Søgning
Luk dette søgefelt.

Kundehistorie

DBU

Der var brug for et intuitivt system til mange forskellige brugere. De gjorde derfor også brug af opdelt udrulning i organisationen.

"Vi brugte den allerede eksisterende logik i huset. Dimensionerne er f.eks. 'spiller' - 'hold' - 'kamp' og så et valg af f.eks. 10 målnumre. Det gør det nemt og intuitivt at navigere i."

Bettina Holm Tange Jensen

Regnskabsassistent, DBU

Fra båse og manuelle arbejdsgange til papirløs udgiftshåndtering

DBU traf et valg, da nye opgaver dukkede op, men de hænder, der skulle udføre opgaverne, forblev de samme: Den tunge administration af udlæg og rejseudgifter skulle lettes - og bolden landede hos Acubiz.

Et intuitivt system til mange forskellige brugere

Det primære kriterium for DBU var at finde et intuitivt udgiftshåndteringssystem, som forskellige typer brugere kunne bruge.

"DBU er en kompleks organisation, og der er en vurdering hver gang: Skal vi købe et standardsystem eller udvikle vores eget. Acubiz var et fundamentalt match. Vi blev mødt med stor villighed til at tilpasse setuppet, så medarbejderne tilgår systemet på én måde, mødedeltagerne på en anden og spillerne på en tredje", fortæller Heidi Lüthje, IT-direktør.

Regnskabsassistent Bettina Holm Tange Jensen supplerer: "Vi har brugt den allerede eksisterende logik i huset. Dimensionerne er f.eks. 'spiller' - 'hold' - 'kamp' og så et valg af f.eks. 10 målnumre. Det gør det nemt og intuitivt at navigere i."

Opdelt udrulning i organisationen

For at sikre en problemfri implementering blev brugerne delt op i tre grupper: Medarbejdere - herunder instruktører, dommere og frivillige - mødedeltagere og fodboldpolitikere samt spillere.

"For hver gruppe vurderede vi, om det gav mening at oprette dem. Dommere er for eksempel ikke oprettet. Ikke endnu i hvert fald. Men hvis det er en fordel for nogle dommere i visse situationer, vil vi oprette dem som brugere", forklarer Bettina Holm Tange Jensen.

"På den anden side er der tilfælde, hvor brugere for første og eneste gang har en udgift på 14 DKK. I dette tilfælde tager brugeren et billede af kvitteringen, og så bliver han MobilePay'ed af en anden almindelig bruger af appen. Det er så op til den person at uploade kvitteringen i Acubiz One og få pengene refunderet," forklarer Bo Grøn-Iversen.

Brugere med forskellige udgangspunkter

De tre kolleger er klar over, at nogle brugere er meget unge, andre er ikke vant til at håndtere udgifter, og nogle ejer ikke smartphones.

"Vores brugere er forskellige. Nogle får koldsved over at trykke på en knap, mens andre bare gør det. Men de kommer til at elske det. Når jeg præsenterer løsningen for nye medarbejdere, siger de alle "wow, det er smart", forklarer Bo.

Der blev udviklet brugermanualer til de forskellige brugergrupper som en del af introduktionen. Og i 2-3 uger var økonomiafdelingen tilgængelig for at besvare spørgsmål mellem kl. 11 og 12.

"Teamledere og udvalgssekretærer fik en separat intro, da de er talspersoner for slutbrugerne. Når man overbeviser dem, overbeviser man resten af brugerne", fortæller Bettina Holm Tange Jensen.

Overblik og en meget bedre udnyttelse af ressourcerne

Et Expense Management System fra Acubiz er nu hverdag for DBU, og de ringbind, der tidligere fyldte to hylder pr. regnskabsår, fylder nu under halvdelen.

"Man glemmer hurtigt, hvor besværligt det var engang. Der er masser af sideeffekter: Vi har ikke kasseapparater længere, alle brugere har et komplet overblik over deres udgifter, og alle dimensioner bliver opdateret hver nat med oplysninger fra økonomisystemet. Vi oplever også meget få afvisninger og spørgsmål, forklarer Bettina Holm Tange Jensen og fortsætter: Før Acubiz brugte vi det meste af dagen på at taste udgiftsrelaterede oplysninger ind i økonomisystemet. I dag bruger vi omkring en time hver dag på controlling. Det ender nok med en eller to dage om måneden. Og når revisorerne kommer, trykker vi bare på 'Udskriv' i stedet for at finde informationerne i ringbind."

Om DBU

Med det formål at fremme boldsporten i Danmark blev DBU dannet i 1989. I dag har DBU over 300.000 medlemmer. Visionerne og værdierne handler om at skabe de bedste vilkår og rammer for dansk fodbold - talentudvikling, klubber, frivillige og det danske landshold.

Flere kundehistorier