Lift employee productivity in the finance department significantly by digitizing and automating the accounts payable process.
Meiner Meinung nach ist es immer wichtig, dass Führungskräfte ständig danach streben, Verwaltungsprozesse und -aufgaben zu optimieren. Und gerade jetzt ist dies wichtiger denn je. Die meisten Finanzfachleute haben bereits von der Digitalisierung und Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses gehört. Viele der FinanzabteilungUnternehmen, die in diesem Bereich noch nicht digitalisiert sind, haben die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP-Automatisierung) auf ihrer Liste der anstehenden Projekte stehen. Daher gehe ich davon aus, dass die meisten bereits von den Vorteilen gehört haben: Vi muss Zeit sparen, wir muss effizienter arbeiten, und wir muss die Produktivität steigern. In diesem Blogbeitrag werde ich darlegen, warum es sinnvoll ist, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schon jetzt umzusetzen.
TL;DRLaut einer Studie des Institute of Finance Management kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Anzahl der von einem Finanzmitarbeiter bearbeiteten Lieferantenrechnungen im Vergleich zur manuellen Bearbeitung um das bis zu 16-Fache steigern. Acubiz sieht diesen Produktivitätsgewinn als überzeugendes Argument für Unternehmen jeder Größe, einschließlich kleinerer Firmen, in denen sich Effizienzsteigerungen aufgrund der geringeren Mitarbeiterzahl noch stärker auswirken.
Der wichtigste Vorteil im Zusammenhang mit der Digitalisierung und Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses besteht darin, dass dadurch die Produktivität der Mitarbeiter in der Finanzabteilung deutlich gesteigert wird. Untersuchungen, unter anderem von Institut für Finanzmanagement, zeigt, dass ein Vollzeitmitarbeiter in der Finanzabteilung bei digitaler Bearbeitung 16-mal so viele Lieferantenrechnungen bearbeiten kann wie bei manueller Bearbeitung. Das ist eine bemerkenswerte Produktivitätssteigerung. Natürlich variieren die Auswirkungen je nach Größe und Umfang des Unternehmens. Manchmal höre ich, dass kleine und mittelständische Unternehmen die Notwendigkeit einer Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ablehnen. Sie begründen dies mit geringen Rechnungsvolumina und der Ansicht, dass sich eine Investition nicht lohne. Meiner Erfahrung nach besteht der in größeren Unternehmen festgestellte Bedarf an Automatisierung auch in kleineren Betrieben – ganz abgesehen davon, dass in der Finanzabteilung weniger Personal zur Verfügung steht. Wenn auf diese Weise Ressourcen bei den Mitarbeitern freigesetzt werden, ist es wichtig zu überlegen, wie es weitergehen soll. Grundsätzlich gibt es zwei Wege: Entweder nutzt man die direkten Einsparungen durch Personalabbau oder man setzt die frei gewordenen Ressourcen für wertvollere Aufgaben ein. Beispiele für wertvollere Arbeit könnten darin bestehen, einen strategischeren Ansatz im Umgang mit Lieferanten und Anbietern zu entwickeln, mit Fokus auf bessere Zahlungsbedingungen, Skonti durch schnellere Rechnungszahlungen usw. Auch dies ist eine Möglichkeit, Geld zu sparen. Der Punkt ist, dass die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen eine zeitaufwändige und routinemäßige Aufgabe ist und es immer eine gute Idee ist, solche Aufgaben zu eliminieren, da die Zeit besser genutzt werden kann. In den meisten Fällen lässt sich ein solider Business Case für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erstellen.
Ein digitaler und automatisierter Prozess für Lieferantenrechnungen kommt nicht nur der Finanzabteilung zugute. Ein solcher Prozess umfasst auch einen Genehmigungsworkflow, der eine einfache und effiziente Kontrolle und Genehmigung von Rechnungen im gesamten Unternehmen ermöglicht. Ein manueller Prozess in diesem Bereich führt in der Regel zu sehr langen Bearbeitungszeiten, da die Abwicklung (ganz oder teilweise) papierbasiert erfolgt oder ohne Automatisierung über E-Mail abgewickelt wird. Die Folgen sind häufig verspätete Zahlungen mit Mahngebühren und Ungenauigkeiten bei der Kostenabrechnung.
Insgesamt umfasst ein automatisierter Prozess zur Kreditorenbuchhaltung drei Schritte:
Der Ablauf wird im Folgenden ebenfalls veranschaulicht
In Schritt 1 Die Digitalisierung beginnt mit dem Scannen und der Datenerfassung. Und nein: Auch wenn Sie die meisten Rechnungen vielleicht bereits als PDF-Dokumente erhalten, bedeutet das noch lange nicht, dass Ihr Prozess digitalisiert ist. Sie müssen die relevanten Daten aus den Rechnungsbelegen erfassen, unabhängig davon, ob diese in Papierform vorliegen oder in elektronischem Format eingehen. Anschließend müssen die Daten strukturiert werden, damit sie im weiteren Verlauf digital verarbeitet werden können.
