Controlling and approval of expenses

Was glauben Sie, womit beschäftigen sich Mitarbeiter und Führungskräfte am liebsten? Controlling oder Ausgaben genehmigen oder ihre „eigentliche“ Arbeit erledigen? Ihre Antwort lautet wahrscheinlich Letzteres. Ich wage zu behaupten, dass die Antwort für alle anderen genauso ausfallen würde.

TL;DRDie Kontrolle und Genehmigung von Spesen der Mitarbeiter nimmt bei Führungskräften und leitenden Mitarbeitern, die sich eigentlich auf strategische Aufgaben konzentrieren sollten, unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch. Acubiz automatisiert die Spesenerfassung, Genehmigungsworkflows und die direkte Verbuchung im ERP-System: Dadurch wird der Verwaltungsaufwand bei der Spesenkontrolle um bis zu 80 % gesenkt und das Betrugsrisiko durch die automatische Durchsetzung von Richtlinien verringert.

Ich gebe gerne zu, dass diese Frage übertrieben ist. Aber natürlich möchte niemand zu viel Zeit damit verbringen, Ausgaben zu kontrollieren und zu genehmigen.

Viele Menschen verbringen unverhältnismäßig viel Zeit mit dieser speziellen Aufgabe. Dabei handelt es sich oft um Mitarbeiter in Führungspositionen. Mitarbeiter, die eigentlich dafür eingestellt wurden, das Unternehmen weiterzuentwickeln und auszubauen – und nicht, um manuelle Kontrollaufgaben zu erledigen.

Wenn Ihr Unternehmen sich in dem oben beschriebenen Szenario wiedererkennt, haben wir gute Nachrichten für Sie. Es ist möglich, den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit der Dokumentation, Prüfung und Verbuchung von Ausgaben zu verringern, sodass Unternehmen und Mitarbeiter ihre Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. In diesem Blogbeitrag stelle ich Ihnen den Ansatz von Visma Acubiz vor, wie Sie den Arbeitsaufwand bei der Prüfung und Genehmigung von Belegen minimieren können.

Zeit ist Geld

Lassen Sie mich zunächst die Daseinsberechtigung dieses Blogbeitrags infrage stellen, indem ich folgende Frage stelle:

Stellt der zeitliche Aufwand für die Kontrolle und Genehmigung von Ausgaben überhaupt eine Herausforderung dar?

Ich kann verstehen, wenn Sie sich diese Frage stellen. Es kann doch kein so großes Problem sein, oder? Es ist sicherlich auch nicht die größte Herausforderung, vor der Unternehmen stehen. Ganz und gar nicht. Wenn wir einen Blogbeitrag zu diesem Thema verfassen, dann deshalb, weil wir auf Unternehmen stoßen, die zu viel Zeit damit verbringen und Probleme haben, ihre eigenen Richtlinien hinsichtlich Kontrolle und Freigabe einzuhalten.

Es dauert eine gewisse Zeit, bis ein Mitarbeiter die Spesen prüft und genehmigt. Dies gilt sowohl für den Mitarbeiter in der Finanzabteilung, der die Spesen prüfen und verbuchen muss, gilt dies aber auch für den Vorgesetzten, der sie genehmigen muss. Wenn Ihr Unternehmen Spesen immer noch manuell mit Papierbelegen und Excel-Tabellen abwickelt, ist der Zeitaufwand schlichtweg noch größer. Außerdem steigt dadurch das Fehlerrisiko.

Die Überprüfung und Genehmigung von Ausgaben ist keine Zeitverschwendung. Wir empfehlen Ihnen, dies zu tun. Es ist jedoch Zeitverschwendung, zu viel Zeit dafür aufzuwenden. Das lässt sich intelligenter gestalten. Der damit verbundene Arbeitsaufwand lässt sich minimieren.

