Das Monatsende rückt näher. Die Zahlen müssen aufgehen. Und doch warten Spesenabrechnung, Unternehmenskartenkäufe und Belege noch immer auf Bearbeitung. Nicht, weil Mitarbeiter nicht wollen. Sondern weil der Prozess unnötig kompliziert gestaltet wurde. Das klingt nach einem Tool-Problem. Oft ist es tatsächlich ein Integrationsproblem.
TL;DR
Kurz gesagt: Wie können Sie Integrationsprobleme bei der Spesenabrechnung vermeiden? Wenn ein Spesenabrechnungssystem nicht effektiv mit Ihren ERP- und Gehaltssystemen integriert wird, kann dies zu doppelter Arbeit, manuellen Fehlern und zusätzlichen Kontrollschritten führen. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen sich auf drei Dinge konzentrieren: Integration als Konfiguration und nicht als Entwicklung umsetzen, Ausgaben dann erfassen, wenn sie entstehen, und Genehmigungen und Datenflüsse standardisieren.
, wodurch buchhalterisch aufbereitete Daten direkt in Ihre ERP- und Gehaltssysteme fließen können, während gleichzeitig die Verwaltungszeit reduziert und der Monatsabschluss erleichtert wird.
Wenn Spesenabrechnungs- und ERP-Systeme nicht nahtlos zusammenarbeiten, entstehen schnell manuelle Arbeiten, Fehler und zusätzliche Kontrollschritte. Halten Sie die Integration einfach, erfassen Sie Ausgaben dann, wenn sie entstehen, und standardisieren Sie Genehmigungen und Datenflüsse, damit buchhalterisch aufbereitete Daten ohne unnötige manuelle Arbeit in Ihr ERP- und Gehaltssystem gelangen.
Hier sind drei Beobachtungen, die immer wieder auftauchen, wenn Finance-Teams Ausgaben unter Kontrolle bringen möchten – ohne daraus ein IT-Projekt zu machen:
Wenn Sie Herausforderungen wie übermäßige Verwaltungszeit, manuelle papiergebundene Prozesse, verlorene Belege und kurzfristige Spesenerfassung erkennen, sind Sie damit keineswegs allein.
Acubiz' eigene Forschung deutet auf genau die gleichen Herausforderungen vor der Implementierung hin:
77 % nannten übermäßige Verwaltungszeit, 66 % physische Belege, 53 % verlorene Belege und 49 % verspätete Spesenerfassung.
Der Punkt ist nicht, dass das Problem existiert.
Der Punkt ist, was passiert, wenn die Integration nicht funktioniert.
Wenn Ihr Spesenabrechnungssystem nicht nahtlos mit Ihrem ERP funktioniert, entsteht doppelte Arbeit: Daten werden an mehreren Stellen eingegeben, Fehler müssen manuell korrigiert werden, und zusätzliche Kontrollschritte werden hinzugefügt. Hier beginnen viele Projekte auch, auseinanderzufallen. Kontenplan, Dimensionen, Genehmigungen, Synchronisierung und Datenfelder stimmen nicht überein – und plötzlich wird eine Finance-Initiative zu einem Kampf um IT-Ressourcen und Zeit.
Martin Eriksen, Marketing Director bei Acubiz, bringt es auf den Punkt:
„Es ist einfacher, eine Kosten zuzuordnen, wenn sie anfällt, als sie später zuzuordnen.
Alles, was es braucht, ist ein System, das den Prozess unterstützt – und eine Integration, die einfach genug ist, damit die Daten tatsächlich den ganzen Weg durchlaufen.
Acubiz ist als Infrastruktur für Ausgaben aufgebaut – nicht nur als App.
In der Praxis bedeutet dies, dass Mitarbeiter Ausgaben sofort erfassen können, indem sie ein Foto ihres Belegs machen, Unternehmenskartenkäufe automatisch abgeglichen werden und Ausgaben durch einen regelgesteuerten Genehmigungsworkflow gesendet werden.
Mit klaren Unternehmensrichtlinienregeln und einem transparenten Audit-Trail wird Compliance nicht zur zusätzlichen Aufgabe, sondern ein integrierter Teil des Standardprozesses.
Am wichtigsten ist jedoch:
Daten gelangen buchhalterisch aufbereitet in Ihr ERP- und Gehaltssystem.
Integration wird daher Teil des Designs – nicht etwas, das Sie am Monatsende als Problem entdecken.
Dies ist auch der Grund, warum Fälle wie BDO und Bonnier Publications sich nicht auf zeitaufwendige Systemänderungen konzentrieren, sondern darauf, schnell einsatzbereit zu werden und einen konsistenten Prozess zu schaffen.
Bei BDO bringt Nina Hjorthmose es einfach auf den Punkt:
„Jetzt können sie einfach ein Foto ihres Belegs machen und die Spesenabrechnung gleich fertigstellen.
Das ist genau die Art von Verhalten, das der Finance-Funktion Ruhe verschafft.
Und wenn Sie einen Schritt zurücktreten, hängen die Prozesse oft zusammen:
Wenn Sie Engpässe bei Lieferantenrechnungen haben, kann Acubiz zusammen mit Compello die Rechnungsverarbeitung vom Beleg bis zur Buchung in Ihrem ERP automatisieren.
Wenn Sie dokumentierte Zeit für den Betrieb und die Berichterstattung benötigen, können Acubiz und mTIME eine einfache, mobile Zeiterfassung hinzufügen.
Wenn Sie die Verwaltungszeit reduzieren, Papier eliminieren, verspätete Spesenregistrierungen vermeiden und Ihre Finanzprozesse stärken möchten, wählen Sie nicht allein auf Basis von Funktionen.
Beginnen Sie mit dem Datenfluss.
Wenn die Integration einfach ist, wird alles andere auch einfacher – für Mitarbeiter, Finanzen und IT.
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