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Acubiz unterstreicht die Bedeutung der Digitalisierung für Effizienz, Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit. Der Einsatz digitaler Tools ist für das Wachstum moderner Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

TL;DRDie Digitalisierung bringt mehr als nur Effizienz- und Produktivitätssteigerungen mit sich: Sie sorgt auch für ein attraktiveres Arbeitsumfeld, da Mitarbeiter zunehmend digitale Tools und moderne Arbeitsbedingungen erwarten. Acubiz nennt fünf konkrete Gründe, warum die Digitalisierung interner Prozesse – einschließlich des Spesenmanagements – den Mitarbeitern, den Finanzteams und dem Unternehmen insgesamt zugutekommt.

Die Digitalisierung wird oft mit der Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens in Verbindung gebracht. Doch diese Faktoren sind nicht die einzigen Vorteile. Wir setzen uns für einen digital geprägten Arbeitsplatz ein und haben fünf Empfehlungen sowie Vorteile der Digitalisierung Ihrer internen Prozesse zusammengestellt.

1. In innovative Technologien investieren, um ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen

Eine vom Netzwerkspezialisten durchgeführte Studie Aruba, zeigt, dass Unternehmen sich auf die digitale Realität einstellen müssen, wenn sie wettbewerbsfähig bleiben und die besten Talente für sich gewinnen wollen. Neue Technologien werden die Zukunft der Arbeit prägen. Sowohl die heutige als auch die kommende Generation werden ein innovatives und digitales Arbeitsumfeld erwarten.

Auch die Politik unterstützt die Entwicklung hin zu einer digitalen Gesellschaft. Zu Beginn des Jahres, Die dänische Regierung hat eine Strategie für digitales Wachstum veröffentlicht, in der dargelegt wird, wie man in unserer digitalen Gesellschaft bestehen und Teil davon werden kann.. Einer der Schwerpunkte der Strategie ist es, die Digitalisierung von KMU (kleinen und mittleren Unternehmen) zu support , um deren Geschäftstätigkeit, Produktivität und Wettbewerbsposition zu stärken. Die Entscheidung, den Weg in die Digitalisierung einzuschlagen, ist ein natürlicher Entwicklungsschritt – als Gesellschaft, als Einzelperson und als Unternehmen.

2. Die Digitalisierung wird der gesamten Organisation intern zugutekommen

Die Digitalisierung kommt in den meisten Fällen mehreren Abteilungen und Mitarbeitern im gesamten Unternehmen zugute. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Kostenmanagement Dieser Prozess kommt in erster Linie dem einzelnen Mitarbeiter zugute, da er seine Ausgaben sofort einfach erfassen und dokumentieren kann und so Zeit spart. Darüber hinaus profitieren die Finanzabteilung und die Geschäftsleitung von einem vollständig digitalen Überblick und einer transparenten Lösung, wodurch lose Quittungen und Berge von Rechnungen. Die Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnungsprozesse ist nur ein Beispiel für die vielen Möglichkeiten, mit denen Sie und Ihr Unternehmen unternehmensweit Mehrwert schaffen können.

3. Machen Sie bei der Auswahl eines digitalen Partners keine Kompromisse in Sachen digitale Sicherheit

Die digitale Zukunft bietet zwar klare Vorteile, bringt aber auch neue Risiken und Herausforderungen mit sich. Es empfiehlt sich daher, darauf zu achten, dass Sie Ihre digitalen Lieferanten und Partner mit Bedacht auswählen. Stellen Sie sicher, dass diese DSGVO die Vorschriften einhalten und über eine Einwilligung verfügen. Stellen Sie ihnen Fragen zu ihrem Hosting-Anbieter in Bezug auf sensiblere Daten, um sicherzustellen, dass der Prozess ordnungsgemäß abgewickelt wird. Auf diese Weise gewährleisten Sie ein hohes Maß an digitaler Sicherheit.

Die Studie von Aruba zum digitalen Arbeitsplatz zeigt, dass die Sicherheit des Unternehmens, der Mitarbeiter und der Kunden zunehmend gefährdet ist und externen Bedrohungen ausgesetzt ist. Daher ist es wichtig, bei der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes stets die Sicherheitsaspekte im Blick zu behalten.

4. Neue digitale Lösungen werden sich positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken

Technologie am Arbeitsplatz wird mit Produktivität und Effizienz in Verbindung gebracht – und hat nachweislich positive Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis. Einer der Gründe dafür ist die geringere Fehlerquote. Nehmen wir das digitale Spesenmanagement als Beispiel: Die Spesen der Mitarbeiter werden vollständig über eine digitale Plattform verwaltet und abgerechnet, wodurch Tippfehler vermieden werden und Transparenz sowie genaue Ergebnisse gewährleistet sind, was letztendlich sowohl Zeit- als auch Kosteneinsparungen zur Folge hat.

