Von einem hohen Verwaltungsaufwand durch manuelle Arbeitsabläufe…
Ein langsamer und schwerfälliger Prozess zur Kostenverwaltung, der sowohl Zeit als auch Ressourcen verschlang, stellte für Alm. Brand im Jahr 2014 eine Herausforderung dar.
Da die Mitarbeiter bisher manuell vorgehen mussten – sie mussten Formulare ausfüllen, Belege beifügen und auf die Erstattung an der Kasse in Alm. Brands Büro warten –, war eine Änderung erforderlich.
Diese veraltete Art der Spesenabrechnung stellte für die Finanzabteilung einen hohen Verwaltungsaufwand dar und zwang die Mitarbeiter dazu, ihre Belege in einem Stapel zu sammeln.
Dies führte zu einem noch größeren Aufwand bei der manuellen Erfassung, da die Ausgaben erst dann kontrolliert werden konnten, wenn die Mitarbeiter ihre Erstattung erhielten – was zu Verzögerungen bei der Genehmigung führte.
Die Einführung von Acubiz stellte jedoch einen Wendepunkt für Alm. Brand dar.
„Acubiz ist eines der Systeme, deren Einführung am einfachsten war – und es ist zugleich das System, von dem das gesamte Unternehmen am meisten profitiert hat. Das liegt daran, dass jeder Acubiz nutzt. Es ist eines unserer wenigen Systeme, bei denen alle Mitarbeiter als Nutzer fungieren. Es war ein riesiger Erfolg. Meine Kollegen sind mit Acubiz sehr zufrieden.“
Abteilungsleiter für Verwaltung und Service, Alm. Brand
… für digitale Effizienz und eine Zeitersparnis von bis zu drei Tagen
Die Einführung von Acubiz hat die Spesenabrechnung bei Alm. Brand revolutioniert. Jetzt können die Mitarbeiter ihre Spesen digital und von unterwegs aus abrechnen und ersparen sich so das lästige Anstehen an der Kasse.
Sie haben das Gefühl, dass sie kaum noch Geld im Namen des Unternehmens ausgeben, da die Erfassung, Genehmigung und Erstattung von Ausgaben mittlerweile so unkompliziert ist.
Die digitale Transformation hat nicht nur die Mitarbeiter entlastet, sondern auch wertvolle Zeit und Ressourcen für die Finanzabteilung freigesetzt.
Tatsächlich schätzen sie, dass die Finanzabteilung dadurch monatlich zwei bis drei Tage einspart.
Auch die Führungskräfte bei Alm. Brand sind mit Acubiz sehr zufrieden, da sie die Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter nun digital und von unterwegs aus genehmigen können. Früher war es ein zeitaufwändiger Prozess, jede Spesenabrechnung persönlich zu unterschreiben, was aufgrund von Zeitmangel oft auf die lange Bank geschoben wurde.
Mit Acubiz hat sich all das geändert.
Der Genehmigungsworkflow ist nun schnell, unkompliziert und digital. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis für die Führungskräfte. Gleichzeitig ermöglicht er eine bessere Kontrolle über den Genehmigungsablauf und erleichtert den Mitarbeitern die Spesenabrechnung.
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