Lassen Sie mich zunächst einmal erklären, was unter „Vorarbeiten zur Buchhaltung“ zu verstehen ist. Der Begriff bezieht sich auf alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor der eigentliche Buchhaltungsprozess beginnen kann. Mit anderen Worten: Es geht um die langwierige Arbeit des Sammelns, Erfassens, Ergänzens und Genehmigens von Belegen, Ausgaben, Reisekosten, Zeiterfassungs, Kilometerstand usw. Man kann es also als Aufbereitung und Strukturierung von Belegen und Daten vor der Buchhaltung Das ist möglich.
TL;DRDie Vorab-Buchhaltung – also das Sammeln, Erfassen, Ergänzen und Genehmigen von Belegen und Ausgaben, bevor die eigentliche Buchhaltung beginnen kann – verläuft oft chaotisch, da die Verantwortung hierfür eher bei den Mitarbeitern als bei den Finanzteams liegt. Acubiz vertritt die Ansicht, dass die Digitalisierung dieses vorgelagerten Prozesses der Bereich ist, in dem Finanzabteilungen den größten praktischen Einfluss auf die Gesamteffizienz und die Datenqualität nehmen können.
Die Verantwortung für diese Art von Arbeit liegt in der Regel bei den Mitarbeitern des Unternehmens und nicht bei der Finanzabteilung.
Die Finanzabteilung ist jedoch in hohem Maße auf die „Vorbereitungsarbeit für die Buchhaltung“ angewiesen, da hier die für den Buchhaltungsprozess erforderlichen Unterlagen bereitgestellt werden. Mitarbeiter in der Finanzabteilung müssen in der Regel ein gewisses Maß an Geduld mitbringen, da die Arbeitsabläufe der Kollegen in den operativen Bereichen nicht immer auf ihre „Vorbereitungsarbeit für die Buchhaltung“ abgestimmt sind. Die Fähigkeit der Finanzabteilung, einen schnellen, präzisen und effizienten Buchhaltungsprozess durchzuführen, hängt davon ab, dass andere die Unterlagen sowohl rechtzeitig als auch in der richtigen Qualität bereitstellen. Wenn Sie für eine Finanzabteilung verantwortlich sind oder in einer solchen arbeiten, müssen Sie sich fragen, ob Sie damit leben können, dies nicht selbst in der Hand zu haben.
Bei weitem nicht jede Organisation hat die Abkehr von einem ineffizienten „Vorab-Buchhaltungsprozess“ auf ihrer Agenda. Und das, obwohl offensichtlich ist, wie wertvoll dies für diejenigen ist, die bereits den Schritt gewagt und einen automatisierten und digitalen Prozess eingeführt haben. Manche mögen argumentieren, dass die Verantwortung für den „Vorab-Buchhaltungsprozess“ nicht bei der Finanzabteilung liegt. Letztendlich ist jedoch die Finanzabteilung für fehlende Belege oder einen verzögerten Buchhaltungsprozess verantwortlich. Wie ich bereits in einem anderen Zusammenhang angedeutet habe, ist die Die Finanzabteilung ist ein wahrscheinlicher Kandidat, um die digitale Transformation eines Unternehmens voranzutreiben.. Und die Digitalisierung des „vorbuchhalterischen“ Prozesses ist ein idealer Ausgangspunkt.
Ich bin der Meinung, dass der „Pre-Accounting“-Prozess so gestaltet werden sollte, dass der Übergang zum Buchhaltungsprozess völlig nahtlos verläuft. Wenn man es richtig angeht, ist es möglich, die Mitarbeiter im Unternehmen in die Lage zu versetzen, einen Großteil der Buchungen bereits zu erledigen, bevor die Belege bei der Finanzabteilung eingehen. Die einzige Voraussetzung ist, dass man in digitalen Lösungen denkt. Ich habe vier Empfehlungen formuliert, die Ihnen den richtigen Weg zu einem effizienten Ansatz für die „Vorab-Buchhaltung“ aufzeigen:
Ein flexibles und intuitives Tool ist entscheidend, wenn Sie Daten von vielbeschäftigten Vertriebsmitarbeitern, Beratern oder anderen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen erfassen möchten. Ein automatisierter Workflow und eine mobile App sind Beispiele für Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Ausgaben, Fahrleistungen und Zeitaufwand über ihr Smartphone zu erfassen. Sie müssen dies auch unterwegs erledigen können. Das ist flexibel und spart Zeit, da der Nutzer die Ausgaben sofort erfassen kann, sobald sie anfallen. Für die Finanzabteilung ist die fortlaufende Erfassung von Ausgaben von Vorteil, da sie eine schnellere Weiterleitung an die Buchhaltung ermöglicht. Dies trägt dazu bei, einen Echtzeit-Überblick zu erreichen. Allerdings sind solche Tools ohne eine intuitive Benutzeroberfläche wertlos. Mit anderen Worten: Es muss für die Mitarbeiter einfach und unkompliziert sein, die Arbeit rund um das Sammeln und Erfassen von Belegen zu bewältigen. Es mag etwas unglaublich klingen, aber mit dem richtigen Tool lässt sich der langweilige und mühsame Teil der Aufgabe eliminieren.
