Unternehmen verlangen heute mehr denn je nach Tools, die die Verwaltung vereinfachen.
TL;DRFirmenkreditkarten in Verbindung mit Acubiz sorgen für einen nahezu automatisierten Spesenabwicklungsprozess: Kartentransaktionen werden direkt in die Plattform importiert, Belege werden automatisch angehängt und Genehmigungen erfolgen innerhalb von Minuten statt Tagen. Acubiz nennt vier Gründe für die Ausgabe von Firmenkreditkarten an Mitarbeiter: Zeitersparnis, vollständige Transparenz bei den Ausgaben, Betrugsschutz durch den „Company Policy Manager“ und vereinfachte Mehrwertsteuerrückerstattung.
Firmenkreditkarten sind eine hervorragende Möglichkeit, den Verwaltungsaufwand zu verringern, und es gibt noch weitere Gründe für deren Ausgabe Firmenkreditkartewas die Mitarbeiter betrifft.
Hier sind unsere vier wichtigsten Gründe für die Ausgabe von Firmenkreditkarten.
1. Das spart Ihnen Zeit
Wie lange dauert es jedes Mal, bis Ihr Unternehmen eine Rechnung begleichen muss? Die Begleichung einer Rechnung kann viele Schritte umfassen: Erfassung, manuelle Eingaben, Archivierung usw. All das kostet Zeit.
Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch Kreditkarten zur Begleichung von Ausgaben nutzen und anschließend Acubiz um ein Foto von dem Quittungen und die Zahlung verbuchen – vom Start bis zum Abschluss dauert das Ganze nur wenige Sekunden. Das war’s schon!
Kartentransaktionen werden direkt in Ihr Acubiz EMS importiert, wo die entsprechenden Belege automatisch angehängt werden. Danach können die Transaktionen genehmigt werden, und schon können Sie sich der nächsten Aufgabe zuwenden.
Insbesondere lässt sich viel Zeit sparen, wenn Sie Kreditkarten für Dienstleistungen nutzen, die Mitarbeiter häufig in Anspruch nehmen, z. B. Mautgebühren, Brobizz, Parkdienstleistungen oder Abonnementdienste. Da die Transaktionen automatisch importiert werden, entsteht so gut wie kein manueller Aufwand, wodurch menschliche Fehler und Versehen vermieden werden UND Zeit gespart wird.
TIPP: Wenn Sie Fast Track, können Nutzer Transaktionen direkt von ihren Mobilgeräten aus zur Genehmigung senden. Dadurch sparen Nutzer noch mehr Zeit! Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr erfahren möchten!
2. Damit haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben
Alle Kartentransaktionen enthalten detaillierte Informationen zu den Ausgaben, sodass Sie genau sehen können, was, wo und wann ausgegeben wurde.
Der Beleg wird automatisch der Zahlung beigefügt, wodurch Sie einen vollständigen Überblick erhalten und sicher sein können, dass alle Ausgaben die korrekten Angaben enthalten. So können Sie ganz einfach nachvollziehen, welche Kosten für ein Projekt oder eine Reise angefallen sind. Außerdem sind Sie so vor Betrug und Missbrauch geschützt.
TIPP: In Acubiz EMS 6.5 haben wir die Funktion „Leiter für Unternehmensrichtlinien“. Damit haben Sie die Möglichkeit, Regeln für die Nutzung durch einzelne Mitarbeiter festzulegen.
3. Keine Barausgaben bedeuten zufriedenere Mitarbeiter
Bei Firmenkreditkarten müssen Mitarbeiter nicht im Voraus bezahlen und auf eine Erstattung warten. Stattdessen werden die Einkäufe direkt über die Firmenkonten abgerechnet. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter keine Gedanken darüber machen müssen, wann sie ihr Geld erhalten, wie hoch die zwischenzeitlichen Zinsen sind oder zu welchem Wechselkurs ihr Vorschuss erstattet wird.
Das kann für den einzelnen Mitarbeiter von großer Bedeutung sein und sich zudem erheblich darauf auswirken, wie zufrieden er mit seiner Tätigkeit in Ihrem Unternehmen ist.
4. Sie sind gegen Betrug und Insolvenz abgesichert
Kreditkarten sind die sicherste Zahlungsmethode bei Transaktionen im Fernabsatz. Sie sind damit besser abgesichert, beispielsweise im Falle von Betrug oder Insolvenz.
Das liegt daran, dass man eine Transaktion rückgängig machen kann, indem man eine sogenannte Rückbuchung beantragt. Eine Rückbuchung kann man beispielsweise beantragen, wenn das Produkt beschädigt ist, der Verkäufer zu viel Geld berechnet hat oder das Unternehmen insolvent geworden ist.
Möchten Sie mehr erfahren?
Kontaktieren Sie uns Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können, oder eine kostenlose Online-Demo buchen möchten, um mehr zu erfahren.
Häufig gestellte Fragen
Wie verarbeitet Acubiz Transaktionen mit Firmenkreditkarten automatisch?
Kartentransaktionen von Firmenkreditkarten werden direkt in Acubiz importiert, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Die Plattform ordnet die Transaktion dem richtigen Mitarbeiter zu, fügt den Beleg hinzu und leitet sie zur Genehmigung weiter. Bei wiederkehrenden Leistungen wie Mautgebühren, Parkabonnements und SaaS-Tools werden die Transaktionen praktisch ohne manuellen Aufwand abgewickelt.
Was sind die vier wichtigsten Vorteile der Ausgabe von Firmenkreditkarten und deren Anbindung an Acubiz?
In dem Beitrag werden vier Gründe genannt: Erstens eine erhebliche Zeitersparnis durch den automatischen Import von Transaktionen und den Abgleich mit Belegen; zweitens vollständige Transparenz darüber, was, wo und wann ausgegeben wird; drittens Schutz vor Betrug und Missbrauch durch den „Company Policy Manager“, der Ausgabenobergrenzen durchsetzt und Verstöße meldet; und viertens eine schnellere Mehrwertsteuerrückerstattung durch vollständige und korrekt dokumentierte Spesenabrechnungen.
Was ist der Acubiz Company Policy Manager?
Der „Company Policy Manager“ ist eine Funktion von Acubiz, mit der Finanzteams Ausgabenregeln automatisch festlegen und durchsetzen können. Dazu gehören beispielsweise Betragsgrenzen pro Mitarbeiter, Kategoriebeschränkungen und stichprobenartige Konformitätsprüfungen. Verstößt eine Ausgabe gegen die Richtlinien, kennzeichnet das System sie, bevor sie den Genehmiger erreicht, und deckt so sowohl versehentliche Überschreitungen als auch vorsätzliche Betrugsversuche auf.
Können Mitarbeiter Kartentransaktionen über ihr Mobiltelefon genehmigen?
Ja. Mit der Acubiz Fast Track-Funktion können Nutzer Kartentransaktionen direkt von ihrem Mobilgerät aus zur Genehmigung einreichen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die häufig außer Haus sind, da so verhindert wird, dass sich während ihrer Abwesenheit ein Rückstau an noch nicht genehmigten Transaktionen ansammelt.
