TL;DRAcubiz, das 1997 als digitale Alternative zu papierbasierten Reisekostenabrechnungen ins Leben gerufen wurde, hat sich zu einem Dienstleister für mehr als 185.000 Nutzer in 44 Ländern entwickelt, indem es den gesamten Weg eines Belegs durch ein Unternehmen automatisiert. Die Plattform behandelt eine Kaffeerechnung über 30 DKK mit derselben automatisierten Sorgfalt hinsichtlich der Compliance wie einen Kauf im Wert von 30.000 DKK und wendet dabei automatisch Buchhaltungsvorschriften, Steuergesetze und Unternehmensrichtlinien an, sodass sich der Finanzvorstand auf die Analyse statt auf die Verwaltung konzentrieren kann.
Dieser Artikel ist erschienen in: Geschäftseinblicke
Das dänische Unternehmen Acubiz lindert Kopfschmerzen, die durch Spesen verursacht werden, mit einem Mix aus Automatisierung und app-basierte Spesenabrechnung, und gleichzeitig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der internen Regelungen der Unternehmen sicherzustellen.
Früher legten Geschäftsleute nach einer Geschäftsreise einen riesigen Stapel Belege auf den Schreibtisch ihres Buchhalters. Glücklicherweise wird dieser Stapel in den meisten Unternehmen mittlerweile durch ein schnelles Foto mit dem Smartphone ersetzt, das die während der Reise getätigten Ausgaben dokumentiert.
Allerdings könnten die digitalen Fotos von Belegen bald genauso überholt sein wie die Papierbelege. Das ist zumindest das Ziel von Acubiz. Im Jahr 1997 begann das Unternehmen, eine digitale Alternative zu den herkömmlichen Reisekostenabrechnunging. Heute wickelt Acubiz Lieferantenrechnungen und die Zeiterfassung ab, Firmenkreditkarte Transaktionen, Ausgaben, Kilometerpauschales, Spesen- und Reisebeleg sowie viele weitere Funktionen für ihre mehr als 185.000 Nutzer in 44 Ländern.
„Wir haben auf der Grundlage der Reisekosten Funktionalität. Wir haben dies getan, weil Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarten nicht nur auf Geschäftsreisen nutzen. Sie verwenden sie für eine Vielzahl unterschiedlicher Ausgaben. Daher haben wir uns auf den Weg einer Quittung durch das Unternehmen konzentriert, um den Prozess zu automatisieren, wodurch der Finanzvorstand Zeit sparen und sich Ärger ersparen kann.
Nicht alle Ausgaben sind gleich. Pawrup betont, dass eine Tasse Kaffee, die 30 dänische Kronen kostet, für ein Unternehmen leicht den gleichen Verwaltungsaufwand verursachen kann wie Buchhaltungsabteilung als Kauf im Wert von 30.000 Kronen. Die Buchhaltungsvorschriften, die Steuergesetze und die internen Unternehmensrichtlinien müssen unabhängig von der Höhe des Betrags eingehalten werden, was für die Kunden von Acubiz jedoch kein Problem darstellt.
„Die Nutzer unserer Lösung können eine Reihe von Regeln festlegen, sodass Kaffee und ähnliche Kleinbeträge automatisch verbucht werden und somit keine wertvolle Zeit der Buchhaltung in Anspruch nehmen“, erklärt Pawrup und fährt fort:
„Wir automatisieren Prozesse jedoch nicht um der Automatisierung willen. Wir entwickeln Arbeitsabläufe, die auf die Arbeitsabläufe des Unternehmens zugeschnitten sind. Manche Regeln gelten zwar für alle Mitarbeiter, doch für andere können wir Ausnahmen machen, beispielsweise für den Geschäftsführer und andere Führungskräfte. Diese verfügen natürlich über andere Ausgabenbefugnisse als die student assistant.“
Die Logik hinter den Arbeitsabläufen und der Automatisierung ist es, was Acubiz von seinen Mitbewerbern abhebt. Zudem lässt sich Acubiz mit allen Anbietern von Firmenkreditkarten integrieren, sodass die Nutzer nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden sind.
Zu den Kunden von Acubiz zählen Unternehmen wie Pandora und Leistung. Laut Pawrup sind es vor allem die größeren Unternehmen, die die Vorteile dieser Lösung erkennen. Wenn Unternehmen grenzüberschreitend tätig sind, ändern sich die Rechnungslegungsvorschriften oft grundlegend, selbst auf einfacher Ebene.
