Acubiz optimiert das Spesenmanagement, indem es den Prozess von der Transaktion bis zur Buchung bei Firmenkreditkarten automatisiert. Das „Fast Track“-System ermöglicht die Echtzeit-Verbuchung vorschriftsmäßiger Spesen, wodurch eine manuelle Überprüfung oft entfällt. Mit digitalen Nachweisen und maßgeschneiderten Unternehmensrichtlinien sorgt Acubiz für eine zeitnahe, effiziente und vorschriftsmäßige Buchhaltung und reduziert so den herkömmlichen Papieraufwand.
TL;DRDas „Fast Track“-System von Acubiz ermöglicht es, Ausgaben über Firmenkreditkarten, die den gesetzlichen Anforderungen und den Unternehmensrichtlinien entsprechen, automatisch und in Echtzeit in die Buchhaltung zu übertragen, wobei der herkömmliche Schritt der Genehmigung und Überprüfung der Belege vollständig entfällt. Neun von zehn Acubiz-Kunden nutzen mittlerweile „Fast Track“, wodurch die automatisierte Buchhaltung in Echtzeit zum neuen Standard und nicht mehr zur Ausnahme geworden ist.
Durch die Kombination von FirmenkreditkarteDurch die Nutzung von Software und Automatisierung hat Acubiz die Notwendigkeit einer unnötigen Überprüfung von Ausgaben beseitigt, die den gesetzlichen Vorschriften und den lokalen Bestimmungen entsprechen. Unternehmensrichtlinien.
Die guten alten Reisekostenabrechnung Dass dies nach einer erfolgreichen Geschäftsreise vom Unternehmen genehmigt werden muss, wird bald der Vergangenheit angehören.
Dies gilt nicht nur für die herkömmliche, manuelle Abrechnung mit Excel-Tabellen und einem Stapel Belege von der Reise nach München. Es gilt auch für die neuere digitale Abrechnung mit visuellen Belegen in elektronischer Form – oft unter Einbeziehung von mit dem Smartphone fotografierten Belegen. Das dänische Fintech-Unternehmen Acubiz hat diese Entwicklung mithilfe von Kreditkartendaten und Automatisierung auf die nächste Stufe gehoben, sodass die Genehmigung visueller Belege in elektronischer Form oft gänzlich entfällt.
Acubiz nennt es „Fast Track„wenn Ausgaben automatisch und in Echtzeit in die Buchhaltung gebucht werden können, da sie sowohl allen gesetzlichen Anforderungen als auch den Spesenrichtlinien des Unternehmens entsprechen.“
„90 Prozent unserer Kunden nutzen Fast Track, das für uns zum neuen Standard geworden ist, während herkömmliche Reisekostenabrechnungen mit digitaler Belegung bereits der Vergangenheit angehören. Allerdings lassen sich Fast Track und die herkömmliche Reisekostenabrechnung nach wie vor kombinieren, wann immer dies sinnvoll ist,“ sagt Kim Pawrup, CSO bei Acubiz.
Direkte Verbuchung
Mit Acubiz können Belege auf zwei Arten beglichen werden: entweder durch die herkömmliche Auszahlung an den Mitarbeiter in bar oder mit dessen eigener Karte oder als Zahlung mit einer Firmenkreditkarte. Die erste Option erfordert eine nachträgliche Genehmigung durch die Finanzabteilung. Viele Unternehmen legen jedoch einen geringen Betrag für Spesen fest, damit kein Zeitaufwand für unnötige Überprüfungen entsteht. Die zweite Option ist digital und kann gemäß den Buchhaltungsvorschriften, Steuergesetzen und den unternehmensinternen Richtlinien automatisiert werden.
„Der digitale Nachweis zeigt Ihnen, wo die Firmenkarte verwendet wurde, wie viel ausgegeben wurde, in welcher Währung und zu welchem Zeitpunkt die Transaktion stattfand. Diese Informationen ermöglichen eine Automatisierung der Genehmigung und Buchhaltung, denn wenn Sie in der App die Angaben auf Grundlage des elektronischen Nachweises bestätigen, können viele Punkte bereits abgehakt werden. Selbstverständlich können wir die Lösung auch so einrichten, dass Sie ein Foto machen und die Belege manuell hochladen. Wenn ein Mitarbeiter einen Kauf bestätigt, der den vom Unternehmen selbst im System festgelegten Kriterien hinsichtlich Ausgabenobergrenzen und Verwendungszwecken entspricht, stellt sich die Frage, ob weitere Personen diese Belege prüfen müssen. Stattdessen kann der Beleg direkt im Finanzsystem des Unternehmens verbucht werden, das in die Lösung integriert ist. In einigen Ländern schreibt die lokale Gesetzgebung vor, dass der Originalbeleg aufbewahrt werden muss, aber die meisten Nutzer unserer Lösung können den Beleg nach der Erfassung entsorgen“, Kim Pawrup erklärt.
Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, Ausgaben nach Kostenart stichprobenartig zu überprüfen. So werden beispielsweise zehn Prozent der automatisch verbuchten Ausgaben stichprobenartig überprüft.
Die digitale Spur
Während für die Genehmigung eines Belegs über eine bar bezahlte Ausgabe möglicherweise eine visuelle Überprüfung erforderlich ist, kann die Überprüfung von Transaktionen mit Firmenkreditkarten vollständig digital erfolgen. Wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzt, lassen sich Transaktionen, die gegen die Reiserichtlinien des Unternehmens verstoßen oder sogar illegal sein könnten, leicht erkennen. Bestätigt der Mitarbeiter den Inhalt und den Zweck der Belege nicht, fordert die App dies unmittelbar nach Abschluss der Transaktion an.