Die Transparenz und die offensichtliche Möglichkeit, aus digitalen Lösungen aussagekräftige Daten zu gewinnen, liefern Erkenntnisse, die auf Fakten und Statistiken beruhen. So können beispielsweise Erkenntnisse über das Verhalten der Mitarbeiter und die Ausgaben wertvolle Informationen darstellen und als Orientierungshilfe innerhalb von Unternehmensrichtlinie und wie sich Kosteneinsparungen erzielen lassen. Dies wird zudem durch einen der Punkte der von der dänischen Regierung entwickelten Digitalstrategie untermauert. Dänische Unternehmen sollten ihre digitalen Daten nutzen, um Wachstum zu generieren und ihre Geschäftsergebnisse zu verbessern.

5. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter – die Digitalisierung fördert die Motivation und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

Eine Tendenz, auf die sich die Studie zum digitalen Arbeitsplatz von Aruba konzentriert, ist, dass Digitalisierung nicht nur gleichbedeutend mit Produktivität und Effizienz ist. Sie führt auch zu persönlicher Arbeitszufriedenheit und Mitarbeitermotivation. Der Bericht zeigt, dass diese neuen Technologien den Menschen nicht nur helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen, sondern sie auch glücklicher und zufriedener am Arbeitsplatz machen. Bei Acubiz erleben wir, dass Nutzer und Mitarbeiter, die eine neue Stelle antreten, ihre digitale Lösung aufgrund ihres Nutzens mitbringen möchten. Ein bemerkenswertes Beispiel bei Acubiz ist Jesper Christiansen, Group Finance Manager bei Junckers Industries A/S, der einen digitalen Arbeitsablauf im Spesenmanagement beibehalten wollte. Deshalb führte er die Lösung an seinem neuen Arbeitsplatz ein und machte seinen Kollegen die Vorteile einer digitalen Lösung sowie deren positiven Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit deutlich.

Die oben genannten Empfehlungen und Vorteile sind nur ein Bruchteil all der Vorteile, die uns die digitale Zukunft bietet. Unterm Strich lässt sich sagen, dass die Förderung der digitalen Entwicklung durch den Einsatz digitaler Tools und Prozesse Ihren Mitarbeitern und dem gesamten Unternehmen in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert bringt. Ein digitales Umfeld schafft Raum für neue Möglichkeiten, Wissen und Wachstum. Wenn Sie die Chancen der Digitalisierung nicht nutzen, könnte Ihr Unternehmen in einer schnell wachsenden digitalen Gesellschaft ins Hintertreffen geraten.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Prozesse im Bereich des Spesenmanagements zu digitalisieren, kontaktieren Sie uns bitte, um weitere Informationen zu erhalten über Acubiz EMS und unsere All-in-One-App „Acubiz one“.

*Die richtigen Technologien erschließen das Potenzial des digitalen Arbeitsplatzes – Bericht von Aruba auf der Grundlage einer Studie zum digitalen Arbeitsplatz

Häufig gestellte Fragen

Führt die Digitalisierung des Spesenmanagements tatsächlich zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit?

Ja. Die Mitarbeiter profitieren direkt davon, da sie ihre Ausgaben schnell und korrekt erfassen und dokumentieren können – ganz ohne Papierkram oder manuelle Abgleicharbeiten. Das sorgt für weniger Frust im Arbeitsalltag. Untersuchungen zeigen, dass digitale Arbeitsumgebungen für die Gewinnung und Bindung von Talenten immer wichtiger werden.

Inwiefern trägt die Digitalisierung am Arbeitsplatz dazu bei, Talente zu gewinnen?

Eine Studie des Netzwerkspezialisten Aruba ergab, dass Unternehmen sich auf die digitale Realität einstellen müssen, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Sowohl derzeitige als auch zukünftige Mitarbeiter erwarten innovative, digitale Arbeitsumgebungen. Ein digital moderner Arbeitsplatz signalisiert, dass in die Mitarbeitererfahrung investiert wird – und nicht nur in Technologie um der Technologie willen.

Welche Abteilungen profitieren am meisten davon, wenn ein Unternehmen seine Spesenabrechnung digitalisiert?

Sowohl die Mitarbeiter als auch die Finanzabteilung profitieren direkt davon. Die einzelnen Mitarbeiter sparen Zeit bei der Erfassung ihrer Spesen. Die Finanzabteilung und die Geschäftsleitung erhalten einen vollständig digitalen Überblick, ohne lose Belege oder manuelle Abgleiche. Das gesamte Unternehmen profitiert von saubereren Daten, schnelleren Abschlussprozessen und einer besseren Einhaltung der Vorschriften.

Wie steht die dänische Regierung zur Digitalisierung der Wirtschaft?

Die dänische Regierung hat eine Strategie für digitales Wachstum veröffentlicht, die ausdrücklich die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen fördert, um deren Geschäftstätigkeit, Produktivität und Wettbewerbsposition zu stärken. Die Digitalisierung wird dabei als natürlicher Entwicklungsschritt dargestellt, sowohl für einzelne Unternehmen als auch für die Gesellschaft.