Version DECEMBER 2021
Denne databeskyttelseserklæring beskriver, hvordan Acubiz-mobilapplikationen ("Acubizapp") og Acubiz-webgrænsefladen ("Acubizweb"), som leveres af virksomheden Visma Acubiz A/S ("VismaAcubiz" eller "vi"; "os" og "vores" defineres tilsvarende), indsamler, bruger og deler personlige data om dig ("brugeren" eller "dig"), når du bruger Acubiz-software.
Acubiz app og Acubiz web er udviklet til at blive brugt som en integreret del af Acubiz expense management service ("Acubiz"), som leveres af Visma Acubiz til erhvervskunder. Formålet er at gøre det muligt for virksomheder at give deres medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer osv. en nem måde at registrere og godkende forretningsrelaterede udgifter, kørselsregistrering samt tids- og fraværsrapportering ved hjælp af Acubiz app og Acubiz web.
Personoplysninger om dig indsamles via Acubiz og indsamles på grund af din relation (typisk som ansat, bestyrelsesmedlem, frivillig eller underviser) til en af vores erhvervskunder ("Kunden"), som Visma Acubiz har indgået en aftale med om adgang for Kunden til at bruge Acubiz. Når Kunden, typisk via en Acubiz pro-bruger, der arbejder i Kundens økonomi-, løn- eller HR-afdeling, konfigurerer dig som bruger af Acubiz, registreres personoplysninger om dig, såsom fuldt navn, initialer og arbejds-e-mailadresse, af Kunden i Acubiz-løsningen; og når Acubiz (herunder Acubiz-appen og Acubiz-appen) efterfølgende bruges af dig og Kunden, kan yderligere personoplysninger indsamles og behandles som yderligere forklaret nedenfor.
Acubiz fungerer som databehandler for kunden, og denne databeskyttelseserklæring er kun beregnet til at give dig visse yderligere oplysninger om Acubiz.
Kunden er dataansvarlig med hensyn til personoplysninger om dig, der indsamles og/eller på anden måde behandles via Acubiz app og Acubiz web. Visma Acubiz fungerer således kun som databehandler for Kunden i denne henseende. Visma Acubiz har derfor indgået en databehandleraftale med kunden for at sikre, at vi kun indsamler og behandler personoplysninger som instrueret af kunden og i overensstemmelse med EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). Denne databeskyttelseserklæring ændrer ikke nogen vilkår i nogen aftale med kunden, men er blot beregnet til at give dig visse oplysninger om Acubiz-appen og Acubiz-web.
Det understreges, at denne databeskyttelseserklæring udelukkende er til informationsformål. Databehandlerens fortrolighedserklæring udgør ikke et kontraktligt løfte fra Visma Acubiz til dig. For at undgå tvivl ændrer eksistensen af denne databeskyttelseserklæring desuden ikke på nogen måde, at kunden betragtes som dataansvarlig i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning i forhold til de personoplysninger om dig, der indsamles og/eller på anden måde behandles via Acubiz-appen og Acubiz-web. Oplysningerne i denne databeskyttelseserklæring erstatter ikke nogen oplysninger, som Kunden, for at opfylde sine forpligtelser som dataansvarlig, kan give eller allerede har givet dig vedrørende sin behandling af personoplysninger, og du bør rette eventuelle spørgsmål til Kunden om, hvordan oplysninger om dig behandles i eller i forbindelse med Acubiz (herunder Acubiz-appen og Acubiz-web).
Acubiz-appen og Acubiz-webben bruges i forbindelse med Acubiz til at registrere og godkende eller afvise enkelttransaktioner og udgiftsrapporter. For at levere denne service indsamles forskellige typer af personoplysninger om Brugeren via Acubiz-appen og Acubiz-web. De specifikke typer af personoplysninger, der indsamles, kan, afhængigt af hvordan Kunden har konfigureret og bruger Acubiz, og af Brugerens brug af Acubiz-appen og Acubiz-web, omfatte:
Acubiz-appen og Acubiz-webben bruger brugerens virksomheds e-mailadresse, virksomheds-ID og adgangskode til login-formål. Disse oplysninger bruges som unik identifikation af brugeren og til at tildele transaktioner.
Dataformularen i Acubiz app og Acubiz web er Expense, Invoice, Per Diem, Mileage og Time, som hver især kaldes transaktionstyper. Det afhænger af Kundens aftale med Visma Acubiz og Kundens konfiguration af Acubiz, hvilke af disse transaktionstyper man kan indtaste i Acubiz via Acubiz app og Acubiz web.