Wie bereits erwähnt, ist der Prozess der „Vorab-Buchhaltung“ von Natur aus digital. Die Digitalisierung dieses Prozesses bietet ausschließlich Vorteile. Die Fehlerquote sinkt, Sie erhalten präzisere Daten und sichern sich eine lückenlose digitale Dokumentation. Manuelle Aufgaben wie das Durcharbeiten von Stapeln alter Belege, das Zuordnen von Ausgaben zu den richtigen Kreditkartentransaktionen oder die Zuordnung von Kosten zu einem bestimmten Projekt gehören der Vergangenheit an. Mit einem klar definierten Prozess und dem richtigen System wird alles automatisiert. Die meisten digitalen Systeme bieten zudem umfassende Integrationsmöglichkeiten. Dazu gehören beispielsweise Integrationen zu FirmenkreditkarteDadurch lassen sich die Kartentransaktionen problemlos mit „vorbuchhalterischen“ Daten und einer digitalen Kopie des Belegs anreichern. Außerdem kann eine Anbindung an ein ERP- oder Buchhaltungssystem erfolgen, was einen noch nahtloseren Übergang von der „Vorbuchhaltung“ zur Buchhaltung gewährleistet.
Die Möglichkeit, Finanzdimensionen in einem „Vorab-Buchhaltungsprozess“ zu steuern, ist vorzuziehen. Die Dimensionssteuerung ist das Element, das es Ihnen ermöglicht, die Genauigkeit und Detailgenauigkeit der „Vorab-Buchhaltungsarbeiten“ zu erhöhen. Wenn es beispielsweise um die Erfassung von Ausgaben und Fahrleistungen geht, kann sich die Dimensionssteuerung auf die Möglichkeit beziehen, dass der Mitarbeiter eine Abteilung und ein Projekt mit der jeweiligen Ausgabe verknüpft. In Kombination mit der Erfassung der Kostenart wird die Buchhaltung dadurch äußerst präzise. Für Unternehmen, die nach der Methode der Prozesskostenrechnung (ABC) arbeiten, ist die Möglichkeit, Finanzdimensionen zu konfigurieren, ein großer Vorteil. Die Dimensionssteuerung erleichtert zudem die Schaffung von Transparenz. So lassen sich die Kosten für bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen oder Projekte leicht kontrollieren. Dies trägt dazu bei, Fehlerquoten zu reduzieren.
Eine cloudbasierte Lösung zur support „Vorab-Abrechnungsprozesses“ ermöglicht einen einfachen Zugriff auf Daten. Unternehmen, die ihren „Vorab-Abrechnungsprozess“ manuell abwickeln, wissen, dass dies sehr zeitaufwendig ist. Ich komme gleich zum Punkt: Das manuelle Sammeln von Belegen und das anschließende Eingeben der Informationen (möglicherweise sogar in mehrere Systeme) ist schlichtweg eine Verschwendung von Ressourcen! Niemand sollte sich damit abfinden müssen. Mit einer cloudbasierten Lösung werden die Daten zentralisiert. Die meisten cloudbasierten Lösungen für die „Vorabbuchhaltung“ lassen sich, wie bereits erwähnt, in andere Tools integrieren. Ein digitaler, automatisierter und mobiler „Vorabbuchhaltungsprozess“ sorgt garantiert für mehr Effizienz – sowohl auf Seiten der Mitarbeiter als auch in der Finanzabteilung. Das liegt auf der Hand. Die digitale Transformation schreitet voran, und der „Vorab-Buchhaltungsprozess“ muss einbezogen werden. Die Finanzabteilungen müssen die Kontrolle über den „Vorab-Buchhaltungsprozess“ übernehmen. Die Vorteile sind erheblich. Abgesehen von Zeitersparnis und einer präziseren Buchführung schaffen Sie eine Datenbasis, die wertvolle Einblicke in die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens liefert.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter „Pre-Accounting“ und warum ist dies für Finanzabteilungen von Bedeutung?
Die Vorab-Buchhaltung umfasst alle Arbeiten, die erledigt werden müssen, bevor die eigentliche Buchhaltung beginnen kann: das Sammeln von Belegen, das Erfassen von Ausgaben, Fahrleistungen und Arbeitszeiten, das Ergänzen von Transaktionsdaten sowie das Einholen von Genehmigungen. Finanzteams sind vollständig darauf angewiesen, dass diese vorgelagerten Arbeiten korrekt und fristgerecht erledigt werden, haben jedoch selten die Kontrolle darüber.
Warum tun sich Finanzteams mit der Vorabbuchhaltung schwer, selbst wenn sie über digitale Tools verfügen?
Die Verantwortung für die Vorabbuchhaltung liegt bei den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen, nicht bei der Finanzabteilung. Wenn diese Mitarbeiter unstrukturiert vorgehen oder die Unterlagen verspätet einreichen, kommt es in der Finanzabteilung zu Verzögerungen und unvollständigen Daten. Die Finanzabteilung ist für die Qualität der Buchführung verantwortlich, aber auf Mitarbeiter angewiesen, für die dies nicht die Hauptaufgabe ist.
Inwiefern kommt die Digitalisierung des Vorverarbeitungsprozesses der gesamten Organisation zugute?
Ein digitaler Vorab-Abrechnungsprozess sorgt bereits zum Zeitpunkt der Ausgaben für Struktur: Die Mitarbeiter erfassen Belege sofort, Genehmigungen erfolgen direkt in der App, und die Daten werden automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen. Dies reduziert Fehler, beschleunigt den Monatsabschluss und macht das Hin und Her zwischen der Finanzabteilung und den Mitarbeitern bei der Suche nach fehlenden Belegen überflüssig.
Sollte die Finanzabteilung die Digitalisierung der Vorbuchhaltung vorantreiben?
Ja. Auch wenn die Vorbuchhaltung Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen betrifft, profitiert die Finanzabteilung am meisten davon und ist am besten in der Lage, die Anforderungen zu definieren. Finanzverantwortliche, die die Vorbuchhaltung digitalisieren, gewinnen die Kontrolle über ihre Datenqualität und ihre Abschlussfristen, wodurch sich die Investition ganz einfach rechtfertigen lässt.