We are often asked questions along the lines of, "how expensive is Acubiz?" or "isn't it expensive to acquire a system for handling our expenses?". Let us try to reverse the question by asking, "do you know how much you spend on handling expenses?"
Insbesondere wenn die Bearbeitung der Spesen manuell erfolgt – und wie der Titel schon andeutet, richtet sich dieser Blogbeitrag genau an diese Unternehmen. Leider nutzen immer noch überraschend viele Unternehmen genau dafür manuelle Arbeitsabläufe.
TL;DREinem Bericht von Findity aus dem Jahr 2024 zufolge nutzten im Jahr 2023 nur 23 % der dänischen Unternehmen ein Spesenmanagementsystem, während 61 % ihre Spesen weiterhin manuell abwickelten. Nach Angaben der Global Business Travel Association dauert die Bearbeitung einer einzelnen Reisekostenabrechnung etwa 20 Minuten, und 19 % davon enthalten Fehler, deren Korrektur weitere 18 Minuten in Anspruch nimmt. Damit stellt die manuelle Spesenabwicklung einen messbaren und vermeidbaren Kostenfaktor dar.
Unsere schwedischen Kollegen bei Findity haben im Jahr 2024 einen Bericht erstellt, aus der hervorgeht, dass im Jahr 2023 nur 23 % der dänischen Unternehmen ein Kostenmanagement System. Die Zahl könnte sogar noch niedriger liegen. Unsere Untersuchungen zeigen, dass 61 % ihre Ausgaben nach wie vor manuell abwickeln.
Unabhängig von der genauen Zahl scheint die Schlussfolgerung naheliegend, dass viele Unternehmen ihre Ausgaben auch heute noch manuell verwalten.
Wenn wir über die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen sprechen, kommt man nicht umhin, im gleichen Atemzug auch die „Reisekostenabrechnung“ zu erwähnen. Das sei hiermit getan.
Die meisten Unternehmen, die ihre Spesen manuell abrechnen, nutzen die klassische Reisekostenabrechnung. Der Arbeitsablauf bei der Reisekostenabrechnung sieht wie folgt aus: Sie erfassen die Kosten und Quittungen im Zusammenhang mit einer bestimmten Aktivität. Als Nächstes wird die Reiseabrechnung wird abgegeben, persönlich einem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt und schließlich zum Finanzabteilung, wodurch es in das Finanzsystem gelangt.
Vielleicht denken Sie jetzt, dass das kompliziert klingt. Das ist es auch. Es ist schwierig und zeitaufwendig – sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Genehmiger und die Finanzabteilung. Es ist nicht nur schwierig, sondern auch kostspielig.
Die manuelle Verwaltung von Ausgaben ist aus zwei Gründen kostspielig:
Das alte Sprichwort „Zeit ist Geld“ gilt nach wie vor. Auch wenn es um Reisekostenabrechnungen geht, gilt laut Die Global Business Travel Association, dauert die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung etwa 20 Minuten. Wir halten das für durchaus angemessen. An dem Vorgang sind stets ein Mitarbeiter und ein Finanzbeauftragter beteiligt, häufig auch ein Genehmiger. Geht man davon aus, dass alle diese Personen einen Stundenlohn beziehen, kann ein Fünftel dieses Stundenlohns als Bearbeitungskosten für die Spesenabrechnung angesehen werden.
Zudem besteht die Möglichkeit, dass Fehler auftreten. Derselbe Bericht kommt zu dem Schluss, dass jede fünfte (19 %) Reisekostenabrechnung Fehler enthält (fehlende Angaben, falsche Einträge, unklare Anlagen usw.). Dies verursacht zusätzliche Kosten und einen Zeitaufwand von 18 Minuten.
Die Kosten für Reisekostenabrechnungen variieren je nachdem, wen man fragt. Es ist unmöglich, einen einzigen Wert zu ermitteln, der als Durchschnittskosten angesehen werden kann. In verschiedenen Berichten im Internet werden Beträge zwischen 16 und 58 Dollar genannt.
Ein alter, aber häufig zitierter Bericht aus dem Jahr 2011 der Aberdeen Group schätzt die Kosten für die Bearbeitung einer Reisekostenabrechnung auf 29,38 Dollar, während die Global Business Travel Association die Kosten auf 58 Dollar veranschlagt.
Was ist richtig und was ist falsch? Dazu liegen uns selbst keine Zahlen vor. Wir halten es für am fairsten, vorsichtig vorzugehen. Daher verwenden wir in unseren Berechnungen 30 Dollar als Richtwert – eine Zahl, die wir zudem für sehr realistisch halten.
Die Formel zur Berechnung der Kosten ist einfach:
Die Kosten der Reisekostenabrechnung
x
Anzahl der Mitarbeiter
x
die durchschnittliche Anzahl der Reisekostenabrechnungen des Mitarbeiters pro Monat
Wie bereits erwähnt, gehen wir von 30 Dollar aus, wobei wir davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich eineinhalb Reisekosten pro Monat. Der Einfachheit halber haben wir Beispiele mit 10, 50 und 100 Mitarbeitern erstellt (die alle Reisekostenabrechnungen einreichen).
