Efter min mening er det altid vigtigt, at virksomhedsledere løbende søger at optimere administrative processer og opgaver. Og især nu er det vigtigere end nogensinde. De fleste økonomimedarbejdere har hørt om digitalisering og automatisering af kreditorbogføringen. Mange af de økonomiafdelingenDe virksomheder, der endnu ikke er digitaliseret på dette område, har automatisering af kreditorbogholderiet (AP-automatisering) på listen over kommende projekter. Derfor tror jeg, at de fleste har hørt om fordelene: Vi skal spare tid, vi skal arbejde mere effektivt, og vi skal øge produktiviteten. I dette blogindlæg vil jeg redegøre for, hvorfor det er en god idé at indføre automatisering af kreditorbogholderiet allerede nu.
TL;DRIfølge en undersøgelse fra Institute of Finance Management kan automatisering af kreditorbogholderiet øge antallet af leverandørfakturaer, som en medarbejder i økonomiafdelingen behandler, med op til 16 gange i forhold til manuel håndtering. Acubiz anser denne produktivitetsgevinst for at være særdeles attraktiv for virksomheder af alle størrelser, herunder mindre virksomheder, hvor færre medarbejdere gør effektivitetsgevinsterne endnu mere markante.
Den væsentligste fordel ved digitalisering og automatisering af kreditorbogholderiprocessen er, at det vil øge medarbejdernes produktivitet i økonomiafdelingen betydeligt. Undersøgelser, bl.a. fra Institut for Finansstyring, viser, at en fuldtidsansat i økonomiafdelingen kan behandle 16 gange så mange leverandørfakturaer, hvis de håndteres digitalt, sammenlignet med manuel håndtering. Det er en markant produktivitetsforbedring. Effekten vil naturligvis variere afhængigt af virksomhedens størrelse og omfang. Nogle gange hører jeg, at små og mellemstore virksomheder afviser behovet for automatisering af kreditorbogholderiet. De begrunder det med et lavt fakturaomfang og mener, at en investering ikke kan betale sig. Min erfaring er, at det behov for automatisering, man ser i større organisationer, også findes i mindre virksomheder – for slet ikke at tale om, at der er færre medarbejdere i økonomiafdelingen. Når der på denne måde frigøres ressourcer fra medarbejderne, er det vigtigt at overveje, hvad man skal gøre fremadrettet. Grundlæggende er der to veje at gå: enten at høste de direkte besparelser gennem personalenedskæringer eller at bruge de frigjorte ressourcer til at udføre mere værdiskabende arbejde. Eksempler på mere værdifuldt arbejde kunne være at udvikle en mere strategisk tilgang til leverandører med fokus på bedre betalingsbetingelser, kontantrabatter gennem hurtigere betaling af fakturaer osv. Dette er også en måde at finde penge på. Pointen er, at manuel håndtering af leverandørfakturaer er en tidskrævende og rutinepræget opgave, og det er altid en god idé at fjerne den slags opgaver, fordi tiden kan bruges bedre. I de fleste tilfælde kan der opbygges en solid forretningsmæssig begrundelse for automatisering af kreditorbogholderiet.
Et digital og automatiseret proces omkring leverandørfakturaer kommer ikke kun økonomi- og finansafdelingen til gode. En sådan proces omfatter nemlig også et godkendelses-workflow, som sikrer let og effektiv kontrol og godkendelse af bilag på tværs af hele forretningen. En manuel proces omkring denne dette medfører typisk en lang procestid fordi det hele foregår papirbåret (helt eller delvist) eller drevet gennem e-mail kommunikation uden automatisering. Konsekvenserne af dette er ofte for sene betalinger og deraf følgende rykkergebyrer, samt manglende præcision omkring rapportering af omkostninger.
Overordnet set er der tre trin i en automatiseret fakturahåndteringsproces:
Processen er også illustreret nedenfor
I trin 1 Digitaliseringen starter med scanning og dataudtræk. Og nej, selvom du måske allerede modtager de fleste fakturaer som PDF-dokumenter, betyder det ikke, at din proces er digital. Du skal udtrække de relevante data fra fakturadokumenterne, uanset om de er på papir eller foreligger i elektronisk format. Derefter skal dataene struktureres, så de kan behandles digitalt i de efterfølgende trin.