Afhængigt af transaktionstypen og Kundens konfiguration af Acubiz kan relevante forretnings- og regnskabsdata om individuelle transaktioner (transaktionsdata), såsom dato, beløb, valuta, formål med transaktionen, start- og slutadresse, rute, afdelingskode eller projektnummer, et eller flere fotos af en kvittering og andre ikke-følsomme personoplysninger, der er relevante for regnskabsprocessen, indtastes i Acubiz-appen og Acubiz web. Se separate afsnit nedenfor for yderligere detaljer om hver transaktionstype.
Acubiz bruger ikke-specifikke enhedsoplysninger, såsom enhedstype, sprogindstillinger og operativsystem, til at optimere brugeroplevelsen samt med henblik på fejlfinding af eventuelle fejl i eller nedbrud af Acubiz-appen og Acubiz-web.
Indtastning af følsomme personoplysninger i Acubiz-appen og Acubiz-web er ikke tilladt: Brugeren må IKKE indtaste eller få indtastet personoplysninger i Acubiz-appen eller Acubiz-webben, som tilhører nogen af følgende kategorier, da Acubiz-appen og Acubiz-webben ikke er beregnet til behandling af personoplysninger i sådanne kategorier:
Acubiz-appen kan bruges til at tage billeder af kvitteringer, fakturaer og andre bilag (betalingsdokumenter), der er relevante for at dokumentere, at en forretningsrelateret udgift har fundet sted. Afhængig af Kundens konfiguration af Acubiz kan regnskabsrelaterede detaljer, såsom beløb, valuta, dato, land og omkostningstype, og evt. kommentarer via Acubiz app eller Acubiz web tilføjes til udlægsregistreringen, og den kombinerede registrering med foto(s) (hvis tilføjet) og de nævnte data kan efterfølgende via Acubiz app eller Acubiz web-app indsendes til videre godkendelse og behandling.
Afhængigt af brugerens forbrugsmønster af Acubiz-appen kan brugeren ønske at få adgang til og uploade et tidligere taget foto af et betalingsdokument via Acubiz-appen. For at kunne gøre det, skal Brugeren give Acubiz-appen tilladelse til at få adgang til fotobiblioteket på Brugerens mobile enhed. Acubiz understøtter følgende indstillinger for fotobiblioteket: 'Alle fotos', 'Udvalgte fotos' eller 'Ingen'; hvorved Acubiz henholdsvis kan få adgang til alle fotos i biblioteket, kun få adgang til udvalgte fotos eller slet ikke have adgang til fotobiblioteket.
Enhver tilladelse vedrørende Acubiz-appens brug af kameraet og/eller adgang til fotobiblioteket på brugerens mobile enhed gives af brugeren ved den første brug af funktionen. Brugeren kan til enhver tid nemt ændre tilladelsesindstillingerne i Acubiz-appen eller fra systemindstillingerne på den mobile enhed.
Acubiz-appen bruger ikke funktioner til sporing af placeringen af brugerens mobile enhed ved registrering af udgifter.
For transaktionstypen Kørsel (hvis en del af kundens konfiguration af Acubiz) kan Acubiz-appen eller Acubiz-webben bruges til at registrere forretningsrelateret kørsel og via en advanced regel- og prismatrix til at beregne kundens tilgodehavende for kørsel. Således kan registreringen af turen, herunder tilbagelagt afstand, formål med turen samt startpunkt og slutdestinationsadresser, indtastes i Acubiz-appen eller Acubiz-webben og indsendes via Acubiz-appen eller Acubiz-webben til yderligere godkendelse og behandling.
Brugeren kan indtaste sine start- og destinationsadresser manuelt. Alternativt, for en mere bekvem brug af Acubiz-appen og en mere nøjagtig beregning af afstanden mellem startpunkt og destination, kan brugeren lade Acubiz-appen bruge placeringssporingsfunktionen på brugerens mobile enhed til at spore den faktiske rute, der er kørt. Når placeringssporingsfunktionen bruges, gemmes placeringsdata i Kundens Acubiz-løsning med det formål at kunne tegne den tilbagelagte rute på et kort som dokumentation for kørselsudgiften.
Enhver tilladelse vedrørende Acubiz-appen til at bruge lokationssporingsfunktionen på brugerens mobile enhed gives af brugeren ved den første brug af funktionen. Brugeren kan til enhver tid nemt ændre tilladelsesindstillingerne i Acubiz eller fra systemindstillingerne på den mobile enhed.
