Udfordringen
Tilbage i 2014 havde Alm. Brand brug for et hurtigere og mere fleksibelt workflow til deres expense management-proces. Økonomiafdelingen modtog udlæg til kontrol meget sent i processen, hvilket var en stor udfordring. Medarbejderen udfyldte en formular, vedhæftede sine kvitteringer og fik refunderet beløbet fra et kasseapparat inde på Alm. Brands kontor. Herefter modtog økonomiafdelingen udgifterne til kontrol. Denne manuelle arbejdsgang var problematisk, da udgifterne først blev kontrolleret, efter at medarbejderen havde fået refunderet sine udgifter. På grund af den besværlige proces samlede medarbejderne også deres udlæg til bunke. Det resulterede i en stor arbejdsbyrde med manuel indtastning for økonomiafdelingen.
Resultatet
Alm. Brands medarbejdere er begejstrede for Acubiz, fordi de kan håndtere deres udgifter digitalt og på farten uden at skulle stå i kø ved kasseapparatet. De mærker knap nok, at de udbetaler penge på vegne af Alm. Brand, fordi det er så nemt at registrere en udgift, få den godkendt og få pengene refunderet. Alm. Brand anslår, at økonomiafdelingen sparer hele to til tre dage om måneden ved at undgå det manuelle tastearbejde. Lederne hos Alm. Brand er også meget tilfredse med Acubiz, da de nu godkender deres medarbejderes udgifter digitalt og på farten. Tidligere var lederne nødt til fysisk at underskrive hvert udlæg. Det var tidskrævende, og det endte ofte med at blive en nedprioriteret opgave. Acubiz har ændret opfattelsen af dette, og godkendelsesworkflowet er nu hurtigt, nemt og digitalt. Alt i alt har det resulteret i betydelige tidsbesparelser, bedre kontrol med godkendelsesflowet og lettere udgiftsrefusion for medarbejderne.
