Databeskyttelseserklæring vedrørende Acubiz

Denne privatlivserklæring for processoren beskriver, hvordan Acubiz-mobilapplikationen ("Acubiz-appen") og Acubiz-webgrænsefladen ("Acubiz web"), som leveres af virksomheden Visma Acubiz A/S ("Visma Acubiz" eller "vi"; "os" og "vores" (som defineret nedenfor) indsamle, anvende og videregive personoplysninger om dig (den »Bruger" eller "du") når du bruger Acubiz-softwaren.

Acubiz-appen og Acubiz-webtjenesten er udviklet til at fungere som en integreret del af Acubiz-udgiftsstyringsløsningen ("Acubiz"), som leveres af Visma Acubiz til erhvervskunder. Formålet er at give virksomhederne mulighed for at tilbyde deres medarbejdere, bestyrelsesmedlemmer m.fl. en nem måde at registrere og godkende forretningsrelaterede udgifter, kørselsregistrering samt tids- og fraværsrapportering ved hjælp af Acubiz-appen og Acubiz-web.

Personoplysninger om dig, der indsamles via Acubiz, og som indsamles på baggrund af dit forhold (typisk som medarbejder, bestyrelsesmedlem, frivillig eller lærer) til en af vores erhvervskunder (den »Kunde") som Visma Acubiz har indgået en aftale med om kundens adgang til at benytte Acubiz. Når kunden – typisk via en Acubiz Pro-bruger, der arbejder i kundens økonomi-, løn- eller HR-afdeling – opretter dig som bruger af Acubiz, registreres personoplysninger om dig, såsom fuldt navn, initialer og arbejds-e-mailadresse, af kunden i Acubiz-løsningen; og da Acubiz (herunder Acubiz-appen og Acubiz-appen) efterfølgende anvendes af dig og kunden, kan yderligere personoplysninger indsamles og behandles som nærmere beskrevet nedenfor.

Acubiz fungerer som databehandler for kunden, og denne databeskyttelseserklæring er kun beregnet til at give dig visse yderligere oplysninger om Acubiz.

Kunden er dataansvarlig med hensyn til personoplysninger om dig, der indsamles og/eller på anden måde behandles via Acubiz app og Acubiz web. Visma Acubiz fungerer således kun som databehandler for Kunden i denne henseende. Visma Acubiz har derfor indgået en databehandleraftale med kunden for at sikre, at vi kun indsamler og behandler personoplysninger som instrueret af kunden og i overensstemmelse med EU's generelle databeskyttelsesforordning (GDPR). Denne databeskyttelseserklæring ændrer ikke nogen vilkår i nogen aftale med kunden, men er blot beregnet til at give dig visse oplysninger om Acubiz-appen og Acubiz-web.

Det understreges, at denne databeskyttelseserklæring udelukkende er til informationsformål. Databehandlerens fortrolighedserklæring udgør ikke et kontraktligt løfte fra Visma Acubiz til dig. For at undgå tvivl ændrer eksistensen af denne databeskyttelseserklæring desuden ikke på nogen måde, at kunden betragtes som dataansvarlig i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning i forhold til de personoplysninger om dig, der indsamles og/eller på anden måde behandles via Acubiz-appen og Acubiz-web. Oplysningerne i denne databeskyttelseserklæring erstatter ikke nogen oplysninger, som Kunden, for at opfylde sine forpligtelser som dataansvarlig, kan give eller allerede har givet dig vedrørende sin behandling af personoplysninger, og du bør rette eventuelle spørgsmål til Kunden om, hvordan oplysninger om dig behandles i eller i forbindelse med Acubiz (herunder Acubiz-appen og Acubiz-web).