In den Berechnungsbeispielen wird die für die Fehlerkorrektur benötigte Zeit nicht berücksichtigt.
Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern gibt monatlich 450 US-Dollar für die Abwicklung von Reisekosten aus. In dänischen Kronen sind das 3.140 DKK pro Monat und 37.680 DKK pro Jahr.
Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern gibt monatlich 2.250 US-Dollar für die Abwicklung von Reisekosten aus. In dänischen Kronen sind das 15.700 DKK pro Monat und 188.000 DKK pro Jahr.
Man muss kein Mathematikprofessor sein, um auszurechnen, dass das Unternehmen mit 100 Mitarbeitern doppelt so viel zahlt wie das Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Das sind 31.400 DKK pro Monat und 376.000 DKK pro Jahr.
Neben den offensichtlich hohen finanziellen Kosten ergeben sich aus der manuellen Bearbeitung von Spesen auch zahlreiche versteckte Kosten und Nachteile.
Die Lösung besteht darin, ein System zu finden, das den gesamten Prozess von Anfang bis Ende digitalisieren und automatisieren kann. Das können wir bei Visma Acubiz. Und das tun wir bereits seit 1997.
Wir können nachvollziehen, dass Reisekostenabrechnungen sinnvoll sind, wenn Sie als Unternehmen über kein System zur Abwicklung von Spesen verfügen. Auf diese Weise werden alle Belege „gesammelt“. Bei Acubiz empfehlen wir die Nutzung unseres „Fast Track“-Konzepts, bei dem der Nutzer die Spesen sofort nach ihrem Anfall bearbeitet und abschließt. Die Spesen werden dann umgehend abgerechnet, sodass beispielsweise die Finanzabteilung am Monatsende nicht mit einer Flut von Reiseabrechnungen überfordert ist, die sie alle gleichzeitig bearbeiten muss.
Vergleichen wir die Zahlen aus den Berechnungsbeispielen mit denen einiger unserer eigenen Kunden. Daraus lässt sich schließen, dass durch die Einführung einer digitalen und automatisierten Lösung für das Spesenmanagement erhebliche Einsparungen erzielt werden können.
In den meisten Fällen können Sie 66 % oder sogar noch mehr einsparen, wenn Sie sich von manuellen Arbeitsabläufen verabschieden.
Dann bleibt mir nichts anderes übrig, als zu sagen: Erste Schritte!
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert es, eine manuelle Reisekostenabrechnung abzuschließen?
Nach Angaben der Global Business Travel Association dauert die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Reisekostenabrechnung etwa 20 Minuten. Dabei sind der Mitarbeiter, der Genehmigende und ein Mitarbeiter der Finanzabteilung beteiligt, die jeweils einen Teil dieser Zeit aufwenden. Hinzu kommt, dass 19 % der Abrechnungen Fehler wie fehlende Angaben oder falsche Einträge enthalten, deren Korrektur jeweils weitere 18 Minuten in Anspruch nimmt.
Wie viel Prozent der dänischen Unternehmen wickeln ihre Spesenabrechnungen noch manuell ab?
Ein Bericht von Findity aus dem Jahr 2024 ergab, dass im Jahr 2023 nur 23 % der dänischen Unternehmen ein Spesenmanagementsystem nutzten. Eigene Untersuchungen von Acubiz deuten darauf hin, dass diese Zahl sogar noch niedriger liegen könnte, da etwa 61 % der Unternehmen ihre Spesen nach wie vor über manuelle Arbeitsabläufe abwickeln. Das bedeutet, dass die Mehrheit der dänischen Unternehmen jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung einreicht, vermeidbare Bearbeitungskosten in Kauf nimmt.
Was kostet die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen ein Unternehmen tatsächlich pro Abrechnung?
Die Kosten hängen von den Stundenlöhnen der beteiligten Personen ab. Wenn ein Mitarbeiter, ein Genehmiger und ein Mitarbeiter der Finanzabteilung jeweils 20 Minuten pro Abrechnung aufwenden, entspricht ein Fünftel des Stundenlohns jeder Person den direkten Bearbeitungskosten. Rechnet man die Kosten für die Fehlerkorrektur in Höhe von 18 Minuten pro betroffenem Bericht hinzu, können die Gesamtkosten pro Bericht in einem mittelgroßen Unternehmen leicht mehrere hundert dänische Kronen erreichen.
Welchen typischen manuellen Ablauffraktionsprozess für Spesenabrechnungen sollten Unternehmen ersetzen?
Der klassische Arbeitsablauf sieht folgendermaßen aus: Der Mitarbeiter sammelt Belege, füllt ein Reisekostenabrechnungsformular aus, übergibt es persönlich einem Vorgesetzten zur Genehmigung, und das genehmigte Formular wird an die Finanzabteilung weitergeleitet, wo es manuell in das Buchhaltungssystem eingegeben wird. Jede physische Übergabe verursacht Verzögerungen, jede manuelle Eingabe birgt das Risiko von Fehlern, und keiner dieser Schritte bietet im Vergleich zu einer digitalen, automatisierten Alternative einen analytischen Mehrwert.
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