The expense policy establishes guidelines and sets the framework for how expenses are to be handled in the company in question.
Die Spesenrichtlinie legt Leitlinien fest und schafft den Rahmen für die Abwicklung von Spesen in dem betreffenden Unternehmen.
TL;DREine Spesenrichtlinie legt fest, wie Mitarbeiter Unternehmensgelder ausgeben dürfen, was als berechtigte Geschäftsausgabe gilt und welche Zahlungsmethoden und Lieferanten zu nutzen sind. Ohne eine klare Richtlinie fehlt es den Mitarbeitern an Orientierung und den Unternehmen an den notwendigen Rahmenbedingungen, um die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen, Kosten zu kontrollieren und Nachhaltigkeitsverpflichtungen zu erfüllen.
Bei der Führung eines Unternehmens fallen Ausgaben an. Das ist unvermeidlich. Sie können entstehen, wenn Mitarbeiter im Auftrag des Unternehmens reisen, wenn ein Vertriebsmitarbeiter unterwegs ist und sein Auto tanken muss oder wenn ein Mitarbeiter der Marketingabteilung Anzeigen oder Software kauft.
In den meisten Fällen sind es die Mitarbeiter, die das Geld des Unternehmens verwenden – sei es durch Auslagen oder durch eine Firmenkarte. In solchen Fällen fragen sich Mitarbeiter möglicherweise, welcher Betrag für Ausgaben im Namen des Unternehmens akzeptabel ist. Und was gilt als geschäftsbezogene Anschaffung und was nicht?
Unternehmen sind es ihren Mitarbeitern schuldig, klar zu kommunizieren, was in Ordnung ist und was nicht. Hier kommt eine Spesenrichtlinie ins Spiel.
Die Spesenrichtlinie legt Richtlinien fest und schafft den Rahmen dafür, wie Spesen in dem betreffenden Unternehmen zu behandeln sind. Mit anderen Worten: Sie legt fest, wie die Mitarbeiter die Gelder des Unternehmens ausgeben dürfen.
Es wird zwischen öffentlich und privat unterschieden Spesenrichtlinien, und in diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns auf die Spesenrichtlinien privater Unternehmen.
Einer der Zwecke einer Spesenrichtlinie besteht darin, zu klären, wie Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Rahmens Geld ausgeben dürfen. Sie muss aber auch sicherstellen, dass das Unternehmen zu Bedingungen einkauft, bei denen Qualität, Funktionalität, Preis, Liefersicherheit, Nachhaltigkeit usw. wesentliche Parameter sind.
In der Spesenrichtlinie kann auch festgelegt werden, welche Zahlungsmethoden und Anbieter die Mitarbeiter nutzen sollen. In diesem Blogbeitrag werden wir nicht näher auf die Auswahl bestimmter Anbieter usw. eingehen, sondern uns vielmehr darauf konzentrieren, zu erläutern, warum eine Spesenrichtlinie sinnvoll ist.
Heutzutage verfolgen die meisten Unternehmen ehrgeizige Klimastrategien oder Nachhaltigkeitsziele, und Spesenrichtlinien sind ein wirksames Instrument, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei nachhaltigen Unternehmen einkaufen.
Wir möchten noch einmal darauf hinweisen. Es ist ratsam, eine klar definierte Spesenrichtlinie zu haben, denn so lassen sich Zweifel und Unklarheiten vermeiden, wenn Mitarbeiter entweder ihre eigenen oder Firmenkarte.
Hier sind fünf Tipps für die Erstellung einer Spesenrichtlinie:
Eine Spesenrichtlinie ist in erster Linie ein hervorragendes Instrument, um Richtlinien festzulegen, wie viel Geld Mitarbeiter für verschiedene Arten von Ausgaben ausgeben dürfen. Eine solche Richtlinie bietet jedoch noch weitere Vorteile:
Das Betrugsrisiko minimieren
Eine Spesenrichtlinie legt nicht nur die Spielregeln für Spesen fest, sondern dient auch dazu, Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, wenn sie gegen die Regeln verstoßen. Oftmals kommt es zu Betrugsfällen, weil Mitarbeitern nicht bewusst ist, wann genau ein Verstoß vorliegt. Eine Spesenrichtlinie kann daher dazu beitragen, dass ein Unternehmen weniger anfällig für Betrug ist. Über Betrug haben wir bereits in einem anderen Blogbeitrag geschrieben, den Sie hier lesen können.
Weniger Zweifel und weniger Fragen
Spesenrichtlinien beseitigen viele Unsicherheiten und reduzieren die Anzahl der Rückfragen bei Kollegen, Vorgesetzten und der Finanzabteilung auf ein Minimum. Die Frage, ob die Ausgabe dieses oder jenes Betrags zulässig ist, stellt sich nicht mehr, da klare Regeln festgelegt wurden, was zulässig ist und was nicht.
Gleichzeitig können Spesenrichtlinien dazu beitragen, die Ausgaben von Mitarbeitern zu begrenzen, die mitunter zu viel ausgeben.
Alle Menschen sind gleich
Wenn die Richtlinie für alle Mitarbeiter in allen Abteilungen gilt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass niemand das Gefühl hat, ungerecht behandelt worden zu sein. Es ist außerdem ratsam, zu prüfen, ob die Richtlinie auch für die Führungskräfte gelten sollte.
