Det er en situation, mange virksomheder kender. Og det er også her, det bliver tydeligt, at en expense-løsning først skaber reel værdi, når medarbejderne oplever, at den er nem at bruge.
For hvis registrering af udgifter, bilag og firmakortkøb opleves som besværlig, bliver processen let forsinket. Det giver mere administration, mindre overblik og flere manuelle opfølgninger i økonomifunktionen. Acubiz’ eget materiale peger netop på brugervenlighed, nem implementering og integration til ERP- og lønsystemer som nogle af de vigtigste parametre for kunderne.
Der er især tre ting, der har betydning, hvis I vil hurtigt i gang og hurtigt se effekten:
De største udfordringer i udgiftshåndtering handler sjældent kun om systemer. De handler ofte om hverdagen: fysiske bilag, sen registrering, manglende dokumentation og for lang administrationstid. Det er også nogle af de udfordringer, Acubiz’ kunder selv peger på i Proof of Concept-undersøgelsen.
Derfor er det afgørende, at løsningen er let at bruge. Når medarbejdere kan registrere en udgift med det samme fra mobilen, bliver det lettere at få bilaget med, få registreringen sendt afsted og holde processen i gang.
Det er også et mønster, der går igen i Acubiz’ kundecases. Hos BDO fremhæver Nina Hjorthmose, at medarbejderne nemt kan tage et billede af kvitteringen og færdiggøre udlægget med det samme. Hos KAB beskrives løsningen som nem, hurtig og brugervenlig i hverdagen.
Når en ny løsning skal implementeres, handler det ikke kun om funktioner. Det handler også om, hvor nemt det er at komme i gang, og hvor hurtigt virksomheden kan arbejde i én samlet proces.
Hvis økonomi i en periode skal håndtere både gamle manuelle arbejdsgange og nye digitale rutiner, forsvinder en del af gevinsten. Derfor er det vigtigt, at løsningen understøtter hele forløbet fra registrering og godkendelse til bogføring og dokumentation, og at data kan sendes videre til økonomi- og lønsystemer. Det er netop sådan, Acubiz beskriver værdien af integrationer og den digitale rejse fra udgift til bogføring.
Pointen er enkel: En god løsning skal ikke gøre processerne mere komplekse. Den skal gøre dem enklere.
Det er først, når medarbejdere og godkendere faktisk bruger løsningen i hverdagen, at virksomheden får den fulde effekt. Derfor er det en stor fordel, når løsningen er intuitiv og let at gå til.
I Acubiz’ materiale er effektiv onboarding og en brugervenlig app gennemgående styrker. Det samme går igen i kundernes vurderinger, hvor brugervenlighed vægtes højt.
Flere cases peger på det samme.
Hos Bonnier Publications beskrives medarbejderne som næsten selvkørende, når først de er logget ind. Hos Jobindex fremhæves det, at nye medarbejdere har let ved at komme i gang. Og hos Alm. Brand beskrives Acubiz som et af de systemer, der har været nemmest at implementere, samtidig med at det har skabt stor værdi i organisationen.
Når udgifter bliver registreret løbende, godkendt digitalt og sendt videre med den nødvendige dokumentation, får økonomifunktionen et bedre grundlag at arbejde ud fra.
Det giver mindre manuel håndtering, bedre overblik og en mere ensartet proces gennem måneden. I Acubiz’ cases beskriver flere virksomheder netop, hvordan de har sagt farvel til papir, manuelle arbejdsgange og bunker af bilag — og i stedet fået en mere enkel og effektiv hverdag.
Det er også en vigtig del af Acubiz’ generelle positionering: at hjælpe virksomheder med at spare tid og penge ved at digitalisere og automatisere processen omkring udgiftshåndtering fra det øjeblik udgiften opstår, til den bliver bogført.
Expense management skaber ikke værdi alene, fordi der er valgt et nyt system. Værdien opstår, når medarbejdere, godkendere og økonomi får en løsning, der er nem at bruge, nem at komme i gang med og nem at arbejde videre i.
Når det lykkes, får virksomheden mere end en digital proces. Den får bedre overblik, mindre administration og et stærkere grundlag for styring og opfølgning. Det er i sidste ende det, der gør forskellen i hverdagen.
Læs alle vores kundecases her