„Wenn man sein Auto in Dänemark für geschäftliche Zwecke nutzt, muss man die zurückgelegten Kilometer erfassen. In manchen Ländern muss man jedoch die Anzahl der Fahrgäste und den Hubraum des Motors erfassen, und in wieder anderen Ländern gelten andere Vorschriften. Die Buchführungspraktiken der einzelnen Länder unterscheiden sich also in vielerlei Hinsicht. Wir sind in 44 Ländern tätig und können daher mit dieser erhöhten Komplexität umgehen. Hier zeigt sich, wer bei Dienstleistungen wie den unseren die Spreu vom Weizen trennt“, erklärt Pawrup.
„Ein Geschäftsbereich, den wir derzeit prüfen, ist die Nutzung aller verfügbaren Daten, um unseren Kunden beispielsweise die Möglichkeit zu geben, ihre Hotelausgaben mit denen anderer Acubiz-Kunden zu vergleichen. Auf diese Weise können unsere Kunden Einsparpotenziale erkennen oder bessere Rabatte aushandeln. Alle Daten werden dabei anonymisiert und entsprechen den Bestimmungen der DSGVO“, erklärt Pawrup.
Und er ist der Ansicht, dass Daten und Automatisierung immer wichtiger werden.
„Die Zukunft wird zweifellos neue und intelligente Möglichkeiten zur Erfassung von Transaktionsdaten mit sich bringen, auch im Bereich der geschäftlichen Einkäufe. Wir können daher eine Automatisierungslösung 2.0 entwickeln, mit der wir den Verwaltungsaufwand in Bezug auf Dokumentation, Kontrolle und Abrechnung von Ausgaben weiter verringern können. Auf diese Weise können die Unternehmen mehr Zeit für die Wertschöpfung aufwenden“, sagt Kim Pawrup.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Nutzer bedient Acubiz und in wie vielen Ländern?
Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels bediente Acubiz mehr als 185.000 Nutzer in 44 Ländern. Die Plattform deckt eine breite Palette von Ausgabenarten ab, darunter Lieferantenrechnungen, Zeiterfassung, Transaktionen mit Firmenkreditkarten, Auslagen von Mitarbeitern, Kilometerpauschalen und Reisebelege.
Warum kostet die Bearbeitung einer kleinen Ausgabe wie eines Kaffees genauso viel wie die eines großen Kaufs?
Unabhängig vom Betrag muss jede Ausgabe den Buchhaltungsvorschriften, den Steuergesetzen und den internen Unternehmensrichtlinien entsprechen. Ohne Automatisierung sind die Verwaltungsschritte für einen Beleg über 30 DKK im Wesentlichen dieselben wie für eine Rechnung über 30.000 DKK. Acubiz löst dieses Problem, indem es kleine, regelbasierte Transaktionen vollständig automatisiert, sodass sie in die Buchhaltung gelangen, ohne dass der Buchhalter Zeit dafür aufwenden muss.
Was versteht Acubiz unter einem „maßgeschneiderten Dokumentenprozess“?
Nicht alle Ausgaben durchlaufen denselben Genehmigungs- und Buchungsweg. Mit Acubiz können Unternehmen Routing-Regeln festlegen, sodass geringwertige, vorhersehbare Transaktionen automatisch und ohne manuelle Überprüfung erfasst werden, während höherwertige oder ungewöhnliche Ausgaben an bestimmte Genehmiger weitergeleitet werden. Das bedeutet, dass der Prozess dem Risiko und dem Wert der jeweiligen Transaktion angemessen ist, anstatt alle Vorgänge gleich zu behandeln.
Wie hat sich die Technologie im Bereich des Spesenmanagements seit den Zeiten der Papierbelege weiterentwickelt?
Die erste Generation der Optimierung ersetzte physische Belegstapel durch Smartphone-Fotos. Acubiz strebt nun die nächste Stufe an, in der selbst das digitale Foto eines Belegs überflüssig wird, da die Transaktionsdaten direkt aus den Kartennetzwerken und Banksystemen in die Spesenabrechnungsplattform fließen, wobei KI die Klassifizierung, Kodierung und Compliance-Prüfung automatisch übernimmt.