Die Spesenrichtlinie lässt sich vorteilhaft durch digitale Tools umsetzen, die die interne Kontrolle und Transparenz verbessern. Seit vielen Jahren unterstützt Acubiz zahlreiche Kunden bei der internen Kontrolle durch unseren Service. Leiter für Unternehmensrichtlinien. Der „Company Policy Manager“ ist ein Dienst, der Mitarbeitern dabei hilft, die Regeln, Richtlinien und Ausgaberichtlinien des Unternehmens – einschließlich der Spesenrichtlinie – einzuhalten.
Über den „Company Policy Manager“ kann ein Unternehmen Betragsgrenzen, Kontrollkriterien und die Häufigkeit von Stichproben festlegen. Möglicherweise gilt in Ihrem Unternehmen eine Betragsgrenze für Bewirtungskosten von 750 DKK pro Person. Wenn zwei Personen zusammen mehr als 1.500 DKK ausgeben, erhält die Person, die die Ausgabe erfasst, eine Benachrichtigung, dass die Grenze überschritten wurde. Der Mitarbeiter wird aufgefordert, einen Kommentar hinzuzufügen; anschließend liegt es im Ermessen des Genehmigers und der Finanzabteilung, wie mit der Ausgabe verfahren wird.
In den meisten Fällen ist es nicht sinnvoll, alle Ausgaben zu kontrollieren. Die interne Kontrolle lässt sich leicht straffen – nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat mit der Firmenkarte eine Tasse Kaffee für 30 DKK gekauft. Wenn die Daten des Kartenausstellers zeigen, dass an einer Tankstelle etwas für 30 DKK gekauft wurde, und der Mitarbeiter den Kauf von 30 DKK als Tasse Kaffee verbucht, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Verbuchung korrekt ist. Deshalb ist es sinnvoll, die Ausgabe direkt an Buchhaltung.
Wir hoffen, dass Ihnen die Überschrift dieses Blogbeitrags nun noch verständlicher erscheint als vor dem Lesen. Wir hoffen außerdem, dass klar geworden ist, dass wir bei Acubiz davon überzeugt sind, dass die Spesenrichtlinie ein wichtiges Dokument für eine bessere Kontrolle der Unternehmensausgaben ist. Sie können sich jederzeit gerne an uns wenden, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Acubiz zu einer effizienteren Abwicklung Ihrer Ausgaben beitragen kann.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Spesenrichtlinie und warum brauchen Unternehmen eine solche?
Eine Spesenrichtlinie legt fest, nach welchen Regeln Mitarbeiter Unternehmensgelder ausgeben dürfen. Sie definiert Ausgabenobergrenzen, zulässige Ausgabenkategorien, erforderliche Belege und genehmigte Zahlungsmethoden. Ohne eine solche Richtlinie wissen die Mitarbeiter nicht, was zulässig ist, und das Unternehmen verfügt über keine einheitliche Grundlage für die Genehmigung oder Ablehnung von Spesenabrechnungen.
Was sollte eine Spesenrichtlinie beinhalten?
Eine gut strukturierte Spesenrichtlinie sollte Ausgabenobergrenzen nach Kategorien, die Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben, die für die Erstattung erforderlichen Belege, zugelassene Zahlungsmethoden sowie etwaige Anforderungen an Lieferanten oder im Bereich Nachhaltigkeit regeln. Sie sollte so klar formuliert sein, dass ein Mitarbeiter selbstständig beurteilen kann, ob eine Anschaffung zulässig ist.
Kann eine Spesenrichtlinie die Nachhaltigkeitsziele support Unternehmens support ?
Ja. Viele Unternehmen haben sich zu Klimaschutz- oder Nachhaltigkeitszielen verpflichtet, und eine Spesenrichtlinie ist ein praktisches Instrument, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei nachhaltigen Anbietern einkaufen oder sich für emissionsärmere Reisemöglichkeiten entscheiden. Durch die Einbindung von Nachhaltigkeitskriterien in die Richtlinie werden allgemeine Verpflichtungen in das tägliche Verhalten der Mitarbeiter umgesetzt.
Inwiefern trägt eine Spesenrichtlinie dazu bei, das Risiko von Compliance-Problemen oder Spesenbetrug zu verringern?
Eine klare Richtlinie beseitigt Unklarheiten, die die Hauptursache für unbeabsichtigte Fehler sind, und stellt die erste Verteidigungslinie gegen vorsätzlichen Missbrauch dar. Wenn Regeln eindeutig formuliert und kommuniziert werden, ist es für Mitarbeiter schwieriger, sich auf Unwissenheit zu berufen, und für Genehmiger einfacher, nicht konforme Einreichungen konsequent abzulehnen.
Worin besteht der Unterschied zwischen den Ausgabenrichtlinien des öffentlichen und des privaten Sektors?
Die Ausgabenrichtlinien im öffentlichen Sektor unterliegen in der Regel formellen Vorschriften und Anforderungen an die öffentliche Rechenschaftspflicht, wobei strengere Grenzen und genau festgelegte Verfahren gelten. Die Richtlinien im privaten Sektor werden vom Unternehmen selbst festgelegt und spiegeln dessen Risikobereitschaft, Unternehmenskultur und geschäftliche Erfordernisse wider, was eine größere Flexibilität bei der Gestaltung ermöglicht.
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