New bill means new requirements for digital accounting

Vor einigen Jahrzehnten erlebten wir, wie die erste Welle der Digitalisierung die Geschäftswelt erfasste. Zunächst ging es darum, analoge Medien zu digitalisieren. Heute befinden wir uns in der vierten Welle der Digitalisierung, in der künstliche Intelligenz und Robotik eingesetzt werden, um support .

TL;DREin Änderungsvorschlag zum dänischen Buchhaltungsgesetz sieht vor, dass Unternehmen mit einem Jahresnettoumsatz von mehr als 300.000 DKK alle Buchhaltungsunterlagen digital speichern und Transaktionen innerhalb von 10 Werktagen nach Eingang erfassen müssen. Unternehmen, die diese Vorschriften nicht einhalten, müssen mit Geldstrafen von bis zu 1.500.000 DKK rechnen. Damit wird die Umstellung von der papierbasierten Spesenabrechnung auf ein digitales System wie Acubiz nicht nur zu einer Effizienzsteigerung, sondern zu einer unverzichtbaren Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften.

Es gibt immer noch viele Organisationen, die sich der Digitalisierung noch nicht geöffnet und ihre physischen und analogen Medien noch nicht digitalisiert haben. Das wird sich nun ändern. Es wurde ein Vorschlag zur Änderung des Dänisches Buchhaltungsgesetz. Der Vorschlag soll voraussichtlich ab dem 1. gelten^st Juli 2022. Eine Gesetzesänderung wird für jene Unternehmen von großer Bedeutung sein, die ihre Buchhaltungsunterlagen derzeit nicht digital speichern.

Anforderungen an die digitale Speicherung

Der Gesetzentwurf sieht in der Tat vor, dass Buchhaltungsunterlagen und Rechnungsmanagement müssen künftig digital gespeichert werden. Darüber hinaus muss eine digitale Sicherungskopie geführt werden, und vor allem ist es künftig nicht mehr zulässig, Buchhaltungsunterlagen in Papierform aufzubewahren. Die neuen Aufbewahrungsvorschriften sollen für Unternehmen mit einem Jahresnettoumsatz von über 300.000 DKK gelten, für Geschäftsjahrab dem 1. Januar 2023 oder später. Es besteht keine Verpflichtung zur Digitalisierung von Buchhaltungsunterlagen aus früheren Geschäftsjahren, es wird jedoch empfohlen, dass Unternehmen, die die neuen Anforderungen der Rechnungslegungsrecht können mit Geldstrafen von bis zu 1.500.000 DKK geahndet werden.

Schnellregistrierung

Darüber hinaus enthält der Vorschlag auch die Vorgabe, dass alle Buchhaltungsunterlagen spätestens 10 Werktage nach ihrem Eingang registriert werden müssen. Je nachdem, was genau unter „registriert“ zu verstehen ist, werden viele Unternehmen ihre internen Prozesse zur Registrierung und Buchhaltung Ausgaben:

– Es sieht nicht gut aus für die Unternehmen, die nach Erhalt einer Rechnung oder eines Kontoauszugs von ihrem Kartenaussteller die entsprechenden Buchungen an den jeweiligen Mitarbeiter oder Karteninhaber weiterleiten, der dann seine bzw. ihre Quittungen „und schickt das Ganze dann erneut zur Genehmigung zurück“, sagt Puk Askøe Bak, Implementierungs consultant in bei Acubiz.

– Nun müssen wir natürlich abwarten, was genau unter der „10-Tage-Registrierung“ zu verstehen ist. Meiner Interpretation nach müssen jedoch alle Informationen, die für die Verbuchung verwendet werden sollen, innerhalb von 10 Tagen registriert, aber nicht unbedingt verbucht werden. Unabhängig davon, wie die endgültige Gesetzgebung aussehen wird, ändert dies nichts an der Tatsache, dass Unternehmen, die Spesen, Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen manuell verteilen und bearbeiten, wahrscheinlich Schwierigkeiten haben werden, die 10-Tage-Frist einzuhalten, fährt Puk fort.

Der Vorschlag zur Änderung des dänischen Buchhaltungsgesetzes, der von der Dänische Wirtschaftsbehörde, soll im Februar im dänischen Parlament zur Beratung vorgelegt werden. Selbstverständlich werden wir alle neuen Entwicklungen im Zusammenhang mit dem Vorschlag weiterverfolgen.

Häufig gestellte Fragen

Was sieht der vorgeschlagene Änderungsentwurf zum dänischen Buchhaltungsgesetz vor?

Die vorgeschlagene Gesetzesänderung sieht vor, dass alle Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen künftig digital gespeichert und eine digitale Sicherungskopie aufbewahrt werden müssen. Die physische Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen ist künftig nicht mehr zulässig. Das Gesetz gilt für Unternehmen mit einem Jahresnettoumsatz von mehr als 300.000 DKK für Geschäftsjahre, die am 1. Januar 2023 oder später beginnen.

Wie hoch ist die Geldstrafe bei Nichteinhaltung der neuen Vorschriften zur digitalen Buchführung?

Unternehmen, die die neuen Anforderungen des Buchhaltungsgesetzes nicht erfüllen, müssen mit Geldstrafen von bis zu 1.500.000 DKK rechnen. Damit stellt die Nichteinhaltung der Vorschriften ein erhebliches finanzielles Risiko für Unternehmen dar, die ihre Buchhaltungsunterlagen nach Ablauf der geltenden Frist weiterhin in Papierform führen.

Wie schnell müssen Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen nach dem neuen Gesetz erfasst werden?

Der Vorschlag sieht vor, dass alle Buchhaltungsunterlagen spätestens 10 Arbeitstage nach Erhalt registriert werden müssen. Dies betrifft Unternehmen, die derzeit Abrechnungen an einzelne Mitarbeiter senden, damit diese sie entgegennehmen und beifügen, bevor sie an die Finanzabteilung weitergeleitet werden – ein gängiger Arbeitsablauf, der häufig zu Verzögerungen von weit über 10 Tagen führt.

Wie unterstützt Acubiz Unternehmen dabei, die Anforderungen des neuen Buchhaltungsgesetzes zu erfüllen?

Acubiz digitalisiert den gesamten Spesenabwicklungsprozess von der Erfassung der Belege bis zum Export in die Buchhaltung und stellt sicher, dass alle Unterlagen elektronisch mit Zeitstempeln ab dem Zeitpunkt der Transaktion gespeichert werden. Damit werden sowohl die Anforderungen an die digitale Speicherung als auch die 10-tägige Erfassungsfrist erfüllt, während gleichzeitig ein vollständiger, durchsuchbarer Prüfpfad für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gewährleistet ist.