Indsamling og brug af personlige data i Acubiz app og Acubiz web

Acubiz-appen og Acubiz-webben bruges i forbindelse med Acubiz til at registrere og godkende eller afvise enkelte transaktioner og udgiftsrapporter. For at kunne levere denne tjeneste indsamles forskellige typer personoplysninger om brugeren via Acubiz-appen og Acubiz-webben. De specifikke typer personoplysninger, der indsamles, kan – afhængigt af, hvordan kunden har konfigureret og bruger Acubiz, samt brugerens anvendelse af Acubiz-appen og Acubiz-websiden – omfatte:

• Fuldt navn
• E-mail til arbejde
• Virksomheds-ID
• Initialer
• Medarbejdernummer
• Mobiltelefonnummer
• Konfigurationsoplysninger (brugernavn, password/adgangskode, valg af sprog til brugergrænseflade, godkendelsesgrænse, navn på leder(e), relation til virksomhedsstruktur, f.eks. afdelingskode eller omkostningscenter osv.)
• Oplysninger om betalingskort
• Transaktionsdata (se nedenfor)
• Bilens nummerplade
• Privat adresse
• Bankoplysninger (BIC/Swift, IBAN)

Acubiz-appen og Acubiz-websiden bruger brugerens virksomheds-e-mailadresse, virksomheds-ID og adgangskode til at logge ind. Disse oplysninger bruges til at identificere brugeren entydigt og til at tilknytte transaktioner.

Dataformularerne i Acubiz-appen og Acubiz Web er »Udgifter«, »Faktura«, »Dagpenge«, »Kilometergodtgørelse« og »Tid«, som alle betegnes som transaktionstyper. Det afhænger af kundens aftale med Visma Acubiz og kundens konfiguration af Acubiz, hvilke af disse transaktionstyper du kan indtaste i Acubiz via Acubiz-appen og Acubiz Web.

Afhængigt af transaktionstypen og kundens konfiguration af Acubiz kan relevante forretnings- og regnskabsdata om de enkelte transaktioner (transaktionsdata), såsom dato, beløb, valuta, formålet med transaktionen, start- og slutadresse, rute, afdelingskode eller projektnummer, et eller flere fotos af en kvittering samt andre ikke-følsomme personoplysninger, der er relevante for regnskabsprocessen, indtastes i Acubiz-appen og Acubiz Web. Se de separate afsnit nedenfor for yderligere detaljer vedrørende de enkelte transaktionstyper.

Acubiz bruger ikke-specifikke enhedsoplysninger, såsom enhedstype, sprogindstillinger og operativsystem, til at optimere brugeroplevelsen samt med henblik på fejlfinding af eventuelle fejl i eller nedbrud af Acubiz-appen og Acubiz-web.

Indtastning af følsomme personoplysninger i Acubiz-appen og Acubiz-web er ikke tilladt: Brugeren må IKKE indtaste eller få indtastet personoplysninger i Acubiz-appen eller Acubiz-webben, som tilhører nogen af følgende kategorier, da Acubiz-appen og Acubiz-webben ikke er beregnet til behandling af personoplysninger i sådanne kategorier:

• Følsomme personoplysninger (personoplysninger, der er omfattet af artikel 9 i GDPR), dvs. personoplysninger, der afslører race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger eller fagforeningsmedlemskab, genetiske oplysninger, biometriske oplysninger, der har til formål at identificere en fysisk person entydigt, oplysninger om helbred eller oplysninger om en fysisk persons seksualliv eller seksuelle orientering;
• Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser (personoplysninger omfattet af artikel 10 i GPDR); eller
• Data vedrørende CPR-numre (eller vedrørende andre nationale identifikationsnumre/identifikatorer af generel anvendelse, for hvilke der gælder særlige betingelser for behandling i henhold til medlemsstaternes lovgivning, jf. artikel 87 i GDPR).