In Schritt 2 Es wird ein automatisierter Workflow initiiert. Der Workflow sorgt dafür, dass die Rechnungsdaten um einen Genehmigungsverlauf sowie um Buchhaltungs- und Buchhaltung zugehörige Informationen. Die besten Systeme auf dem Markt bieten mobilen Zugriff auf diesen Teil des Prozesses. Dadurch kann die Arbeit zeit- und ortsunabhängig erledigt werden.
In Schritt 3 Die verarbeiteten Daten werden an ein ERP- oder Finanzsystem übermittelt, damit die Buchhaltung und die Abrechnung abgewickelt werden können.
Hier wird der grundlegende Prozess bzw. die Wertschöpfungskette beschrieben; darüber hinaus gibt es auf dem Markt Lösungen, die verschiedene Konfigurationsoptionen und Zusatzmodule bieten. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die mit der Automatisierung ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses beginnen möchten, ist es jedoch wichtig, eine einfache und sichere Lösung zu finden, die eine durchgängige Funktionalität bietet – vom Scannen und der Datenerfassung über den Workflow bis hin zur Bereitstellung eines buchhaltungsfertigen Ergebnisses.
Bei Acubiz verfügen wir über Kundenbeispiele, die Einsparungen von bis zu 80 % bei den Rechnungsbearbeitung Kosten. Dies wird durch verschiedene Studien belegt, wie zum Beispiel diese hier von Levvel Research, die zeigen, dass Unternehmen, die ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess automatisieren, durchschnittlich 84 % der damit verbundenen Kosten einsparen. Wie ich bereits eingangs betont habe, ist es stets wichtig, an der Prozessoptimierung zu arbeiten. In einer Zeit, in der die Rahmenbedingungen für die Unternehmensführung unter Druck stehen, gewinnt dies in der Tat noch mehr an Bedeutung. Für viele Unternehmen ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ein „Quick Win“ und muss kein kompliziertes Projekt sein. Hier bietet sich eine äußerst relevante Gelegenheit, sofort Produktivitätsgewinne zu erzielen – genau hier und jetzt.
Häufig gestellte Fragen
Um wie viel produktiver ist die digitale Kreditorenbuchhaltung im Vergleich zur manuellen Abwicklung?
Untersuchungen des Instituts für Finanzmanagement zeigen, dass ein Vollzeitmitarbeiter im Finanzbereich bei digitaler Bearbeitung 16-mal mehr Lieferantenrechnungen bearbeiten kann als bei manueller Bearbeitung. Das ist eine erhebliche Produktivitätssteigerung, die unabhängig von der Unternehmensgröße gilt.
Lohnt sich die Investition in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen?
Ja. Ein häufiger Einwand kleinerer Unternehmen lautet, dass ihr Rechnungsvolumen zu gering sei, um die Investition zu rechtfertigen. Doch gerade bei weniger Mitarbeitern in der Finanzabteilung kommt es umso mehr auf Effizienz an. Die Produktivitätsgewinne durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sind in einem kleinen Finanzteam proportional genauso wertvoll wie in einem großen.
Was geschieht mit den durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung freigesetzten Mitarbeitern der Finanzabteilung?
Es gibt zwei Hauptansätze: direkte Kosteneinsparungen durch Personalabbau oder die Umverteilung von Mitarbeitern auf wertschöpfendere Tätigkeiten. Zu den wertschöpfenderen Tätigkeiten zählen beispielsweise Finanzanalysen, Berichterstattung, Prognosen und Aufgaben im Rahmen der Geschäftsbegleitung, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Warum sollte ein Unternehmen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung jetzt Priorität einräumen, anstatt damit zu warten?
Die Argumente hinsichtlich Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit sind zwar jederzeit stichhaltig, doch sind sie derzeit besonders überzeugend, da immer mehr Unternehmen ihre Finanzabteilungen modernisieren. Frühentschlossene Unternehmen verschaffen sich einen operativen Vorteil, und die Technologie ist mittlerweile so ausgereift, dass das Implementierungsrisiko gering ist.
Was umfasst die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung in der Regel?
Die AP-Automatisierung umfasst die digitale Verarbeitung eingehender Lieferantenrechnungen: Erfassung, Datenextraktion, Kontierung, Genehmigungsworkflows und Buchung im Buchhaltungssystem. Ziel ist es, manuelle Arbeitsschritte im gesamten Prozess zu eliminieren und gleichzeitig lückenlose Prüfpfade sowie die für die Compliance erforderliche Dokumentation zu gewährleisten.
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