Robots in finance processes?

Robotic Process Automation (RPA) lässt sich in verschiedenen Finanzprozessen einsetzen

TL;DRRobotic Process Automation entwickelt sich in Finanzabteilungen zunehmend von einem „Nice-to-have“ zu einem „Must-have“, wobei sich klare Chancen in den Bereichen Buchhaltung, Controlling und bei den Transaktionserfassungsprozessen bieten, auf die sich Acubiz speziell konzentriert. Der Ansatz, zunächst nur Teile von Prozessen zu automatisieren, anstatt eine vollständige End-to-End-Automatisierung anzustreben, hat sich bewährt und macht RPA zugänglich, ohne dass dafür große Vorabinvestitionen erforderlich sind.

In letzter Zeit habe ich mich sehr dafür interessiert, wie Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) lässt sich in verschiedenen Finanzprozessen einsetzen. RPA ist unter Führungskräften im Finanzbereich ein sehr aktuelles Thema. Dies hängt natürlich mit dem Potenzial dieser Technologie zusammen, sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben effektiv zu automatisieren und dadurch erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen oder Ressourcen für wertschöpfendere Aufgaben freizusetzen.

Wie fängt man an?

Manchen mag es jedoch auch überwältigend erscheinen, ein RPA-Projekt zu starten, aber in Wahrheit sind die für den Einstieg erforderlichen Ressourcen in der Regel gar nicht so umfangreich. Ich bin davon überzeugt, dass sich RPA in Finanzprozessen bald von einem „Nice-to-have“ zu einem „Must-have“ für alle Arten von Organisationen entwickeln wird. Es ist auch wichtig zu bedenken: Selbst wenn Sie (wahrscheinlich aufgrund Ihres ersten Eindrucks) glauben, dass ein bestimmter Prozess nicht für RPA geeignet ist, sollten Sie versuchen, Ihre Denkweise ein wenig zu ändern und darüber nachzudenken, in welchen Teilen dieses Prozesses RPA angewendet werden kann. Glauben Sie mir, fast überall lassen sich Möglichkeiten finden, und es ist tatsächlich eine gute Idee, mit einem schrittweisen Ansatz zu beginnen. Tatsache ist, dass einige der erfolgreichsten RPA-Implementierungen mit einzelnen Prozessabschnitten begonnen haben. Bedenken Sie aber auch, dass die rasante technologische Entwicklung eine zunehmende Komplexität im Bereich RPA ermöglichen wird – was heute noch in weiter Ferne zu liegen scheint, wird morgen schon Realität sein.

RPA im Bereich der Spesenmanagement

Bei Acubiz sind wir im Fintech-Bereich tätig. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Lösung für das Spesenmanagement weiterzuentwickeln. Diese umfasst auch RPA-Funktionen mit dem Ziel, die Prozesse der Transaktionserfassung und -genehmigung durchgehend zu optimieren und zu vereinfachen. Buchhaltung sowie die Steuerung im Zusammenhang mit diesen Transaktionen. All dies zum Nutzen sowohl der Funktionsleiter als auch der Finanzverantwortlichen.

Insbesondere im Bereich der Buchhaltung und des Controllings sehen wir hier Chancen. Durch die Integration von Funktionen, die das normale Nutzerverhalten automatisch von „vom Normalen“ abweichendem Verhalten unterscheiden können, ohne dass eine manuelle Überprüfung erforderlich ist, können wir dazu beitragen, Zeit einzusparen. Und Zeitersparnis ist in der heutigen wettbewerbsorientierten Welt immer von Vorteil. Manchmal frage ich mich, warum bestimmte Mitarbeiter, zum Beispiel Vertriebsmitarbeiter v Sales , einerseits die Befugnis erhalten, finanziell bedeutende Verträge zu unterzeichnen, die das Unternehmen für mehrere Jahre binden (und mit denen manchmal erhebliche Risiken verbunden sind). Andererseits sind diese Mitarbeiter jedoch verpflichtet, Ausgabenbeträge unter 50 € genehmigen zu lassen (und manuell prüfen zu lassen). Natürlich bezieht sich dies auf bestimmte Spesenrichtlinien innerhalb eines Unternehmens, was respektiert werden sollte. Meiner Meinung nach sind die manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Kontrolle dieser Art von Transaktionen jedoch wirklich nicht sinnvoll, und wir müssen Wege finden, diese Prozesse durch den Einsatz von RPA zu optimieren und zu vereinfachen.

