Når integration kommer i vejen, betaler du dobbelt - sådan holder du det simpelt

Når integration bliver til en hindring, betaler du dobbelt – sådan holder du det simpelt

TL;DR

Kort sagt: Hvordan undgår du integrationsproblemer i udgiftshåndtering? Når et udgiftshåndteringssystem ikke integreres effektivt med dine ERP- og lønsystemer, kan det føre til dobbeltarbejde, manuelle fejl og ekstra kontroltrin. For at undgå det bør virksomheder fokusere på tre ting: gør integration til et spørgsmål om konfiguration snarere end udvikling, registrer udgifter, når de opstår, og standardiser godkendelser og dataflows.

,så bogføringsklar data flyder direkte ind i dine ERP- og lønsystemer, samtidig med at administrativ tid reduceres, og månedsafslutning bliver nemmere.

Når udgiftshåndtering og ERP-systemer ikke fungerer problemfrit sammen, løber manuel arbejde, fejl og ekstra kontroltrin hurtigt op. Hold integration simpel, registrer udgifter, når de opstår, og standardiser godkendelser og dataflows, så bogføringsklar data når dine ERP- og lønsystemer uden unødvendig manuel arbejde.

Her er tre observationer, der dukker op igen og igen, når financegrupper vil få kontrol over udgifter – uden at gøre det til et IT-projekt:

• Integration skal være konfiguration, ikke udvikling – ellers flytter du bare flaskehalsen fra kvitteringer til IT
• Registrer udgifter, når de opstår – det er her, kodning, dimensioner og dokumentation er lettest at få rigtigt
• Standardiser godkendelser og dataflows – så bogføringsklar data flyder direkte ind i dine ERP- og lønsystemer, hvilket gør, at månedsafslutning lukkes hurtigere

Hvis du genkender udfordringer som for meget administrativ tid, manuelle papirprocesser, tabte kvitteringer og udgiftsregistrering i sidste øjeblik, er du langt fra alene.

Acubiz' egen forskning peger på præcis de samme udfordringer før implementering:

77 % nævnte for meget administrativ tid, 66 % fysiske kvitteringer, 53 % tabte kvitteringer og 49 % sen udgiftsregistrering.

Pointen er ikke, at problemet eksisterer.

Pointen er, hvad der sker, når integrationen ikke fungerer.

Når dit udgiftshåndteringssystem ikke fungerer problemfrit med din ERP, opstår dobbeltarbejde: data indtastes flere steder, fejl skal rettes manuelt, og ekstra kontroltrin tilføjes. Det er også her, mange projekter begynder at gå i stykker. Kontoplan, dimensioner, godkendelser, synkronisering og datafelter stemmer ikke overens – og pludselig bliver en finansinitiativ til en kamp om IT-ressourcer og tid.

Martin Eriksen, Marketing Director hos Acubiz, udtrykker det præcist:

"Det er lettere at allokere en omkostning, når den opstår, end at allokere den senere."

Alt, hvad der skal til, er et system, der understøtter processen – og en integration, der er simpel nok til, at data faktisk kommer hele vejen igennem.

Infrastruktur til udgifter

Acubiz er bygget som infrastruktur til udgifter – ikke blot som en app.

I praksis betyder det, at medarbejdere kan registrere udgifter med det samme ved at tage et foto af deres kvittering, køb på firmakort matches automatisk, og udgifter sendes gennem et regelbaseret godkendelsesworkflow.

Med klare Firmapolitikker og et transparent revisionsspor bliver compliance ikke en ekstra opgave, men en integreret del af standardprocessen.

Det vigtigste er dog:

Data når dine ERP- og lønsystemer klar til bogføring.

Integration bliver derfor en del af designet – snarere end noget, du opdager som et problem ved månedsafslutning.

Det er også grunden til, at cases som BDO og Bonnier Publications ikke fokuserer på lange systemændringer, men på at komme i gang hurtigt og skabe en konsistent proces.

På BDO siger Nina Hjorthmose det simpelt:

"Nu kan de nemt tage et billede af deres kvittering og færdiggøre udgiftskravet med det samme."

Det er præcis den slags adfærd, der skaber ro i financeafdelingen.

Og når du træder et skridt tilbage, er processerne ofte forbundne:

Hvis du har flaskehalse i leverandørfakturaer, kan Acubiz sammen med Compello automatisere fakturabehandling fra modtagelse til bogføring i din ERP.

Hvis du skal have dokumenteret tid til drift og rapportering, kan Acubiz sammen med mTIME tilføje simpel, mobil tidsregistrering.

Start med dataflowet

Hvis du vil reducere administrationsomkostninger, eliminere papir, undgå sen udgiftsregistrering og styrke dine finansielle processer, vælg ikke kun baseret på funktioner.

Start med dataflowet.

Når integration er enkel, bliver alt andet også nemmere – for medarbejdere, finansfunktion og IT.