Ich habe bereits einen Blogbeitrag über digitale Quittungen. Es ist ein Thema, das mich nach wie vor interessiert, und dieses Interesse wird mit Sicherheit auch weiterhin bestehen bleiben. Denn, wie ich damals schrieb, die Vorstellung von einem zu 100 % digitalen Austausch von Quittungen zwischen Händlern (im stationären Einzelhandel) und ihren Kunden – sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich – ist durchaus sinnvoll.
TL;DRAktuelle Lösungen für digitale Belege sind in erster Linie auf Privatkunden ausgerichtet und passen noch nicht zu den Arbeitsabläufen von B2B-Nutzern wie Geschäftsreisenden und Inhabern von Firmenkreditkarten. Acubiz argumentiert, dass digitale Belege das B2B-Spesenmanagement eher weniger als mehr effizient machen werden, solange sie nicht sofort bereitgestellt und direkt in den Arbeitsablauf des Spesenmanagements integriert werden, ohne dabei einen parallelen Prozess zu schaffen.
In diesem Blogbeitrag werde ich etwas näher auf den B2B-Bereich eingehen, da es hier einige offensichtliche Lücken gibt, die geschlossen werden müssen, bevor die digitale Quittungen passt in diesen Kontext.
Für Privatkunden konzipiert
Wenn ich mir die derzeit auf dem Markt verfügbaren Lösungen anschaue, wird deutlich, dass sie ursprünglich für Privatkunden konzipiert wurden.
Wenn man sich die Liste der Einzelhändler ansieht, die support Zustellung digitaler Quittungen support , fällt auf, dass hier eine Diskrepanz zum typischen Verhalten derjenigen besteht, die man als „professionelle Verbraucher“ bezeichnen könnte.
Das könnte zum Beispiel der Klassiker sein GeschäftsreiseÄhm. Wenn wir das Ausgabevolumen (gemessen an der Anzahl der Transaktionen) für diese Art von Mitarbeitern betrachten, wird deutlich, dass die wichtigsten Kategorien Transport (Taxis, Mitfahrgelegenheiten und Flüge), Verpflegung/Mahlzeiten und Unterkunft sind.
Es wäre zweifellos ein großer Vorteil, wenn diese Mitarbeiter bei jeder Nutzung ihrer Firmenkreditkarte eine digitale Quittung erhalten könnten – daran besteht kein Zweifel. Doch wie bereits erwähnt, fehlt den Lösungen eine Dimension, die die B2B-Nutzer berücksichtigt, bevor sie wirklich Sinn machen.
Viele B2B-Anwender nutzen bereits ein digitales Tool für das Spesenmanagement.
Die meisten dieser Tools sind bereits so schnell und intuitiv zu bedienen, dass eine Lösung, bei der nur ein begrenzter Teil des Belegs zu 100 % digital beim Nutzer ankommt, den Prozess wahrscheinlich eher umständlich machen würde. Dies würde zu einem Ablauf führen, bei dem der Nutzer mal die eine, mal die andere Maßnahme ergreifen müsste, um dieselbe Aufgabe zu erledigen.
In den meisten Fällen ist es nicht wünschenswert, wenn ein definierter Prozess mehrere Wege zur Lösung bestimmter Teilaufgaben vorsieht.
Wenn wir uns einmal ansehen, wie der digitale Belegfluss in der Lösung des größten Anbieters von FirmenkreditkarteWie in Skandinavien gibt es eine Vorlaufzeit von 24 Stunden, bevor der digitale Beleg an das Reisekostenabrechnungssystem des Nutzers übermittelt wird. Dies führt zu einer Unterbrechung des Arbeitsablaufs, und der Nutzer muss warten, bevor er die tatsächliche Ausgabe mit einer Begründung und einer oder mehreren Kategorisierungen erfassen kann. Das ist ineffizient.
Übrigens können viele Anbieter in den von mir genannten Spesenkategorien beispielsweise über mobile Apps eine PDF-Quittung bereitstellen, die sich ganz einfach direkt in eine Reisekosten-App übertragen lässt.
Ein engmaschiges globales Netzwerk
Ein weiterer Faktor mit erheblichen Auswirkungen ist das geografische Kaufverhalten der B2B-Nutzer. Im Gegensatz zu privaten Verbrauchern verteilt sich ein recht großer Teil der Ausgaben der gewerblichen Nutzer geografisch viel breiter. Dies hängt natürlich mit grenzüberschreitenden Geschäftsreisen zusammen.