Hvis brugeren ikke ønsker, at Acubiz-appen skal bruge placeringstjenesten på den mobile enhed, skal indstillingen "Tillad ikke" vælges.
Ellers kan brugeren vælge indstillingen "Tillad under brug af appen" for placeringstjenesten. GPS-tracking bruges derefter til at vise den aktuelle placering, kortlægge ruten og beregne den tilbagelagte afstand. Desuden sikrer baggrundsbrugen af lokationssporing, at brugeren kan bruge den mobile enhed til andre lovlige formål under kørslen.
Acubiz-appen sporer ikke brugerens placering (selv om indstillingen 'Altid' er valgt), før han/hun begynder at spore ruten. Sporingen af placeringen stopper, når brugeren holder op med at spore ruten.
For transaktionstypen Tid (hvis en del af Kundens konfiguration af Acubiz) bruges Acubiz app eller Acubiz web primært til at registrere projektrelateret tidsforbrug samt fravær og normtid i forhold til en ugentlig arbejdsplan. Hvor det er relevant, har Kunden opsat de relevante lønarter og obligatoriske kommentarer til Brugerens forretningsformål.
De relevante detaljer (som afhænger af, hvordan Kunden har konfigureret Acubiz og kan omfatte f.eks. specifikation af konto, type, dimensioner og dato) kan registreres af Brugeren i Acubiz-appen eller Acubiz-web, og tidsregistreringerne kan efterfølgende indsendes via Acubiz-appen eller Acubiz-web til yderligere godkendelse og behandling.
Acubiz-appen bruger ikke lokaliseringssporingsfunktioner på brugerens mobile enhed, når den rapporterer tid og fravær.
Nogle af de personoplysninger om dig, der indsamles af Acubiz-appen og Acubiz-webben, hentes fra Acubiz, f.eks. konfigurationsoplysninger, der blev leveret af Kunden, da han konfigurerede dig som bruger af Acubiz, oplysninger, du tidligere har indtastet i Acubiz (herunder via Acubiz-appen eller Acubiz-webben) og i nogle tilfælde transaktionsdata fra kreditkortselskab(er), der bruges af Kunden. Resten af personoplysningerne om dig indsamles fra dig (herunder din mobile enhed) i forbindelse med din brug af Acubiz-appen og Acubiz-web.
For at undgå tvivl er de personoplysninger, der indsamles via Acubiz-appen og Acubiz-web, tilgængelige for Kunden (den dataansvarlige). (Følgelig kan de blive tilgængelige for andre brugere, personer eller tredjeparter, som Kunden vælger at give adgang til sådanne data (uanset om det er via Acubiz-appen eller Acubiz-webben eller på anden måde)).
Desuden kan vi, som tilladt i henhold til vores databehandlingsaftale med kunden, dele personoplysningerne med eventuelle underdatabehandlere, der bruges af os i vores levering af Acubiz-tjenesten til kunden.
Bortset fra det, der er beskrevet ovenfor, deler vi ikke personoplysninger med nogen tredjepart uden din forudgående tilladelse, medmindre det er påkrævet ved lov.
Acubiz anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for i forbindelse med sin behandling af personoplysninger at sikre et sikkerhedsniveau, der er i overensstemmelse med dansk ret, databeskyttelsesforordningen og aftalen mellem Kunden og Acubiz.
Den periode, hvor vi opbevarer personoplysningerne, bestemmes i overensstemmelse med vores aftale med den dataansvarlige (dvs. kunden).
Under visse omstændigheder kan lokale databeskyttelseslove (såsom GDPR) give dig visse rettigheder over for den dataansvarlige (dvs. kunden) med hensyn til personoplysningerne. Disse rettigheder kan, afhængigt af omstændighederne, omfatte en eller flere af følgende:
Hvis brugeren har spørgsmål til eller ønsker at udøve sådanne rettigheder, skal brugeren kontakte den dataansvarlige, dvs. kunden.
Acubiz kan til enhver tid og uden varsel ændre og opdatere denne databeskyttelseserklæring, herunder for at overholde gældende love og andre krav. Den seneste version vil til enhver tid være tilgængelig her: acubiz.com/legal-documents/acubiz-privacy-policy. Du rådes til at konsultere denne erklæring regelmæssigt for eventuelle ændringer.