Robots in the finance processes?

In letzter Zeit habe ich mich sehr dafür interessiert, wie Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) lässt sich in verschiedenen Finanzprozessen einsetzen. RPA ist unter Führungskräften im Finanzbereich ein sehr aktuelles Thema. Dies hängt natürlich mit dem Potenzial dieser Technologie zusammen, sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben effektiv zu automatisieren und dadurch erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen oder Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben freizusetzen.

TL;DRRobotic Process Automation (RPA) entwickelt sich von einer optionalen Investition zu einer zentralen Anforderung im Finanzwesen, und Acubiz setzt diese Technologie bereits im Spesenmanagement ein – und zwar über die Funktion „Company Policy Manager“, die mithilfe einer regelbasierten Automatisierungs-Engine namens „Acubot“ normales von ungewöhnlichem Transaktionsverhalten unterscheidet und Ausnahmen automatisch kennzeichnet.

Wie fängt man an?

Manchen mag es jedoch auch überwältigend erscheinen, ein RPA-Projekt zu starten, aber in Wahrheit sind die für den Einstieg erforderlichen Ressourcen in der Regel gar nicht so umfangreich. Ich bin davon überzeugt, dass sich RPA in Finanzprozessen bald von einem „Nice-to-have“ zu einem „Must-have“ für alle Arten von Organisationen entwickeln wird. Es ist auch wichtig zu bedenken: Selbst wenn Sie (wahrscheinlich aufgrund Ihres ersten Eindrucks) glauben, dass ein bestimmter Prozess nicht für RPA geeignet ist, sollten Sie versuchen, Ihre Denkweise ein wenig zu ändern und darüber nachzudenken, in welchen Teilen dieses Prozesses RPA angewendet werden kann. Glauben Sie mir, fast überall lassen sich Möglichkeiten finden, und es ist tatsächlich eine gute Idee, mit einem schrittweisen Ansatz zu beginnen. Tatsache ist, dass einige der erfolgreichsten RPA-Implementierungen mit einzelnen Prozessabschnitten begonnen haben. Bedenken Sie aber auch, dass die rasante technologische Entwicklung eine zunehmende Komplexität im Bereich RPA ermöglichen wird – was heute noch in weiter Ferne zu liegen scheint, wird morgen schon Realität sein.

RPA im Bereich der Spesenmanagement

Bei Acubiz sind wir im Fintech-Bereich tätig. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Lösung für das Spesenmanagement weiterzuentwickeln. Diese umfasst auch RPA-Funktionen mit dem Ziel, die Prozesse der Transaktionserfassung und -genehmigung durchgehend zu optimieren und zu vereinfachen. Buchhaltung sowie die Steuerung im Zusammenhang mit diesen Transaktionen. All dies zum Nutzen sowohl der Funktionsleiter als auch der Finanzverantwortlichen.

Insbesondere im Bereich der Buchhaltung und des Controllings sehen wir hier Chancen. Durch die Integration von Funktionen, die das normale Nutzerverhalten automatisch von „vom Normalen“ abweichendem Verhalten unterscheiden können, ohne dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist, können wir dazu beitragen, Zeit einzusparen. Und Zeitersparnis ist in der heutigen wettbewerbsorientierten Welt immer von Vorteil. Manchmal frage ich mich, warum bestimmte Mitarbeiter, zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter v Sales , einerseits die Befugnis erhalten, finanziell bedeutende Verträge zu unterzeichnen, die das Unternehmen für mehrere Jahre binden (und mit denen manchmal erhebliche Risiken verbunden sind). Andererseits sind diese Mitarbeiter jedoch verpflichtet, Ausgabenbeträge unter 50 € genehmigen zu lassen (und manuell prüfen zu lassen). Natürlich bezieht sich dies auf bestimmte Spesenrichtlinien innerhalb eines Unternehmens, was respektiert werden sollte. Meiner Meinung nach sind die manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Kontrolle dieser Art von Transaktionen jedoch wirklich nicht sinnvoll, und wir müssen Wege finden, diese Prozesse durch den Einsatz von RPA zu optimieren und zu vereinfachen.

