Bedre økonomistyring og gladere medarbejdere
Udgiftshåndteringsprocessen toppede tidligere KAB's liste over kedelige opgaver. Den var manuel, besværlig og langsom. I dag håndteres alle udgifter digitalt gennem Acubiz One. Ifølge medarbejderne er det både brugervenligt, nemt og hurtigt.
Økonomiafdelingen har opnået bedre overblik og struktur. Desuden er det blevet lettere at lave budgetopfølgninger, og den overordnede økonomistyring er styrket.
Fra en uønsket opgave til hurtig og nem udførelse
Arbejdsgangen for udlægshåndtering var manuel, langsom og besværlig, før Acubiz blev implementeret. KAB havde et kasseapparat inde på kontoret med sparsomme åbningstider og en tilhørende kontantkortterminal. Medarbejderne skulle stå i kø med deres udlæg og en formular underskrevet af deres leder. Denne arbejdsgang var ikke populær blandt medarbejderne:
"Det var en meget manuel proces, hvor jeg personligt ofte forsøgte at undgå at have udgifter, fordi det simpelthen var for besværligt," forklarer Louise Østvand, Team Manager hos KAB.
Acubiz har gjort processen hurtig og brugervenlig, og det er ikke længere demotiverende og kedeligt at refundere udgifter eller kørsel.
Overblik, struktur og gladere medarbejdere
Fordelene har været lette at få øje på for KAB. Fra et tidsperspektiv har de frigjort omkring en tredjedel af den arbejdstid, de brugte på udgiftsstyring.
"Det har været nemmere for økonomiafdelingen at bogføre, det har været nemmere at vedligeholde, det giver et bedre overblik, det giver en bedre struktur, og det er blevet nemmere at lave vores budgetopfølgninger og overordnede økonomistyring. Jeg kan også nævne, at vores medarbejdere er gladere nu", forklarer Sebastian Schrøder, controller hos KAB.
Det vigtigste parameter var at gøre hverdagen lettere for de interne medarbejdere, decentrale medarbejdere og beboervalgte bestyrelsesmedlemmer med en brugervenlig udlægshåndteringsløsning. Og det er lykkedes.