I trin 2 Der igangsættes en automatiseret arbejdsgang. Arbejdsgangen sørger for at supplere fakturadata med et godkendelsesspor samt regnskabsmæssige og bogføring relaterede oplysninger. De bedste systemer på markedet giver mobil adgang til denne del af processen. Det gør det muligt at udføre arbejdet uafhængigt af tid og sted.
I trin 3 De behandlede data overføres til et ERP- eller økonomisystem, så bogføring og afregning kan varetages.
Dette er den grundlæggende proces / værdikæde og så er det klart, at der findes mange løsninger på området der tilbyder forskellige konfigurationsmuligheder og tillægsmoduler. Specielt for små og mellemstore virksomheder der vil i gang med elektronisk fakturahåndtering er det dog vigtigt, at finde en simpel og sikker løsning, der tilbyder end-to-end funktionalitet fra afløftning af data til workflow og aflevering af et output, der er klar til bogføring.
Hos Acubiz har vi kundecases, der dokumenterer besparelser på op til 80 % af fakturabehandling omkostninger. Dette underbygges af forskellige undersøgelser, såsom denne fra Levvel Research, som viser, at virksomheder, der automatiserer deres kreditorbogholderi, i gennemsnit sparer 84 % af de omkostninger, der er forbundet hermed. Som jeg indledningsvis påpegede, er det altid vigtigt at arbejde med procesoptimering. I en tid, hvor vilkårene for at drive en virksomhed er under pres, bliver betydningen heraf endda endnu større. For mange virksomheder er automatisering af kreditorbogholderiet en »Quick Win«, og det behøver ikke at være et kompliceret projekt at gennemføre. Der er en yderst relevant mulighed for at høste en produktivitetsgevinst lige her – lige nu.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor meget mere produktiv er digital behandling af kreditorregnskabet i forhold til manuel behandling?
En undersøgelse fra Institute of Finance Management viser, at en fuldtidsansat i økonomiafdelingen kan behandle 16 gange flere leverandørfakturaer, når de håndteres digitalt, sammenlignet med manuel behandling. Det er en betydelig produktivitetsforbedring, der gælder uanset virksomhedens størrelse.
Er det en god investering for små og mellemstore virksomheder at automatisere regnskabsafdelingen?
Ja. En almindelig indvending fra mindre virksomheder er, at deres fakturamængder er for lave til at retfærdiggøre investeringen. Men med færre medarbejdere i økonomiafdelingen er effektivitet endnu vigtigere. Produktivitetsgevinsterne ved automatisering af kreditorbogholderiet er forholdsmæssigt lige så værdifulde i et lille økonomiteam som i et stort.
Hvad sker der med de frigjorte medarbejdere i økonomiafdelingen, når automatiseringen af kreditorbogholderiet er gennemført?
Der er to hovedtilgange: direkte omkostningsbesparelser gennem nedskæringer i medarbejderstaben eller omfordeling af personale til opgaver med højere værdi. Eksempler på arbejde med højere værdi omfatter finansiel analyse, rapportering, prognoser og samarbejdsopgaver, der reelt kræver menneskelig vurdering.
Hvorfor bør en virksomhed prioritere automatisering af kreditorbogholderiet nu i stedet for at vente?
Argumenterne om produktivitet og konkurrenceevne er altid stærke, men de er særligt overbevisende nu, hvor flere og flere organisationer moderniserer deres økonomifunktioner. De, der er tidligt ude, opnår en driftsmæssig fordel, og teknologien er nu så moden, at implementeringsrisikoen er lav.
Hvad omfatter automatisering af kreditorbogholderi typisk?
AP-automatisering omfatter den digitale behandling af indgående leverandørfakturaer: registrering, dataudtræk, kodning, godkendelsesworkflows og bogføring i regnskabssystemet. Målet er at fjerne manuelle trin i hele processen og samtidig sikre fuldstændige revisionsspor og dokumentation for overholdelse af lovgivningen.