknologi” kan hurtigt blive overvældende ligesom det kan være svært at navigere i hvor man skal starte og slutte. Derfor vil jeg forsøge at guide dig til et område, hvor du med fordel kan starte med at afprøve robotteknologi.

Økonomi- og finansafdelinger har traditionelt altid været meget fokuserede på effektivisering og vi har set en længere periode, hvor virksomheder har flyttet opgaver ud til eksterne samarbejdspartnere. Vi er dog nået til et punkt, hvor det, for mange, kan være svært at optimere yderligere igennem outsourcing eller løndifferencer. Her kommer Robotic Process Automation (RPA) fremadrettet til at spille en vigtig rolle i arbejdet med at høste yderligere gevinster ved proceseffektivisering.

Du skal betragte RPA som en digital eller virtuel arbejdskraft. En arbejdskraft, der kan hjælpe dig med at opnå en ekstrem høj grad af automatisering, når det gælder repetitive eller transaktionsbaserede aktiviteter. Og denne type arbejdskraft arbejder hårdt, hurtigt og laver ikke fejl. Sagt på en anden måde, så dækker RPA over en kategori af automation software, der kan sættes op til at gennemføre specifikke opgaver.

Det er også et væsentligt forhold, at teknologien efterhånden er modnet til et punkt, hvor medarbejdere i økonomifunktionen let kan trænes i at anvende værktøjerne. Dette betyder, at der ikke længere er tale om kompliceret IT-arbejde, når en specifik opgave skal automatiseres.

Den bedste måde for dig at komme i gang med robotbaseret arbejde er at se efter de processer, hvor der udføres regelbaserede opgaver. Det kan for eksempel dreje sig om bogføring eller kontrol.

En turboladet Expense proces​

Processen for udgiftsstyring, eller sagt på en anden måde, processen omkring håndtering af medarbejdernes udgifter, rejseudgifter, udgifter, kørselsafstand og så videre er det perfekte sted at starte. Hvad angår økonomiafdelingens rolle i denne proces, drejer det sig om en ret omfattende opgave omkring kontrol udgiftshåndtering. Du kan med stor fordel indføre en robot til at varetage størstedelen af denne opgave. Et tiltag, der vil optimere din udgiftshåndtering betydeligt og give dig et indblik i potentialet inden for RPA.

Hvis du skal have en robot til at håndtere denne delopgave i processen, er det dog en forudsætning, at du har dine regler og retningslinjer for medarbejderudgifter på plads. Når dette er på plads, skal du ud og lede efter et stykke Expense Management software, der indeholder funktionalitet, der kan automatisere kontrolopgaverne. Har du allerede en rejseafregningsløsning kørende i dag, så skal du tjekke om den understøtter RPA. Vær dog opmærksom på, at det ikke er alle udbydere på markedet som tilbyder dette.

Det faktum, at denne proces er regelbaseret, gør den som sagt meget velegnet som platform til at komme i gang med RPA.

God fornøjelse!

Ofte stillede spørgsmål

Hvor stor en procentdel af opgaverne i økonomiafdelingen kan automatiseres ved hjælp af RPA?

En McKinsey-undersøgelse, der nævnes i denne sammenhæng, anslår, at ca. 60 % af opgaverne i en økonomiafdeling kan automatiseres enten fuldstændigt eller næsten fuldstændigt. Dette udgør en betydelig mulighed for produktivitetsforbedring og omfordeling af ressourcer i organisationer af alle størrelser.

Hvad er robotbaseret procesautomatisering, og hvordan adskiller den sig fra almindelig software?

RPA er en kategori af automatiseringssoftware, der kan konfigureres til at udføre specifikke, gentagne eller transaktionsbaserede opgaver og dermed fungere som en virtuel arbejdsstyrke. I modsætning til traditionel software, der kræver menneskelig indgriben i hvert trin, udfører RPA-bots regelbaserede processer med høj hastighed, uden fejl og uden pauser.

Hvorfor er udgiftsstyring et godt udgangspunkt for RPA inden for finans?

Udgiftsstyring er kendetegnet ved store transaktionsmængder, faste regler, gentagne trin og klare dokumentationskrav. Disse egenskaber gør området ideelt til RPA. Ved at starte her kan økonomiteams opbygge erfaring med automatisering i en afgrænset og velkendt proces, inden de udvider til mere komplekse områder.

Hvor mange ressourcer kræver det at igangsætte et RPA-projekt i en økonomiafdeling?

Mindre end mange forventer. En udbredt misforståelse er, at RPA-projekter kræver store IT-investeringer og specialiserede teams. I praksis er mange vellykkede implementeringer startet med dele af processerne i stedet for en fuldstændig automatisering fra start til slut, og de ressourcer, der kræves for at komme i gang, er ofte beskedne.

Hvad sker der med medarbejderne i økonomiafdelingen, når RPA automatiserer deres opgaver?

Målet er ikke at nedskære antallet af medarbejdere, men at omfordele arbejdsopgaverne. Når RPA overtager det transaktionsbaserede arbejde, kan finansmedarbejderne fokusere på analyse, forretningssamarbejde og strategiske opgaver, der kræver skøn. Virksomheder, der har nået grænserne for outsourcing eller lønarbitrage, ser RPA som det næste redskab til at øge effektiviteten.