Laut den Nutzern von Acubiz gibt es kaum etwas Frustrierenderes als Vorgesetzte, die ihre Spesenabrechnungen nur zögerlich genehmigen – insbesondere, wenn es sich um Auslagen handelt. Der Grund für die Verzögerung könnte sein, dass der Vorgesetzte weiß, wie mühsam diese Aufgabe ist. Wenn jedoch etwas bei den Mitarbeitern Frustration auslöst, muss das Problem so schnell wie möglich behoben werden. Eine Lösung könnte darin bestehen, dem Vorgesetzten ein Tool an die Hand zu geben, das die Genehmigung einfach, schnell und unkompliziert macht.

Die Lösung ist einfach Buchhaltung und intelligente Automatisierung

Eine Ausgabe, die mit einem Barausgaben verbunden ist, erfordert möglicherweise eine Sichtprüfung, bevor sie genehmigt werden kann. Im Gegensatz dazu erfolgt die Kontrolle von Transaktionen auf Firmenkreditkartekann vollständig digital ablaufen. Nehmen wir ein Beispiel anhand von Acubiz:

Ein Mitarbeiter kauft mit seiner Firmenkarte eine Tasse Kaffee für 30 DKK und erfasst dies in Acubiz. Aus den Daten des Kartenausstellers geht zudem hervor, dass ein Mitarbeiter an einer Tankstelle etwas für 30 DKK gekauft hat.

Im obigen Beispiel ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Erfassung korrekt erfolgt ist, sehr hoch, weshalb es sinnvoll ist, die Ausgabe direkt an die Buchhaltung weiterzuleiten. Es ist daher nicht sinnvoll, diese Ausgabe zu prüfen. Zudem ist es möglich, den digitalen Pfad zu nutzen, den die Ausgabe auf ihrem Weg hinterlässt. Der digitale Pfad erleichtert sowohl dem Vorgesetzten als auch der Finanzabteilung die Arbeit. Der Vorgesetzte muss keine Zeit für die Genehmigung aufwenden, und der Finanzbeauftragte muss nicht unbedingt eine Überprüfung vornehmen.

Der Büroroboter soll eine helfende Hand sein

Vielleicht denken Sie, dass das oben genannte Beispiel nur eine kleine Anzahl von Transaktionen in Ihrem Unternehmen darstellt. Damit könnten Sie recht haben. Diese Methode lässt sich tatsächlich nur bei bestimmten Einkäufen anwenden. Dennoch gibt es Möglichkeiten, wie Unternehmen verschiedene Automatisierungen einrichten können, um einen Teil der Ressourcenverschwendung zu vermeiden.

Bei Acubiz nutzen wir Robotergestützte Prozessautomatisierung um den Genehmigungsprozess zu automatisieren. Unser Service, Leiter für Unternehmensrichtlinien, ermöglicht es Unternehmen, bestimmte Dokumente automatisch zu veröffentlichen, während andere weiterhin genehmigt werden müssen. Unser Roboter lässt sich zudem an Ihre unternehmensinternen Regeln anpassen, sodass die Einhaltung dieser Regeln einfacher gewährleistet werden kann.

Die Minimierung von Betrugsfällen ist ein weiterer Vorteil

Ein Mangel an Kontrolle geht in vielen Fällen leider auch mit vermehrten Betrugsfällen einher. Wir haben bereits einen Artikel darüber geschrieben, der gesamte Blogbeitrag zu diesem Thema, und zuletzt, „Frihedsbrevet“ deckte auf, dass ein Stadtverwalter in einen umfangreichen Spesen-Skandal in Höhe von mehreren 100.000 DKK verwickelt war.. In diesem Fall war der Arbeitsaufwand für die Überprüfung und Genehmigung von Anhängen nicht übermäßig hoch – er blieb vielmehr gänzlich aus.

Acubiz ermöglicht es, die Kontrolle und Genehmigung von Ausgaben effizient im System zu erfassen. Natürlich können wir Betrugsfälle nicht vollständig verhindern. Wenn es jedoch zu solchen Fällen kommt, bietet Acubiz Einblick in die Belege der Transaktionen. Dadurch lässt sich leichter feststellen, ob gegen Regeln und Richtlinien verstoßen wurde. Die Lösung kann zudem so eingerichtet werden, dass sie vor ungewöhnlichen Ausgaben warnt – sogar bis auf Benutzerebene.

