A quarter of a century of digital expense management

Wir feiern Ein Vierteljahrhundert Digitaltechnik Kostenmanagement. Aus diesem Grund blicken wir auf einige der wichtigsten und interessantesten Meilensteine unserer Geschichte zurück.

TL;DRAcubiz wurde 1997 von Lars de Nully gegründet und hat sich im Laufe von 25 Jahren von einem allgemeinen Anbieter von IT-Lösungen zum führenden Spezialisten für digitales Spesenmanagement entwickelt. Zu den wichtigsten Meilensteinen zählen die strategische Neuausrichtung auf das reine Spesenmanagement im Jahr 2003, die Umstellung auf ein Abonnementmodell im Jahr 2008, die Einführung mobiler Apps im Jahr 2013 sowie die Übernahme durch Visma im Jahr 2021, die den Weg für die nächste Wachstumsphase ebnete.

1997: Acubiz wird gegründet

Lars de Nully gründete Acubiz 1997 mit dem Traum, Vereinfachung der Verwaltungsprozesse in Unternehmen. In den ersten Jahren entwickelten wir Lösungen, die verschiedene Geschäftsprozesse support unterstützen konnten. Die Lösungen wurden auf der Grundlage von Kundenanfragen und entsprechend deren Bedürfnissen und Wünschen entwickelt. In den Anfangsjahren war Acubiz somit ein IT-Anbieter, der sich auf maßgeschneiderte Lösungen spezialisierte.

2003: Schwerpunkt „Kostenmanagement“

Im Jahr 2003 fand eine strategische Neuausrichtung und Neudefinition des Geschäftsmodells statt. Es war klar, dass wir uns auf einen einzigen Geschäftsbereich konzentrieren mussten. Deshalb wurde beschlossen, dass Acubiz künftig ausschließlich Lösungen und Dienstleistungen im Bereich des Spesenmanagements entwickeln würde. Dies bedeutete, dass das Unternehmen die Möglichkeit hatte, sich auf die Prozesse rund um alle Arten von mitarbeiterinitiierten Spesen zu spezialisieren.

2008: Das Abonnementmodell wird eingeführt

Die Finanzkrise tobt, und die IT-Branche wird auf eine harte Probe gestellt. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten wir mit einem klassischen, lizenzbasierten Geschäftsmodell gearbeitet. Im Jahr 2008 stellten wir auf ein Abonnementmodell um, bei dem die Kunden entweder pro Nutzer und Monat oder auf Transaktionsbasis zahlen. Dieses Modell wenden wir bis heute an.

2013: Die ersten mobilen Apps werden auf den Markt gebracht

Mobile Apps waren 2013 zwar nichts Neues mehr, doch die Einführung von Apps zur Verwaltung von Mitarbeiterausgaben war es sehr wohl. Acubiz brachte drei verschiedene Apps auf den Markt: Capture, Mileage und Approve. Diese waren die Vorgänger von Acubiz One, das wir heute nutzen. Mit Capture war es möglich, Barausgaben und Einkäufe zu verwalten, und zwar auf Firmenkarten, „Kilometer“ zur Erfassung geschäftlicher Fahrten und „Genehmigen“ zur Genehmigung der Spesen und Kilometerabrechnungen der Mitarbeiter.

2015: Das erste ISAE 3402 Zertifizierung sowie die Einführung von Fast Track

2015 erhielten wir unsere erste ISAE 3402-Zertifizierung. Die Zertifizierung ist weltweit als Standard anerkannt, der belegt und garantiert, dass wir Selbstregulierung, Betriebsabläufe und allgemeine Geschäftsabläufe ordnungsgemäß handhaben – in unserem Fall in Bezug auf Datensicherheit. Übrigens ist das eine Zertifizierung, die wir seitdem jedes Jahr erhalten haben.

Eine der Stärken von Acubiz ist unsere Fähigkeit, neue Wege zu finden und die Ideen unserer Kunden so weiterzuentwickeln, dass alle Kunden davon profitieren. Genau das haben wir mit Fast Track getan. Fast Track war ein Aufbruch von der traditionellen Denkweise im Reisemanagement, d. h. vom „braunen Umschlag“ und der Vorstellung, alle Ausgaben auf einem Haufen zu sammeln. Warum sollte der Nutzer die Spesen nicht einfach direkt bei Entstehung bearbeiten und abrechnen? Wir waren die Ersten auf dem Markt mit dieser Herangehensweise, und heute ist Fast Track die wichtigste Methode zur Spesenabrechnung.