Aus unseren Nutzerdaten geht hervor, dass sich die Transaktionen insgesamt zu 70 % auf Inlands- und zu 30 % auf Auslandsgeschäfte verteilen. Mit anderen Worten: Wenn keine grenzüberschreitend funktionierenden Lösungen entwickelt werden, wird es weiterhin einen recht großen Anteil an Transaktionen geben, bei denen Quittungen nicht zu 100 % digital zugestellt werden können.
Ein globales Netzwerk wäre wünschenswert. Vielleicht ist das aber nur Wunschdenken, es sei denn, große Akteure wie VISA und MasterCard steigen in diesen Bereich ein.
Das Kaufverhalten professioneller Nutzer verstehen
Aus meiner Sicht haben sich die Anbieter, die derzeit Lösungen für digitale Quittungen entwickeln und vertreiben, noch nicht ausreichend mit dem Kaufverhalten der gewerblichen Nutzer vertraut gemacht. Dieses unterscheidet sich nämlich erheblich vom Verhalten privater Verbraucher.
Also noch einmal: Die Idee der digitalen Belege ist brillant, doch es fehlen noch einige wesentliche Komponenten – und vor allem ein grundlegendes Verständnis für die Bedürfnisse der professionellen Nutzer –, bevor die Technologie wirklich einen Mehrwert für Unternehmen und ihre Mitarbeiter schaffen kann.
Häufig gestellte Fragen
Warum funktionieren die derzeitigen Lösungen für digitale Belege für Geschäftsreisende nicht gut?
Die meisten Plattformen für digitale Belege sind für Privatkunden und nicht für gewerbliche Nutzer konzipiert. Ihnen fehlt die Workflow-Integration, die B2B-Nutzer benötigen: eine direkte Verbindung zwischen der Kassensoftware des Händlers und dem Spesenabrechnungssystem des Mitarbeiters. Bei den Systemen einiger Anbieter kommt es zudem zu einer Verzögerung von 24 Stunden bei der Datenübermittlung, was den Arbeitsablauf unterbricht, da der Mitarbeiter warten muss, bevor er die Spesen erfassen und einreichen kann.
Was sind die häufigsten Ausgabenkategorien bei Geschäftsreisenden?
Der Beitrag nennt Transport (Taxis, Mitfahrdienste und Flüge), Lebensmittel und Mahlzeiten sowie Unterkunft als die drei nach Transaktionsvolumen führenden Kategorien für Mitarbeiter, die regelmäßig beruflich unterwegs sind. Dies sind auch die Kategorien, in denen die digitale Übermittlung von Belegen den größten Nutzen bieten würde, da es sich dabei um häufige, kleine bis mittelgroße Transaktionen bei verschiedenen Anbietern an unterschiedlichen Standorten handelt.
Welches Problem entsteht, wenn digitale Belege über einen anderen Kanal als das Spesenabrechnungsprogramm eingehen?
Wenn nur einige Belege digital eingehen und andere per Smartphone erfasst werden müssen, muss der Mitarbeiter letztendlich zwei unterschiedliche Arbeitsabläufe für dieselbe Aufgabe bewältigen. Ein gut durchdachter Prozess sieht für jede Transaktion eine einzige, einheitliche Methode vor. Ein gemischter Ansatz aus digitalen und manuellen Verfahren erhöht die kognitive Belastung, schafft mehr Fehlerquellen und führt oft zu geringeren Compliance-Quoten als ein durchgängig einheitlicher Prozess.
Wie würde ein gut durchdachter digitaler Belegablauf im B2B-Bereich aussehen?
Ein idealer digitaler Belegfluss im B2B-Bereich würde die Belegdaten direkt und sofort zum Zeitpunkt der Transaktion in die Spesenabrechnungsplattform des Mitarbeiters übertragen, ohne dass manuelle Schritte erforderlich wären. Die Belegdaten würden automatisch in den Speseneintrag übernommen, die korrekte Kontierung basierend auf der Händlerkategorie auslösen und dem Mitarbeiter sofort zur Überprüfung und Einreichung zur Verfügung stehen. Kein Foto, keine Wartezeit, kein separater Posteingang.