Der „Acubot“

Wie bereits erwähnt, hat Acubiz in diesem Bereich bereits erste Schritte unternommen, und zwar durch unsere Leiter für Unternehmensrichtlinien. Tatsächlich wird es von einem Roboter gesteuert (wir haben ihn Robert getauft – er ist unser „Acubot“), der die meisten Kontrollaufgaben im Zusammenhang mit dem Spesenmanagement übernehmen kann. Und diese sind bekanntlich sehr zeitaufwendig. Dank dieser Funktion nutzen mittlerweile mehrere unserer Kunden RPA, um zwei Drittel ihrer Aufgaben im Bereich des Spesenmanagements zu erledigen. Das ist doch mal was! Wenn Sie ein Finanzabteilung, haben Sie wahrscheinlich eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie derzeit für diese Art von Aufgaben aufwenden. Ich bin mir auch sicher, dass Sie Ihren internen Stundensatz auf den Cent genau kennen – dann ist es ein Kinderspiel, Ihr Einsparpotenzial zu berechnen, wenn Sie in einen Roboter investieren, der den Großteil der Kontrollaufgaben übernimmt.

Dies ist jedoch erst der Anfang, und wir sind entschlossen, uns weiterhin auf die Weiterentwicklung der RPA-Funktionen unserer Lösung zu konzentrieren und in diese zu investieren – zum Nutzen aller Acubiz EMS-Anwender.

Häufig gestellte Fragen

Welche konkreten Finanzprozesse eignen sich besonders gut für die robotergestützte Prozessautomatisierung?

RPA eignet sich am besten für Finanzprozesse, die sich wiederholen, regelbasiert sind und ein hohes Aufkommen aufweisen. Buchungsvorgänge, die Erfassung von Transaktionen, die Rechnungsbearbeitung und Controlling-Routinen sind hierfür Paradebeispiele. Insbesondere im Bereich des Spesenmanagements sieht Acubiz große Chancen bei den Buchhaltungs- und Controlling-Prozessen rund um Transaktionen.

Wie viel Aufwand ist tatsächlich erforderlich, um ein RPA-Projekt im Finanzbereich zu starten?

Weniger als die meisten erwarten. Die Vorstellung, dass RPA große Teams oder erhebliche Investitionen erfordert, ist ein häufiges Hindernis. In der Praxis ist es sowohl machbar als auch oft der erfolgreichste Ansatz, zunächst nur mit einem Teilbereich eines Prozesses zu beginnen, anstatt gleich eine vollständige Automatisierung anzustreben. Die für den Einstieg erforderlichen Ressourcen sind in der Regel überschaubar.

Wird RPA Finanzfachkräfte in den Bereichen Spesenabrechnung und Buchhaltung ersetzen?

Dabei geht es nicht um Ersatz, sondern um eine Neuverteilung der Aufgaben. Wenn RPA transaktionale und sich wiederholende Aufgaben übernimmt, können sich Finanzfachleute auf Analysen, die Bearbeitung von Ausnahmesituationen und strategische Aufgaben konzentrieren. Das Ziel ist eine effektivere Finanzfunktion, nicht eine kleinere.

Wie integriert Acubiz RPA in seine Lösung für das Spesenmanagement?

Acubiz entwickelt RPA-Funktionen, die darauf abzielen, die Prozesse der Transaktionserfassung, Genehmigung, Buchhaltung und des Controllings zu optimieren und zu vereinfachen. Der Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung der Routineschritte im Lebenszyklus von Spesenabrechnungen, damit sowohl Finanzverantwortliche als auch Fachbereichsleiter von einer schnelleren und zuverlässigeren Bearbeitung profitieren.

Lohnt es sich, jetzt in RPA zu investieren, oder sollte man abwarten, bis die Technologie weiter ausgereift ist?

Es wird empfohlen, bereits jetzt mit gezielten, überschaubaren Implementierungen zu beginnen. Die Technologie ist bereits ausgereift genug für den produktiven Einsatz in Finanzprozessen. Ein Abwarten bedeutet, hinter Unternehmen zurückzufallen, die bereits von den Produktivitätsvorteilen profitieren, und dank der rasanten Entwicklung werden die derzeitigen Einschränkungen schnell behoben werden.