Eine falsch zugeordnete Ausgabe wird erkannt, wenn ihre Belege mit dem elektronischen Transaktionsverlauf abgeglichen werden, der zu dem Ort zurückführt, an dem die Karte verwendet wurde. Alle Orte, an denen Kreditkarten akzeptiert werden, sind mit einem Filialcode (dem sogenannten MCC-Code) registriert, der die Art des Händlers angibt.
„Wir kommen erst ins Spiel, wenn das Geld bereits ausgegeben wurde, können jedoch sofort erkennen, ob die Ausgabe unzulässig war, und den Genehmiger im Unternehmen in Echtzeit darauf aufmerksam machen. Das Unternehmen kann sogar Einschränkungen festlegen, für welche MCC-Codes die Karte verwendet werden darf.“
Dynamische Reiseregelung
Das Unternehmen kann seine Acubiz-Lösung an seine eigenen spezifischen Anforderungen anpassen. Es kann festlegen, dass bestimmte Arten von Ausgaben automatisch verbucht werden, während andere weiterhin genehmigt werden müssen. Das Unternehmen kann zudem für jeden einzelnen Mitarbeiter spezifische Regeln festlegen.
„Man kann viele verschiedene Abhängigkeiten festlegen, und dabei geht es vor allem darum, unnötige Ressourcenverschwendung innerhalb des Unternehmens zu vermeiden. So muss man keine Zeit damit verbringen, Dinge zu prüfen, die bereits feststehen. Die Kombination aus Firmenkreditkarten und Automatisierung stärkt die Buchhaltung und die Einhaltung von Vorschriften, und die Reiserichtlinie des Unternehmens wird zu einem dynamischen Instrument zur Steuerung des Verhaltens – und all das geschieht in Echtzeit.“
Über Acubiz
Wir sind spezialisiert auf die digitale Abwicklung von Reisekosten, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen, Kilometergeld und Pauschalbeträgen, Zeiterfassung, usw. Wir wurden 1997 gegründet und haben derzeit Kunden in 43 Ländern. Acubiz wird von den unterschiedlichsten Organisationen genutzt, von Ein-Mann-Betrieben mit einem einzigen Nutzer bis hin zu großen Konzernen mit 15.000 Nutzern. Wir haben Vereinbarungen mit allen Anbietern von Firmenkreditkarten. Darüber hinaus ermöglicht Acubiz die automatische Erstattung der ausländischen Mehrwertsteuer.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Acubiz Fast Track und wie funktioniert es?
„Fast Track“ ist das System von Acubiz, mit dem regelkonforme Ausgaben automatisch und in Echtzeit direkt in die Buchhaltung gebucht werden, ohne dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist. Erfüllt eine Transaktion mit einer Firmenkreditkarte alle geltenden gesetzlichen Anforderungen und die Spesenrichtlinien des Unternehmens, wird die Ausgabe sofort verbucht, ohne dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist. 90 % der Acubiz-Kunden nutzen diese Funktion mittlerweile.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit eine Ausgabe für die automatische Verbuchung im Fast-Track-Verfahren in Frage kommt?
Die Spesenabrechnung muss allen einschlägigen gesetzlichen Anforderungen sowie den unternehmensinternen Spesenrichtlinien entsprechen, wie sie in Acubiz konfiguriert sind. Dazu gehört, dass der Transaktion entsprechende Belege beigefügt sind und alle kategoriespezifischen Regeln eingehalten werden. Spesenabrechnungen, die nicht alle Bedingungen erfüllen, durchlaufen den standardmäßigen manuellen Prüfungsworkflow.
Funktioniert „Fast Track“ sowohl für Zahlungen mit Firmenkreditkarten als auch für Barauslagen der Mitarbeiter?
Fast Track ist in erster Linie auf Transaktionen mit Firmenkreditkarten ausgerichtet. Barausgaben und Auslagen der Mitarbeiter durchlaufen den herkömmlichen Abrechnungs- und Genehmigungsablauf, wobei Acubiz jedoch auch Kombinationen beider Ansätze unterstützt. Die beiden Modelle können innerhalb derselben Unternehmenskonfiguration nebeneinander bestehen.
Wie wirkt sich die Echtzeit-Buchhaltung mit Fast Track auf die Monatsabschlussprozesse aus?
Wenn Ausgaben in Echtzeit verbucht werden, sobald sie anfallen, vereinfacht sich der Monatsabschluss erheblich. Es gibt keinen Rückstau an noch nicht bearbeiteten Transaktionen, die überprüft werden müssen, und das Hauptbuch spiegelt die tatsächlichen Ausgaben kontinuierlich wider und nicht erst in regelmäßigen Abständen. Dadurch wird die Finanzberichterstattung schneller und genauer.
Wird die herkömmliche Reisekostenabrechnung bei der Nutzung von Acubiz noch benötigt?
Bei den meisten über Fast Track abgewickelten Transaktionen ist dies nicht der Fall. Bei 90 % der Kunden, die diese Funktion nutzen, wurde die herkömmliche Spesenabrechnung mit manueller Prüfung der Belege praktisch ersetzt. Für Sonderfälle oder bestimmte Szenarien steht der herkömmliche Ansatz weiterhin zur Verfügung und kann bei Bedarf mit Fast Track kombiniert werden.