2017: Acubiz Time wird eingeführt

Bis 2017 befassten wir uns hauptsächlich mit Auslagen, Einkäufen mit Firmenkreditkarten und Fahrtkostenabrechnungen, doch 2017 führten wir unsere heute bekannte Lösung für Zeiterfassung: Acubiz Time. Wir haben klein angefangen – mit einer digitalen Lösung, mit der sich einfache Arbeitszeiten, Urlaub und Abwesenheiten erfassen und verwalten ließen.

2018: Acubiz One wird eingeführt

Bis 2018 verfügte Acubiz über vier verschiedene Apps zur Erfassung und Genehmigung von Spesen und Kilometergeld. Im Jahr 2018 haben wir die vier verschiedenen Apps in einer einzigen zusammengefasst – daher der Name: Acubiz One. Gleichzeitig haben wir Design und Funktionalität überarbeitet und sind mit der benutzerfreundlichsten App für die Verwaltung von Spesen, Kilometergeld, Arbeitszeiten und später auch Rechnungen auf den Markt gekommen. Heute wird Acubiz One täglich von mehr als 100 Nutzern im App Store und bei Google Play heruntergeladen.

2019: Acubiz Invoice wird eingeführt

Acubiz-Rechnung Im Jahr 2019 wurde die Möglichkeit eingeführt, Rechnungen über Acubiz zu verwalten. Ein Prozess, dessen Digitalisierung wichtig ist und den glücklicherweise viele unserer Kunden heute nutzen. Acubiz Invoice war für uns ein wichtiger Schwerpunkt und wurde daher seitdem weiterentwickelt und erweitert.

2020: Acubiz Time Advanced auf den Markt gebracht

Wir haben erkannt, dass für diejenigen, die projekt- oder auftragsbezogen arbeiten, eine advanced Lösung advanced benötigt wird. Deshalb war die Einführung von Acubiz Time Advanced die wichtigste Neuigkeit des Jahres 2020.

2021: Visma übernimmt Acubiz

Im Dezember 2021 wurden wir von Visma. Es wurde beschlossen, dass Acubiz weiterhin als eigenständiges Unternehmen tätig sein wird. Unsere Lösungen werden jedoch auch in das HRM-System von Visma Enterprise in Dänemark integriert. Die Übernahme wird zweifellos der Zukunft von Acubiz zugutekommen und unser Wachstum beschleunigen.

2022: 25-jähriges Jubiläum

Acubiz feiert ein Vierteljahrhundert digitales Spesenmanagement. 25 Jahre in dieser Branche – damit können nicht viele Unternehmen aufwarten. Noch nie waren wir so gut aufgestellt wie heute. Und gemeinsam mit Visma blicken wir voller Zuversicht in die kommenden Jahre.

Häufig gestellte Fragen

Wann wurde Acubiz gegründet und worin bestand der ursprüngliche Schwerpunkt des Unternehmens?

Acubiz wurde 1997 von Lars de Nully mit dem Ziel gegründet, administrative Geschäftsprozesse zu vereinfachen. In den ersten Jahren entwickelte das Unternehmen auf Grundlage von Kundenanforderungen maßgeschneiderte IT-Lösungen für verschiedene Geschäftsprozesse. Die strategische Neuausrichtung auf das Spesenmanagement erfolgte erst im Jahr 2003.

Wann hat Acubiz sein Abonnement-basiertes Preismodell eingeführt?

Acubiz stellte 2008, während der Finanzkrise, von einem herkömmlichen lizenzbasierten Modell auf ein Abonnementmodell um. Die Kunden zahlen nun pro Nutzer und Monat oder auf Basis des Transaktionsvolumens. Das Unternehmen wendet dieses Modell seitdem an, wodurch die Preisgestaltung an die tatsächliche Nutzung angepasst wird und die Eintrittsbarriere für Neukunden gesenkt wird.

Welche mobilen Apps hat Acubiz als erste auf den Markt gebracht?

Im Jahr 2013 brachte Acubiz drei separate Apps auf den Markt: „Capture“ zur Verwaltung von Barauslagen und Einkäufen mit Firmenkreditkarten, „Mileage“ zur Erfassung geschäftlicher Fahrten und „Approve“ zur Genehmigung von Spesen der Mitarbeiter. Diese Apps waren die Vorgänger der aktuellen Acubiz One-App, die alle drei Funktionen in sich vereint.

Wann wurde Acubiz Teil von Visma und was bedeutete das?

Acubiz wurde im Dezember 2021 von Visma übernommen und anschließend in Visma Acubiz umbenannt. Die Übernahme erfolgte aus dem gemeinsamen Bestreben heraus, das Wachstum zu beschleunigen, wobei Visma die nötige Größe und den Zugang zu neuen Märkten bereitstellt. Acubiz ist weiterhin als eigenständiges Unternehmen innerhalb der Visma-Gruppe tätig, und sowohl das Produkt als auch das Team bleiben unverändert.