TL;DREine strengere Spesenrichtlinie muss nicht zwangsläufig zu mehr Widerstand führen. Beginnen Sie damit, die Reibungsverluste zu beseitigen, die Ihre Mitarbeiter bereits erleben: Machen Sie den Zweck deutlich, verlegen Sie die Kontrolle näher an die Ausgabe heran und automatisieren Sie frustrierende Prozesse wie Quittungen, manuelle Dateneingabe und Genehmigungen.
Sie kennen vielleicht die Situation: Sie präsentieren eine strengere Spesenrichtlinie, und die Stimmung im Raum ändert sich.
Nicht unbedingt, weil Mitarbeiter und Manager die Notwendigkeit für eine straffere Kontrolle ablehnen. Sondern weil sie sich bereits die Konsequenzen vorstellen: mehr Formulare, mehr Erklärungen, mehr Ablehnungen und mehr Administration.
Widerstand gegen Kosteneinsparungen und erhöhte Kontrolle ist selten nur eine Frage der mangelnden Bereitschaft. Oft geht es um alltägliche Reibungsverluste, ein Gefühl der verminderten Autonomie und die berechtigte Sorge, dass neue Regeln die Arbeit komplizierter machen.
Deshalb sollte eine strengere Spesenrichtlinie nicht mit mehr manuellen Kontrollen beginnen. Sie sollte damit beginnen, die Dinge zu beseitigen, die die Organisation bereits frustrieren.
Hier sind drei Methoden, die es einfacher machen, strengere Kontrollen umzusetzen – ohne dass das Finanzteam den Rest des Jahres damit verbringt, Brände zu löschen:
Widerstand entsteht oft, wenn Mitarbeiter Unsicherheit, mangelnden Einfluss oder unklare Erwartungen erleben.
Deshalb sollte eine Spesenrichtlinie leicht zu erklären sein – ohne lange Präsentationen und Finanzterminologie.
Nicht einfach nur als:
„Wir müssen Geld sparen.
Sondern vielmehr:
„Wir benötigen eine bessere Kontrolle über Ausgaben, um breite Kostenkürzungen in den Bereichen zu vermeiden, die Wert schaffen.
Dieser Unterschied ist wichtig. Kosteneinsparungen erzeugen Lärm und können den Fokus von den Kernaufgaben ablenken. Klare Prioritäten hingegen machen es Managern leichter, die Änderung zu unterstützen – und Mitarbeitern, zu verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Die Richtlinie sollte daher Fragen wie die folgenden beantworten:
Je weniger Raum für Auslegung vorhanden ist, desto weniger Diskussionen entstehen später.
Die gleichen Frustrationen treten in vielen Organisationen auf: lange Verwaltungszeiten, Papierquittungen, fehlende Dokumentation, verspätete Registrierungen und Genehmigungsprozesse, die sich in die Länge ziehen.
In einer Umfrage unter Acubiz-Kunden gaben 76,6% an, dass übermäßige Verwaltungszeit vor der Implementierung ihrer Lösung eine Herausforderung war. 65,9% hoben physische Quittungen hervor, 53,2% wiesen auf verlorene Quittungen und Dokumentation hin, und 46,8% identifizierten komplizierte Genehmigungsabläufe als Herausforderung.
Dies zeigt, dass das Problem selten nur die Regeln selbst sind. Ebenso oft liegt es daran, wie diese Regeln befolgt werden müssen.
Der Schlüssel liegt darin, die Ausgabe zu registrieren, während sie dem Mitarbeiter noch frisch im Gedächtnis ist. Zum Beispiel können Mitarbeiter ein Foto der Quittung auf ihrem Mobiltelefon machen, während die Kartentransaktion automatisch in das System importiert wird.
Auf diese Weise wird der Monatsabschluss nicht zur Jagd nach fehlenden Quittungen und unklaren Käufen.
Es ist einfach einfacher, eine Ausgabe zuzuordnen, zu dokumentieren und zu kontrollieren, wenn sie anfällt, als wenn sie mehrere Wochen später rekonstruiert werden muss.
Das Ziel ist daher nicht in erster Linie, ein neues Tool einzuführen. Es geht darum, einen Prozess zu schaffen, in dem Mitarbeiter die Regeln ohne unnötige Umstände befolgen können.
Eine strengere Politik wird selten einfach akzeptiert, weil die Zahlen Sinn machen.
Sie wird akzeptiert, wenn Mitarbeiter erleben, dass der neue Prozess tatsächlich einfacher ist als der alte.
Bei BDO Denmark mussten Mitarbeiter ihre Quittungen bisher aufbewahren und diese anschließend manuell in das Spesenrückerstattungssystem scannen. Heute können sie ein Foto der Quittung machen und den Spesenantrag sofort ausfüllen, während der zuständige Manager diesen digital genehmigen kann.
Wie Nina Hjorthmose, Senior Consultant in Accounting bei BDO, erklärt:
"Jetzt können sie einfach ein Foto ihrer Quittung machen und den Spesenantrag sofort ausfüllen."
Dies ändert nicht unbedingt die Dokumentationsanforderungen. Es beseitigt aber ein erhebliches Maß an Reibung.
Bei SCANGRIP wurden Reisekosten bisher von Vertriebsmitarbeitern gehandhabt, die Stapel von physischen Quittungen einreichten, die das Finanzteam dann mit den monatlichen Kartentransaktionen abgleichen musste. Der Prozess wurde noch komplizierter, wenn ausländische Quittungen involviert waren.
Mit einem digitalen Prozess stehen Quittungen elektronisch zur Verfügung, das Genehmigungsverfahren wird transparenter und die Dokumentation leichter zu überprüfen. Vertriebsmitarbeiter konnten Quittungen auf ihren Telefonen scannen und den Prozess sofort abschließen, anstatt Dokumente bis zum Monatsende zu sammeln.
Die beiden Beispiele verdeutlichen einen wichtigen Punkt: Konsistentere Kontrolle bedeutet nicht zwangsläufig mehr Verwaltungsaufwand.
Im Gegenteil, sie kann als Verbesserung erlebt werden, wenn Erfassung, Dokumentation und Genehmigung zu einem natürlichen Teil des Workflows werden.
Wenn Sie möchten, dass die Organisation eine strengere Spesenrichtlinie unterstützt, beginnen Sie dort, wo es bereits Frustration gibt.
Bei vielen Unternehmen ist dies die Handhabung von Quittungen, Spesen und Genehmigungen.
Wenn Spesen kontinuierlich von der Erfassung bis zur Buchhaltung verwaltet werden, erhält das Finanzteam konsistentere Daten, weniger Fehler und weniger Aufwand beim Monatsabschluss. Gleichzeitig verbringen Mitarbeiter und Manager weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben.
Mit einem digitalen und automatisierten Prozess können Unternehmen den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit der Spesenverwaltung um bis zu 80% reduzieren, je nach bestehenden Prozessen und Systemkonfiguration.
Die beste Spesenrichtlinie ist nicht unbedingt die strengste.
Es ist diejenige, die in der Praxis befolgt wird, weil die Regeln klar sind, die Kontrollen angemessen sind und der Prozess einfach zu handhaben ist.
Verbinden Sie die Änderung also mit dem, worauf Mitarbeiter bereits achten: weniger vergeudete Zeit, weniger Frustrationen und weniger unnötige Komplikationen.
Beginnen Sie mit den Quittungen. Der Rest wird meist einfacher.
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