Is Your Expense Management Solution Intuitive Enough? Three Signs You Can Test Right Now

En intuitiv brugergrænseflade beskrives ofte som en ekstra fordel. I praksis er den en forudsætning for, at digitaliseringen rent faktisk kan gøre en forskel i finansfunktionen.

Hvis din løsning til udgiftsstyring kræver for mange forklaringer, fører det typisk til forsinket registrering, midlertidige løsninger i godkendelsesforløbene og endnu et sted, hvor dataene skal rettes manuelt.

Det er værd at huske på, at mange økonomidirektører betragter digitalisering som en topprioritet. Men denne ambition holder kun stik, hvis jeres udgiftsstyringsløsning kan anvendes i hele organisationen – ikke kun af de mest erfarne brugere i økonomiafdelingen.

TL;DREn intuitiv løsning til udgiftsstyring er ikke en luksus: Den afgør, om digitaliseringen rent faktisk fungerer i hele din organisation. Acubiz er udviklet til medarbejdere uden for økonomiafdelingen: mobilbaseret registrering af kvitteringer, klare godkendelsesforløb og data, der overføres til ERP-systemet uden manuel oprydning. Her er tre tegn på, at din nuværende løsning måske ikke lever op til forventningerne.

Her er tre tydelige tegn på, at din udgiftsstyringsløsning er intuitiv nok til at håndtere de daglige opgaver i Finans:

• Det hjælper medarbejderen med behandle udgiften, når udgiften opstår
• Det gør godkendelse og kontrol enkel, uden at gå på kompromis med compliance og revisionsspor
• Den leverer bogføringsklare data, så analyse og rapportering ikke skal starte i Excel

1. Medarbejderen kan registrere udgiften med det samme

Et klassisk problem er, at udgiftsanmeldelser først registreres ved månedens udgang. Dette giver et ufuldstændigt billede af udgifterne i den pågældende periode og skaber en unødvendig flaskehals i økonomiafdelingen.

Derfor er mobilregistrering ikke bare en funktion. Det er en måde at få brugeren til at handle på det rigtige tidspunkt – mens kvitteringen stadig er til stede, og udgiften stadig er frisk i erindringen.

BDO Danmark er gået fra en besværlig proces med at gemme og scanne kvitteringer til registrering i realtid via en app. Som Nina Hjorthmose, Consultant regnskab hos BDO, udtrykker det:

”Nu kan de nemt tage et billede af deres kvittering og udfylde udgiftsanmeldelsen på stedet.”

Det er netop den slags gnidninger, der afgør, om proceduren rent faktisk bliver fulgt i praksis.

2. Ledere kan godkende hurtigt og korrekt

Mange økonomiafdelinger kæmper med langsomme og besværlige godkendelsesprocesser. En intuitiv løsning gør det nemt at godkende korrekt – selv når lederen er på farten.

Dette er et tilbagevendende tema i vores kundecases. Morsø Jernstøberi gik fra en lang række registreringsskridt til en samlet afregning, der kan godkendes med et enkelt tryk på en mobiltelefon. Hos KAB blev en manuel proces, hvor sagerne hobede sig op, erstattet af digital registrering på få sekunder – hvilket direkte resulterede i en forbedret budgetovervågning.

Acubiz’ egen Proof of Concept-undersøgelse fremhæver også, at den vigtigste prioritet ved valg af løsning var en brugervenlig app. Dette stemmer godt overens med en velkendt virkelighed: papir, mistede kvitteringer, forsinket registrering og for mange manuelle trin hænger ofte tæt sammen.

3. Dataene videreføres uden yderligere rensning

For økonomidirektøren og controlleren handler det ikke blot om nem registrering. Målet er data, der kan bruges – klar til bogføring, sammenhængende og med et fuldstændigt revisionsspor.

Derfor giver det god mening at indføre en samlet proces for udgifter: fra registrering til godkendelse og videre til bogføring, med integration til ERP-systemet og lønadministrationen, så økonomiafdelingen ikke behøver at indtaste de samme data flere steder.