Holen Sie sich Unterstützung, um den Arbeitsaufwand zu minimieren

Um auf meine einleitende Frage einzugehen: Ja, der zeitliche Aspekt stellt eine Herausforderung dar. Wir kennen Unternehmen, die täglich mit diesem Problem zu kämpfen haben. Wir kennen aber auch die Lösung, um den Arbeitsaufwand zu minimieren.

Informieren Sie sich über Systeme, die den Verwaltungsaufwand bei der Dokumentation, Kontrolle und Abrechnung von Ausgaben verringern können. Acubiz ist eine der vielen sinnvollen Lösungen in diesem Bereich. Wir haben Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse in Bezug auf Kostenmanagement seit mehr als 25 Jahren.

Häufig gestellte Fragen

Warum dauert die Genehmigung von Spesenabrechnungen in den meisten Unternehmen so lange?

Die meisten Unternehmen stützen sich nach wie vor auf manuelle Arbeitsschritte: Die Mitarbeiter sammeln Papierbelege, füllen Spesenabrechnungen aus und versenden diese per E-Mail. Die Vorgesetzten prüfen dann jeden Antrag einzeln, oft ohne den vollständigen Kontext zu kennen. Jeder Schritt führt zu Verzögerungen, und Fehler, die erst spät im Prozess entdeckt werden, erfordern einen Neustart des gesamten Ablaufs. Aus diesem Grund kann die Genehmigung von Spesenabrechnungen pro Genehmiger leicht mehrere Stunden pro Monat in Anspruch nehmen.

Inwiefern kann Automatisierung den Zeitaufwand für die Kostenkontrolle reduzieren?

Kostenmanagement-Software wie Acubiz verlagert die Erfassung auf den Zeitpunkt, zu dem die Ausgabe anfällt: über eine mobile App und automatische Kartenabgleichung. Die Richtlinien werden automatisch überprüft, sodass die Genehmigenden nur markierte Ausnahmen sehen und nicht jede einzelne Transaktion. Dadurch verlagert sich die Aufgabe der Finanzabteilung von der Prüfung hin zur Überwachung, was die Genehmigungszeit in der Regel um 50–80 % verkürzt.

Was ist Direktbuchhaltung und wie vereinfacht sie das Ausgabenmanagement?

Bei der direkten Buchführung werden die Ausgabendaten bereits bei der Erfassung kodiert und validiert, sodass sie ohne manuelle Neueingabe direkt in das ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen werden. Acubiz ermöglicht die direkte Buchführung durch die Kombination von mobiler Belegerfassung, Abgleich mit Kartentransaktionen und ERP-Integration: Dadurch entfällt der separate Buchführungsschritt, der normalerweise am Monatsende erfolgt.

Wie senkt Acubiz das Risiko von Spesenbetrug?

Acubiz setzt die Spesenrichtlinien des Unternehmens automatisch durch: Beträge, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten, lösen zusätzliche Genehmigungsstufen aus, doppelte Abrechnungen werden vor der Verbuchung markiert, und jede Ausgabe wird einem Beleg oder einer Kartentransaktion zugeordnet. Dadurch entsteht ein Prüfpfad, der es erheblich erschwert, betrügerische oder überhöhte Abrechnungen unbemerkt einzureichen.

Können Workflows zur Genehmigung von Spesen so konfiguriert werden, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen?

Ja. Acubiz unterstützt konfigurierbare, mehrstufige Genehmigungsworkflows, die sich nach Betrag, Spesenkategorie, Abteilung oder Projekt richten. Bei Abwesenheit eines Vorgesetzten können Genehmigungen automatisch delegiert werden, und das System versendet Erinnerungen, um Engpässe zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass Spesen einheitlich und gemäß den Unternehmensrichtlinien genehmigt werden – unabhängig von der Komplexität der Organisationsstruktur.