How we use Acubiz

Acubiz kan bruges på mange forskellige måder. Vi kan for eksempel håndtere udgifter og indkøb foretaget på firmakort, Tidsregistrering, kørselsregnskab, fakturaer osv. Acubiz kan derfor bruges af alle afdelinger i en organisation: salg, udvikling, økonomi, marketing, HR, support osv.

TL;DRAcubiz bruges på tværs af alle afdelinger i en organisation, ikke kun af medarbejdere, der rejser. Acubiz’ eget team deler konkrete eksempler: marketingchefen administrerer kørselsregnskaber og abonnementer på firmakort, controlleren scanner fakturaer og registrerer arbejdstid, udvikleren godkender korttransaktioner og holder styr på feriedage, og kundechefen benytter sig af digital kørselsregistrering i forbindelse med de daglige kundebesøg.

Det er vi selv et levende eksempel på. Her kommer lidt fortællinger fra egne rækker om, hvordan diverse Acubiz funktioner tages i brug af forskellige medarbejdertyper:

Martin Marketing Manager

Mange omtaler systemer som vores som »rejseudgifter systemer.” Og ja, Acubiz kan bruges til rejseafregnings, men medarbejderne kan også bruge den til forskellige udgifter i forbindelse med deres arbejde. Jeg bruger for eksempel Acubiz, både når jeg er på farten, og når jeg er på kontoret. Når jeg er ude, tager jeg mig blandt andet af kilometertal til en begivenhed eller udgifter til en kop kaffe eller frokost. Derudover køber jeg softwareabonnementer og varer på kontoret med min firmakort. Acubiz kan altså bruges af alle typer medarbejdere – ikke kun dem, der er på farten.

Tanja, Controller 

Jeg bruger Acubiz til mange forskellige ting. For det meste bruger jeg Acubiz til scanning af fakturaer og videresende dem til godkendere samt bogføring, da eksportfiler kan være importeret til vores økonomisystem. Derudover bruger jeg også Acubiz til at søge efter fakturaer fra leverandører. Endelig bruger jeg Acubiz, når jeg registrerer mine arbejdstimer og udgifter.

Palle, Senior Developer

Når jeg foretager indkøb med mit firmakort, registreres det automatisk i Acubiz. Derudover kan jeg scanne kvitteringer for virksomhedsrelaterede udgifter med Acubiz-appen og indsende udgifter til godkendelse via Acubiz-appen eller en webbrowser. Jeg kan også registrere de timer, jeg har brugt på kunde- eller udviklingsprojekter. Jeg holder også styr på, hvor mange feriedage jeg har tilbage, da jeg altid registrere mine ferier i appen.

Frederik, Account Manager

Da jeg ofte er ude af kontoret på kundebesøg, er Kilometertællerfunktion er noget, jeg sætter stor pris på. Det er skønt at have et digitalt værktøj til at beregne kilometertal i stedet for at skulle gøre det selv. Det Omkostningsfunktion Jeg bruger den til alle udgifter i forbindelse med kundebesøg, uanset om det drejer sig om en kop kaffe, frokost eller noget helt andet. Hvis du arbejder i en virksomhed, hvor udgiftshåndteringen foregår manuelt, er det en helt anden oplevelse.

Kasper, Senior Consultant

Jeg bruger Acubiz, når jeg skal håndtere køb, der er foretaget med mit firmakort. Jeg tager et billede af kvitteringerne lige på købstidspunktet – og så behøver jeg ikke bruge mere tid på det. Andre funktioner, jeg bruger, er Tidsregistrering i vores Time-modul samt godkendelse af leverandørfakturaer.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Acubiz bruges af medarbejdere, der ikke rejser i forbindelse med arbejdet?

Ja. Acubiz håndterer ikke blot rejseudgifter og kørselsgodtgørelser, men er lige så nyttigt for kontoransatte. Acubiz-teamet nævner blandt andet eksempler på marketingmedarbejdere, der administrerer softwareabonnementer og indkøb af merchandise med firmakort, økonomikonsulenter, der registrerer leverandørfakturaer, og udviklere, der registrerer projekttimer feriedage – alt sammen via den samme platform.

Hvordan håndterer Acubiz transaktioner med firmakort?

Korttransaktioner importeres automatisk direkte til Acubiz. Medarbejderne modtager en besked om at vedhæfte en kvittering og bekræfte transaktionsoplysningerne, hvorefter de indsender transaktionen til godkendelse via appen eller browseren. Dette eliminerer manuel indtastning og sikrer, at der er vedhæftet dokumentation til hvert kortkøb, inden det når frem til økonomiafdelingen.

Kan Acubiz bruges til tidsregistrering og sporing af projekttimer?

Ja. Acubiz understøtter tidsregistrering for både interne og kundevendte projekter. Medarbejderne registrerer deres timer på bestemte projekter eller kundekonti, og dataene overføres til regnskabssystemet. Dette bruges både til intern omkostningsopfølgning og som grundlag for præcis fakturering til kunderne.

Hvordan fungerer kilometertælleren i Acubiz?

Kilometertællingsfunktionen giver medarbejderne mulighed for at registrere forretningsrejser digitalt, med indbygget ruteberegning i stedet for at skulle stole på manuelle skøn. Dette mindsker overrapportering og sikrer, at beregningen af refusionen er nøjagtig. For medarbejdere, der ofte besøger kunder, fjerner det behovet for manuelt at beregne og registrere afstande efter hver rejse.