Transaktionstyperne Udgift og Faktura:

Acubiz-appen kan bruges til at tage billeder af kvitteringer, fakturaer og andre bilag (betalingsdokumenter), der er relevante for at dokumentere, at der er afholdt en forretningsrelateret udgift. Afhængigt af kundens konfiguration af Acubiz kan regnskabsmæssige oplysninger, såsom beløb, valuta, dato, land og udgiftstype samt eventuelt kommentarer, via Acubiz-appen eller Acubiz-webappen tilføjes til udgiftsregistreringen, og den samlede registrering med foto(er) (hvis tilføjet) og de nævnte data kan efterfølgende via Acubiz-appen eller Acubiz-webappen indsendes til yderligere godkendelse og behandling.

Afhængigt af brugerens brugsmønster i Acubiz-appen kan det være, at brugeren ønsker at åbne og uploade et tidligere taget billede af et betalingsdokument via Acubiz-appen. For at kunne gøre dette skal brugeren give Acubiz-appen tilladelse til at få adgang til billedbiblioteket på brugerens mobilenhed. Acubiz understøtter følgende indstillinger for fotobiblioteket: 'Alle fotos', 'Udvalgte fotos' eller 'Ingen'; herved kan Acubiz henholdsvis få adgang til alle fotos i biblioteket, kun få adgang til udvalgte fotos eller slet ikke have adgang til fotobiblioteket.

Brugeren giver sin tilladelse til, at Acubiz-appen bruger kameraet og/eller får adgang til fotobiblioteket på brugerens mobilenhed, når funktionen tages i brug for første gang. Brugeren kan til enhver tid nemt ændre tilladelsesindstillingerne i Acubiz-appen eller via mobilenhedens systemindstillinger.

Acubiz-appen bruger ikke sporingsfunktionerne på brugerens mobilenhed, når der registreres udgifter.

Transaktionstypen kilometertal:

For transaktionstypen »Kørselsafstand« (hvis denne indgår i kundens konfiguration af Acubiz) kan Acubiz-appen eller Acubiz-webben bruges til at registrere erhvervsmæssig kørsel og via en advanced matrix advanced og satser beregne kundens tilgodehavende for kørselsgodtgørelse. Registreringen af turen, herunder den tilbagelagte afstand, formålet med turen samt start- og slutadresserne, kan således indtastes i Acubiz-appen eller Acubiz Web og indsendes via Acubiz-appen eller Acubiz Web til yderligere godkendelse og behandling.

Brugeren kan indtaste start- og destinationsadresserne manuelt. Alternativt kan brugeren, for at gøre brugen af Acubiz-appen mere bekvem og for at opnå en mere præcis beregning af afstanden mellem udgangspunktet og destinationen, give Acubiz-appen tilladelse til at bruge sporingsfunktionen på brugerens mobilenhed til at spore den faktisk tilbagelagte rute. Når sporingsfunktionen anvendes, gemmes lokaliseringsdata i kundens Acubiz-løsning med det formål at kunne tegne den tilbagelagte rute på et kort som dokumentation for kørselsudgiften.

Brugeren giver sit samtykke til, at Acubiz-appen benytter sporingsfunktionen på brugerens mobilenhed, når funktionen tages i brug for første gang. Brugeren kan til enhver tid nemt ændre tilladelsesindstillingerne i Acubiz eller via mobilenhedens systemindstillinger.

Hvis brugeren ikke ønsker, at Acubiz-appen skal benytte mobilens placeringstjeneste, skal indstillingen »Tillad ikke« vælges.

Ellers kan brugeren vælge indstillingen »Tillad under brug af appen« i lokaliseringstjenesten. GPS-sporing anvendes derefter til at vise den aktuelle position, kortlægge ruten og beregne den tilbagelagte afstand. Desuden sikrer brugen af lokalisering i baggrunden, at brugeren kan anvende mobilenheden til andre lovlige formål under kørslen.

Acubiz-appen sporer ikke brugerens placering (selv hvis indstillingen »Altid« er valgt), før vedkommende begynder at spore ruten. Sporing af placeringen stopper, så snart brugeren holder op med at spore ruten.