Der „Acubot“

Wie bereits erwähnt, hat Acubiz in diesem Bereich bereits erste Schritte unternommen, und zwar durch unsere Leiter für Unternehmensrichtlinien. Tatsächlich wird es von einem Roboter gesteuert (wir haben ihn Robert getauft – er ist unser „Acubot“), der die meisten Kontrollaufgaben im Zusammenhang mit dem Spesenmanagement übernehmen kann. Und diese sind bekanntlich sehr zeitaufwendig. Dank dieser Funktion nutzen mittlerweile mehrere unserer Kunden RPA, um zwei Drittel ihrer Aufgaben im Bereich des Spesenmanagements zu erledigen. Das ist doch mal was! Wenn Sie ein Finanzabteilung, haben Sie wahrscheinlich eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie derzeit für diese Art von Aufgaben aufwenden. Ich bin mir auch sicher, dass Sie Ihren internen Stundensatz auf den Cent genau kennen – dann ist es ein Kinderspiel, Ihr Einsparpotenzial zu berechnen, wenn Sie in einen Roboter investieren, der den Großteil der Kontrollaufgaben übernimmt.

Dies ist jedoch erst der Anfang, und wir sind entschlossen, uns weiterhin auf die Weiterentwicklung der RPA-Funktionen unserer Lösung zu konzentrieren und in diese zu investieren – zum Nutzen aller Acubiz EMS-Anwender.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Robotic Process Automation (RPA) und wie lässt sich diese Technologie im Finanzbereich einsetzen?

RPA nutzt Software, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben automatisch und ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Im Finanzbereich betrifft dies Prozesse wie den Abgleich von Transaktionen, die Kontierung von Rechnungen, die Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien und die Erstellung von Berichten. RPA benötigt keine KI, um einen Mehrwert zu schaffen; es eignet sich am besten für klar definierte, strukturierte Aufgaben, die einheitlichen Regeln folgen und derzeit einen erheblichen Zeitaufwand für die Mitarbeiter bedeuten.

Wie setzt Acubiz RPA in seiner Plattform für das Spesenmanagement ein?

Acubiz setzt RPA über seine Funktion „Company Policy Manager“ ein, die auf einer Automatisierungs-Engine namens Acubot basiert. Der Roboter überwacht das Transaktionsverhalten, unterscheidet normale Muster von Anomalien und kennzeichnet oder leitet ungewöhnliche Ausgaben automatisch zur Überprüfung weiter. Auf diese Weise kann die Finanzabteilung einheitliche Richtlinienkontrollen anwenden, ohne jede Transaktion manuell prüfen zu müssen.

Benötigt ein Unternehmen ein großes Budget, um ein RPA-Projekt im Finanzbereich zu starten?

Nicht unbedingt. Die für den Start eines RPA-Projekts erforderlichen Ressourcen sind oft geringer als erwartet, und die erfolgreichsten Implementierungen beginnen in der Regel mit bestimmten Teilen eines Prozesses und nicht mit einer durchgängigen Umstellung. Wenn Sie mit einer klar definierten, häufig wiederkehrenden Aufgabe wie der Erfassung von Belegen oder der Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien beginnen, können Sie den Nutzen schnell unter Beweis stellen, bevor Sie das Projekt ausweiten.

Wird RPA im Finanzwesen eher zur Pflicht als zur Option werden?

In dem Beitrag wird argumentiert, dass RPA für die meisten Unternehmen zunehmend von einem „Nice-to-have“ zu einem „Must-have“ wird. Mit zunehmender Reife der Technologie wird das, was heute noch ambitioniert erscheint, zur grundlegenden Erwartung. Finanzabteilungen, die die Einführung von RPA hinauszögern, laufen Gefahr, hinter Wettbewerber zurückzubleiben, die Transaktionen schneller, fehlerfreier und zu geringeren Kosten pro Transaktion abwickeln.