Hvis du også oplever flaskehalse i forbindelse med leverandørfakturaer, kan løsninger med automatisk fakturafortolkning og digitale godkendelsesforløb mindske behovet for manuel indtastning og reducere fejl. Og når tidsregistrering er et lovkrav, skaber det merværdi at integrere dokumentation og oversigt i den samme mobile løsning som resten af registreringsprocessen.

Som Martin Eriksen, » Marketing Director « hos Acubiz, udtrykker det: En løsning bør ikke føles som »en app«, men som en infrastruktur, der fjerner hindringerne i de finansielle processer.

Når brugergrænsefladen er intuitiv, flyttes arbejdet tættere på kilden – medarbejderen og den godkendende person – og økonomiafdelingen får sin tid tilbage.

Tryghed ved månedsafslutningen starter i den daglige drift

En intuitiv løsning til udgiftsstyring kan i praksis måles på én ting:

Bliver registrering, godkendelse og offentliggørelse nemmere i den daglige drift – uden at det går ud over kontrollen og overholdelsen af reglerne?

Hvis din proces stadig er præget af fysiske kvitteringer, forsinket registrering og manuelle rettelser, skyldes det sjældent manglende vilje. Det er arbejdsgangen, der ikke støtter brugerne nok.

Når design og brugeradfærd går hånd i hånd, er fordelene tydelige: mindre administrativt arbejde, færre fejl og et klart overblik over økonomien, som man kan handle på, mens beslutningerne stadig er relevante.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad gør en løsning til udgiftsstyring virkelig intuitiv?

En intuitiv løsning kræver ingen oplæring for den gennemsnitlige medarbejder, der skal indsende en simpel udgiftsanmeldelse. Den guider brugeren gennem de obligatoriske felter, indlæser kvitteringsdata automatisk via OCR og giver tydelig feedback, hvis der mangler noget, eller hvis anmeldelsen ikke overholder retningslinjerne. Acubiz er udviklet, så en medarbejder kan registrere og indsende en udgiftsanmeldelse på under 60 sekunder på en mobilenhed.

Hvorfor udsætter medarbejderne registreringen af udgifter, når processen er for kompliceret?

Den kognitive friktion er hovedårsagen. Hvis registrering af en udgift kræver flere trin, manuel dataindtastning og navigation i et ukendt brugergrænseflade, udskyder medarbejderne det til månedens afslutning – eller springer det helt over. Dette fører til ufuldstændige posteringer, mistede kvitteringer og at økonomiafdelingerne er nødt til at jagte medarbejderne for at få dokumentation, før regnskabet kan afsluttes.

Hvordan bør en god løsning til udgiftsstyring håndtere indskanning af kvitteringer fra mobilen?

En veludviklet løsning bruger OCR til at indlæse kvitteringsbilledet og udfylde felter som beløb, dato, valuta og leverandør på forhånd. Medarbejderen skal blot bekræfte eller justere de forudfyldte værdier og tilføje eventuelle oplysninger, der kræves i henhold til virksomhedens retningslinjer, f.eks. projekt eller omkostningscenter. Acubiz gør dette direkte i sin mobilapp, hvilket eliminerer behovet for manuel dataindtastning for de mest almindelige kvitteringstyper.

Hvordan ser en god godkendelsesproces ud inden for udgiftsstyring?

En god godkendelsesproces er overskuelig, hurtig og i overensstemmelse med retningslinjerne. Godkendere modtager en besked med alle udgiftsoplysninger – herunder et billede af kvitteringen – og kan godkende eller stille spørgsmål med et enkelt tryk. Automatisk eskalering håndterer fravær, og systemet registrerer hver handling med et tidsstempel. Acubiz’ godkendelsesproces er udformet, så det tager under to minutter pr. udgift for en enkel udgiftsanmeldelse.

Hvordan kan en økonomidirektør vurdere, om løsningen til udgiftsstyring fungerer?

De vigtigste nøgletal omfatter: gennemsnitlig tid fra udgift til bogføring, procentdelen af udgifter, der registreres inden for 24 timer efter købet, godkendelsescyklens længde samt andelen af undtagelser fra retningslinjerne. Acubiz stiller et ledelsesdashboard med disse nøgletal til rådighed, hvilket giver økonomidirektører mulighed for at identificere flaskehalse: uanset om disse ligger hos medarbejderne, godkendere eller selve økonomiteamet.