Transaktionstypen Tid:

For transaktionstypen »Tid« (hvis denne indgår i kundens konfiguration af Acubiz) bruges Acubiz-appen eller Acubiz Web primært til at registrere projektrelateret tidsforbrug samt fravær og standardtid i forhold til en ugentlig arbejdsplan. Hvor det er relevant, har kunden oprettet de relevante løntyper og obligatoriske kommentarer i overensstemmelse med brugerens forretningsformål.

De relevante detaljer (som afhænger af, hvordan Kunden har konfigureret Acubiz og kan omfatte f.eks. specifikation af konto, type, dimensioner og dato) kan registreres af Brugeren i Acubiz-appen eller Acubiz-web, og tidsregistreringerne kan efterfølgende indsendes via Acubiz-appen eller Acubiz-web til yderligere godkendelse og behandling.

Acubiz-appen bruger ikke sporingsfunktionerne på brugerens mobilenhed, når der indberettes arbejdstid og fravær.

Kilder til de personlige data

Nogle af de personoplysninger om dig, der indsamles af Acubiz-appen og Acubiz-websiden, hentes fra Acubiz, f.eks. konfigurationsoplysninger, som kunden har angivet ved oprettelsen af dig som bruger af Acubiz, oplysninger, du tidligere har indtastet i Acubiz (herunder via Acubiz-appen eller Acubiz-websiden), og i nogle tilfælde transaktionsdata fra det eller de kreditkortselskaber, som kunden benytter. Resten af de personoplysninger om dig indsamles fra dig (herunder din mobilenhed) i forbindelse med din brug af Acubiz-appen og Acubiz-websiden.

Deling af personlige data

For at undgå tvivl er de personoplysninger, der indsamles via Acubiz-appen og Acubiz-web, tilgængelige for Kunden (den dataansvarlige). (Følgelig kan de blive tilgængelige for andre brugere, personer eller tredjeparter, som Kunden vælger at give adgang til sådanne data (uanset om det er via Acubiz-appen eller Acubiz-webben eller på anden måde)).

Desuden kan vi, som tilladt i henhold til vores databehandlingsaftale med kunden, dele personoplysningerne med eventuelle underdatabehandlere, der bruges af os i vores levering af Acubiz-tjenesten til kunden.

Bortset fra det, der er beskrevet ovenfor, deler vi ikke personoplysninger med nogen tredjepart uden din forudgående tilladelse, medmindre det er påkrævet ved lov.

Sikkerhed og opbevaring af personlige data

Acubiz anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for i forbindelse med sin behandling af personoplysninger at sikre et sikkerhedsniveau, der er i overensstemmelse med dansk ret, databeskyttelsesforordningen og aftalen mellem Kunden og Acubiz.

Den periode, hvor vi opbevarer personoplysningerne, bestemmes i overensstemmelse med vores aftale med den dataansvarlige (dvs. kunden).

Dine rettigheder

Under visse omstændigheder kan lokale databeskyttelseslove (såsom GDPR) give dig visse rettigheder over for den dataansvarlige (dvs. kunden) med hensyn til personoplysningerne. Disse rettigheder kan, afhængigt af omstændighederne, omfatte en eller flere af følgende:

• Ret til at trække samtykke tilbage
• Ret til adgang til personlige data
• Ret til berigtigelse af unøjagtige persondata
• Ret til at få personlige data slettet
• Ret til at begrænse behandlingen af personoplysninger
• Ret til dataportabilitet
• Ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger

Hvis brugeren har spørgsmål eller ønsker at udøve sådanne rettigheder, skal vedkommende kontakte den dataansvarlige, dvs. kunden.

Opdateringer til denne databeskyttelseserklæring

Acubiz kan til enhver tid og uden varsel ændre og opdatere denne databeskyttelseserklæring, herunder for at overholde gældende love og andre krav. Den seneste version vil til enhver tid være tilgængelig her: acubiz.com/juridiske-dokumenter/acubiz-privatlivspolitik. Du rådes til at læse denne erklæring regelmæssigt for eventuelle ændringer.

December 2021